Hur otydlig får en utvärderingsmodell vara?

Hej Lisa,

För att avgöra om skrivningen i upphandlingsdokumenten är förenlig med lagen om offentlig upphandling (LOU) behöver en bedömning göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall, vilket innebär att vi inte kan svara på din fråga. Generellt sett gäller följande.

Allmänt om principen om öppenhet
En av de grundläggande upphandlingsprinciperna är principen om öppenhet. Principen innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet i samtliga faser. Upphandlingar ska vara publika och upphandlingsdokumenten ska vara förutsebara, det vill säga klart och tydligt formulerade samt innehålla alla krav, kriterier och villkor som ställs i upphandlingen. Principen innebär också att den upphandlande myndigheten ska utvärdera de inkomna anbuden enligt de kriterier och den modell som den upphandlande myndigheten har redogjort för i upphandlingsdokumenten.
 
Allmänt om utvärderingsmodellens utformning
Det finns ingen bestämmelse om hur en utvärderingsmodell ska utformas utan den upphandlande myndigheten har stor frihet att utforma sin utvärderingsmodell på det sätt som bäst passar myndighetens behov och värdera anbud inom ramen för ett affärsmässigt övervägande. Det finns ett visst utrymme för subjektivitet i bedömningen men den valda modellen får inte ge den upphandlande myndigheten fri prövningsrätt av anbuden.

En utvärderingsmodell ska vara förenlig med de grundläggande upphandlingsprinciperna och ska leda till att den leverantör som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet blir tilldelad kontraktet. För att utse det, för myndigheten, ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska någon av utvärderingsgrunderna pris, bästa förhållandet mellan pris och kvalitet eller kostnad användas.

Hur tydligt måste ett tilldelningskriterium och viktningen vara?
Tilldelningskriterier är de kriterier som anbud bedöms utifrån och kriterierna ska anges i upphandlingsdokumenten. Finns det flera tilldelningskriterier i en upphandling ska det framgå av upphandlingsdokumenten hur de kommer viktas gentemot varandra vid utvärderingen. Detta är aktuellt vid utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet eller kostnad. Tilldelningskriterierna får viktas inom ett intervall med en lämplig största tillåtna spridning.

Notera dock att intervallet i sådana fall måste vara förutsebart och tydligt angivet i upphandlingsdokumenten för att inte strida mot principen om öppenhet. Tilldelningskriterierna och dess viktning måste förbli stabila under hela upphandlingsförfarandet för att garantera likabehandling av alla leverantörer, vilket innebär att myndigheten som huvudregel inte får justera i utvärderingsmodellen efter att upphandlingen har annonserats. En justering som innebär en väsentlig ändring av upphandlingsdokumenten kräver att tiden för att lämna anbud förlängs. Vid så väsentliga ändringar att upphandlingens art ändras måste upphandlingen göras om.

Läs mer om vad det innebär att tilldelningskriterier får viktas inom ett intervall i inlägget Vad innebär vikning av tilldelningskriterier med intervall med en lämplig största spridning? i vår Frågeportal.

Måste det framgå vad som krävs för att få ett mervärde för respektive kriterium?
Svenska domstolar anser att det generellt sett krävs utförlig information för att utvärderingsmodeller och tilldelningskriterier inte ska anses strida mot principen om öppenhet. EU-domstolens ger dock en mindre strikt syn på principen i sin dom i mål C-6/15 TNS Dimarso NV. EU-domstolen konstaterade i målet att den upphandlande myndigheten får ändra sin bedömningsmetod efter att upphandlingsdokumenten annonserats, och även efter att anbuden öppnats, om det inte är möjligt att fastställa metoden innan dess. En sådan ändring får dock inte innebära att tilldelningskriterierna och den relativa viktningen ändras.

Du anger att ni själva inte kan avgöra vad som krävs för att ”få full pott” i utvärderingen och att det inte framgår om exempelvis referensuppdragen utvärderas enligt en skala. Detta skulle kunna tyda på att upphandlingen inte är förutsebar och att utvärderingsmodellen därmed skulle kunna anses strida mot principen om öppenhet. Ett sådant fel kan ligga till grund för en ansökan om överprövning av upphandlingen. För att leverantören ska vinna framgång med en sådan ansökan krävs dock att felet också innebär att leverantören har lidit, eller kan komma att lida skada, på grund av felet.

Bristande öppenhet i upphandlingsdokument kan utgöra ett sakligt skäl för att den upphandlande myndigheten ska få avbryta upphandlingen.

Läs mer
Läs mer om överprövning och att avbryta en upphandling på vår webbplats. Läs även mer om principen om öppenhet och viktning i inlägget Får man hemlighålla viktning av prislistan i utvärderingsmodellen? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 4 kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – de grundläggande upphandlingsprinciperna
• Kammarrätten i Sundsvalls dom i mål nr 3051–14 - upphandlande myndigheter har stor frihet att värdera anbud inom ramen för ett affärsmässigt övervägande
• Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 2967–13 och Kammarrätten i Sundsvalls dom i mål nr 3034–18 – utvärderingsmodellen kan innebära ett visst mått av subjektivitet
• Kammarrätten i Sundsvalls dom i mål nr 2130–12 - den upphandlande myndigheten har rätt till sina egna preferenser och får anses bäst lämpad att utvärdera sina anbud
• EU-domstolens dom i C-31/87Beentjes, p. 26 - den valda metoden för utvärdering får dock inte ge den upphandlande myndigheten fri prövningsrätt av anbuden
• 16 kap. 6 § LOU - när grunden för utvärdering av anbud är bästa förhållandet mellan pris och kvalitet eller kostnad, ska tilldelningskriterierna viktas inbördes. De får viktas inom intervall med en lämplig största tillåtna spridning
• 11 kap. 8 § LOU – vid väsentliga ändringar av upphandlingsdokumenten ska tidsfristen för att komma in med anbud förlängas så att alla leverantörer ska kunna få information om ändringarna i upphandlingsdokumenten och ha möjlighet att utarbeta ett nytt anbud
• prop. 2015/16:195 s. 1064 - vid så väsentliga ändringar att upphandlingens art ändras måste upphandlingen göras om
• Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr 3257–17 – exempel där det krävdes utförlig information för att utvärderingsmodeller och tilldelningskriterier inte ska anses strida mot principen om öppenhet
• EU-domstolens dom i mål C-6/15 TNS Dimarso NV, punkterna 31–32 – den upphandlande myndigheten får under vissa förutsättningar ändra sin bedömningsmetod efter att anbuden öppnats
• EU-domstolens dom i mål C-532/06 Lianakis punkt 38 och 41–44 – när en upphandlande myndighet använder underkriterier och viktning för dessa i ett tilldelningskriterium ska som utgångspunkt båda dessa tillkännages, bara i vissa särskilda fall behövs det inte
• EU-domstolens dom C-244/02 Kauppatalo Hansel och Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr 1427–10 - att upphandlingen genomförts i strid med principen om öppenhet kan innebära att det finns sakligt godtagbara skäl för myndigheten att avbryta upphandlingen.

Med vänliga hälsningar,