Hur lång tid får utvärdering av en ansökan om att få delta i ett dynamiskt inköpssystem (DIS) ta?

Hej,
Vi skickade in en ansökan om att få delta i ett DIS för ett bra tag sedan och vi har fortfarande inte hört om vi har blivit godkända eller inte. Finns det någon begränsning för hur lång tid utvärderingen av en ansökan får ta?

Hälsningar

Hej Lars,

Det framgår inte av din fråga om det dynamiska inköpssystemet omfattas av de direktivstyrda bestämmelserna, det vill säga de bestämmelser som blir tillämpliga när värdet av systemet understiger tröskelvärdet eller om systemet avser sådana tjänster som omfattas av bilaga 2 till lagen om offentlig upphandling (LOU), eller av de icke-direktivstyrda bestämmelserna. I svaret nedan utgår vi från att det är de direktivstyrda bestämmelserna som är tillämpliga för systemet.

Den tid som en upphandlande myndighet har på sig för att utvärdera inkomna ansökningar beror på om ansökningen inkommer vid själva inrättandet av det dynamiska inköpssystemet eller om den inkommer under systemets giltighetstid. Huvudregeln är att en upphandlande myndighet ska utvärdera inkomna ansökningar inom 10 arbetsdagar från mottagandet. När det finns skäl till det får tidsfristen förlängas till 15 arbetsdagar.

Några exempel på vilka skäl som innebär att tidsfristen får förlängas är om den upphandlande myndigheten behöver granska kompletterande dokumentation eller annars kontrollera att kvalificeringskraven har uppfyllts. En förlängning av tidsfristen kan alltså endast ske i enskilda ansökningar och inte generellt för alla ansökningar som kommer in till det dynamiska inköpssystemet. Det finns ingen skyldighet att på förhand och i upphandlingsdokumenten ange vilka skäl som kan ligga till grund för att förlänga utvärderingsperioden till 15 arbetsdagar för enskilda ansökningar som inkommer under systemets giltighetstid.

Eftersom möjligheten att i övrigt förlänga tidsfristen skiljer sig åt beroende på när en ansökan kommer in redogör vi för båda situationerna nedan.

Tidsfrist för utvärdering av anbudsansökningar vid inrättandet av systemet 
Huvudregeln, det vill säga 10 arbetsdagar med möjlighet till förlängning till 15 arbetsdagar när det finns skäl, gäller vid en ansökan som inkommer i samband med inrättandet av ett dynamiskt inköpssystem. Vid själva inrättandet av systemet får myndigheten dock generellt förlänga utvärderingsperioden för alla ansökningar som inkommer. Ett skäl till förlängning kan exempelvis vara att den upphandlande myndigheten, när ett dynamiskt inköpssystem initialt inrättas, kan förvänta sig så många anbudsansökningar att det behövs längre tid för granskningen av ansökningarna.

Någon bortre gräns för hur lång tid en förlängd utvärderingsperiod får vara finns inte reglerad i upphandlingslagstiftningen, men den upphandlande myndigheten ska ange den förlängda tidsperiod som myndigheten avser tillämpa i något av upphandlingsdokumenten. Skälen till varför den upphandlande myndigheten väljer att förlänga tidsperioden för utvärdering behöver dock inte anges. Under den förlängda tidsperioden får den upphandlande myndigheten inte skicka ut någon inbjudan att lämna anbud.

Finns ingen förlängd utvärderingsperiod angiven i upphandlingsdokumenten ska alltså utvärderingen av inkomna ansökningar göras enligt huvudregeln, det vill säga 10 dagar med möjlighet till förlängning till 15 arbetsdagar när det finns skäl.

Tidsfrist för utvärdering av anbudsansökningar under systemets giltighetstid
När det dynamiska inköpssystemet är igång gäller huvudregeln fullt ut. Den upphandlande myndigheten ska alltså utvärdera inkomna ansökningar inom 10 arbetsdagar från mottagande och när det finns skäl får denna tidsfrist förlängas till 15 arbetsdagar.

Källhänvisningar

• 8 kap. 7 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – tidsfrister för utvärdering av anbudsansökningar i ett dynamiskt inköpssystem
• prop.2015/16:195 s. 1027 – möjligheten att förlänga tidsfristen initialt vid inrättade av systemet och därefter under systemets pågående giltighetstid.

Vänliga hälsningar,