Vilket dokumentationskrav finns vid förhandlat förfarande utan annonsering?

Hej!

Vilka dokumentationskrav finns vid förhandlat förfarande utan annonsering? Det gäller upphandling där skydd av ensamrätt finns och enbart kan tillhandahållas av en leverantör (certifieringskrav). Beloppet överstiger beloppsgränserna för direktupphandling. Gäller ändå dokumentationskraven motsvarande de för direktupphandlingar? Exempelvis där konkurrensverket lämnat vissa rekommendationer gällande vad som bör framgå. Eller vilka krav finns när det gäller förhandlat förfarande utan annonsering?

MVH Göran

Hej Göran,

Det framgår inte av din fråga om upphandlingens värde över- eller understiger tröskelvärdet. Om värdet överstiger tröskelvärdet är det möjligt att genomföra ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering om någon av förutsättningarna för detta föreligger. Understiger värdet av upphandlingen tröskelvärdet så är det möjligt att genomföra en direktupphandling om någon av de förutsättningar som gäller för att genomföra ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering föreligger. Om det som ska upphandlas endast kan tillhandahållas av en viss leverantör därför att det som ska anskaffas skyddas av ensamrätt är en av förutsättningarna. Notera dock att denna förutsättning endast får användas om det inte finns något rimligt alternativ och avsaknaden av konkurrens inte beror på en konstruerad avgränsning av förutsättningarna för upphandlingen.

Allmänt om dokumentationsplikt
Oavsett om upphandlingens värde över- eller understiger tröskelvärdet ska den upphandlande organisationen löpande dokumentera genomförandet av upphandlingen om värdet av upphandlingen överstiger 100 000 kronor. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera organisationens beslut under upphandlingens samtliga skeden. Detta gäller oavsett vilket förfarande som den upphandlande organisationen har använt vid upphandlingen.

Precis som du skriver har Konkurrensverket publicerat ett förslag avseende vilka uppgifter som Konkurrensverket anser bör ingå i dokumentationen av direktupphandlingar. Om dessa uppgifter är tillräckliga för att den upphandlande organisationen ska anses uppfylla sina skyldigheter om att motivera organisationens beslut under upphandlingens samtliga skeden måste bedömas i varje enskilt fall. När den upphandlande organisationen väljer att genomföra upphandlingen som en direktupphandling med hänvisning till att det som ska upphandlas skyddas av ensamrätt är detta ett beslut som ska motiveras. Om upphandlingen överstiger tröskelvärdet så ska denna uppgift framgå av den individuella rapporten.

Individuell rapport
Om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet ska den upphandlande organisationen även upprätta en individuell rapport. Detta gäller oavsett vilket förfarande som den upphandlande organisationen har använt vid upphandlingen.

Notera att det inte finns något hinder mot att den upphandlande organisationen fullgör dokumentationsplikten i den individuella rapporten, det vill säga slår samman uppgifterna i ett och samma dokument istället för att upprätta två separata dokument.

Läs mer om vilka uppgifter som ska framgå i en individuell rapport på vår webbplats.

Källhänvisningar

• 6 kap. 14 § tredje punkten lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)– upphandlande   organisationer får tillämpa förhandlat förfarande vid konstnärlig prestation, tekniska skäl eller skydd av ensamrätt
• 19 a kap. 5 § LOU – direktupphandling får användas i de fall förhållandena motsvarar de förhållanden som gäller enligt 6 kap. 14 § LOU  
• 12 kap. 14 § LOU – dokumentationsplikt för upphandlingar över tröskelvärdet
• 19 a kap. 11 § LOU –dokumentationsplikt för direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor
• 12 kap. 15 § LOU – vid upphandling över tröskelvärdet ska den upphandlande  organisationen upprätta en individuell rapport.

Med vänlig hälsning,