Hur hanterar vi befintliga avtal och nya upphandlingar som indirekt påverkas av covid-19?

Hej!
Jag undrar vilka möjligheter upphandlande myndigheter har att tillåta reservationer och/eller ändringar rörande t.ex. leveranstid och kontraktsvillkor i stort med anledning av Covid-19/coronaviruset. Frågan avser kontrakt som inte direkt berörs av situationen kring viruset utan mer av det allmänna ekonomiska läget och/eller att det inte finns tillgänglig personal hos leverantörer och anbudsgivare.
Behöver man tänka på någonting mer än vanliga force majeur kriterier?
Hur skiljer sig befintliga kontrakt från annonserade upphandlingar?

Kommer Upphandlingsmyndigheten komma med någon vägledning?

Tack!

Hej,

Hur situationen kan hanteras skiljer sig åt om upphandlingen ska annonseras eller är annonserad, respektive om det rör sig om ett befintligt avtal. Nedan följer en kort redogörelse för vad som gäller för respektive situation.

Tillåta reservationer i anbudet
En upphandlande myndighet får inte godta anbud som inte uppfyller samtliga obligatoriska krav i upphandlingen. Det är därför relevant att utforma upphandlingsdokumenten där de obligatoriska kraven är anpassade efter era behov och de förutsättningar som råder på marknaden vid tillfället för upphandlingen.

Om det inte framgår av upphandlingsdokumenten att leverantören kan lämna reservationer angående exempelvis leveranstid och kontraktsvillkor är inte det möjligt. Det är som utgångspunkt upphandlingsdokumenten som styr hur leverantörerna ska utforma sina anbud och här har ni som upphandlande organisation stor frihet att utforma dem för att passa era behov och den rådande situationen i samhället.

Om upphandlingen eller den förnyade konkurrensutsättningen redan är annonserad kan ni undersöka möjligheten att ändra i upphandlingsdokumenten för att ge leverantörerna den här möjligheten så att exempelvis avtalets omfattning bättre passar det rådande ekonomiska läget. I så fall kan det även vara lämpligt att förlänga tiden att inkomma med anbud.

Ändringar av kontrakt och ramavtal
Om ni behöver justera i ett upphandlat ramavtal eller kontrakt regleras möjligheterna att göra ändringar i 17 kap. 9–14 §§ lagen om offentlig upphalning (LOU). Exempelvis kan ni undersöka följande möjligheter för att tillgodose era behov:

• Göra en ändring av mindre värde enligt 17 kap. 9 § LOU
• Ändra ramavtalen eller kontrakten till följd av oförutsedda omständigheter enligt 17 kap. 12 § LOU
• Genomföra en ändring som inte är väsentlig enligt 17 kap. 14 § LOU

Vid icke-direktivstyrd upphandling finns inga bestämmelser som reglerar ändringar av kontrakt och ramavtal. De direktivstyrda bestämmelserna inom 17 kap. LOU får dock anses bygga på generella principer som även gäller för upphandlingar under tröskelvärdet. En generell utgångspunkt är att utrymmet för att göra ändringar i avtal som ingåtts efter upphandling enligt 19 kap. LOU åtminstone inte är mindre än de som följer av de direktivstyrda bestämmelserna om ändringar av avtal i 17 kap. LOU.

Läs mer i vår vägledning om ändring av avtal på grund av covid-19-pandemin som finns publicerad på vår webbplats.

För en mer ingående redogörelse av ändringsbestämmelserna, se vår uppdragsrapport Ändringar av kontrakt och ramavtal. Notera att båda partnerna måste vara överens om ändringen och dess innehåll för att den ska kunna genomföras, om inget annat framgår av avtalsvillkoren.

Force majeure
Som du skriver är det lämpligt att reglera force majeure i avtalet. Force majeure definieras generellt sett som oförutsebara, extraordinära händelser som inträffar på grund av en oundviklig, yttre kraft. Om det anses föreligga force majeure kan det innebära grund för ansvarsfrihet för den avtalspart som åberopar force majeure. För att det ska vara möjligt att friskriva sig från ansvar måste det bland annat finnas ett orsakssamband mellan coronavirusutbrottet och hindret för att fullgöra sin prestation enligt avtalet.

Läs mer om force majeure i inlägget Kan en pandemi utgöra force majeure? i vår Frågeportal.
 
Källhänvisningar

• 11 kap. 8 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – anbudstiden ska förlängas så att alla leverantörer ska kunna få kännedom om den information som behövs för att kunna utarbeta ett anbud
• 17 kap. 9–14 §§ LOU – ändringar av kontrakt och ramavtal.

Med vänliga hälsningar,