Är det tillåtet att genomföra en förnyad konkurrensutsättning via mail?

Hej! Givet att det inte bryter mot ramavtalet eller övriga upphandlingsdokument, får man genomföra en förnyad konkurrensutsättning via mail? Jag tänker framförallt om det anses bryta mot 7:e kapitlet, paragraf 9, punkt 3 i LOU?

Hej Wilmer,

En upphandlande myndighet och en leverantör ska som huvudregel använda elektroniska medel när de kommunicerar med varandra under en upphandling. Avsikten med bestämmelsen är att den även ska gälla när kontrakt ska tilldelas på grundval av ett ramavtal. Vidare ska anbuden, vid en förnyad konkurrensutsättning, lämnas skriftligen och den upphandlande myndigheten får inte ta del av innehållet i anbuden innan den angivna svarstiden har löpt ut.

Uppfyller e-post lagens krav på elektroniska medel?
De elektroniska medlen som används vid kommunikationen ska vara icke-diskriminerande och allmänt tillgängliga. Medlen ska vara möjliga att använda tillsammans med sådan maskin- och programvara samt sådan annan utrustning som används i allmänhet.

Upphandlingslagstiftningen pekar inte ut någon särskild lösning som ska användas men däremot framgår vilken säkerhet som ska uppfyllas vid elektronisk kommunikation med hänsyn till de risker som är förknippade med olika skeden av upphandlingen. Myndigheten ska ha sådan utrustning att myndigheten på ett säkert sätt elektroniskt kan ta emot och fastställa exakt tidpunkt för mottagandet av bland annat anbuden i en upphandling. Vidare ska utrustningen vara försedd med sådana säkerhetsanordningar att det inom rimliga gränser kan säkerställas att:

• ingen har tillträde till de uppgifter som överförts elektroniskt före utgången av den fastställda tidsfristen,
• bara behöriga personer därefter kan få tillgång till uppgifterna, och
• det går att spåra om någon obehörig har tagit del av uppgifterna.

En strukturerad e-postbaserad lösning skulle kunna uppfylla ovanstående krav men en bedömning om säkerhetskraven uppfylls måste göras i det enskilda fallet. Uppfyller inte den tänkta e-postbaserade lösningen säkerhetskraven bör en annan lösning användas.

Läs mer
Läs mer om vad som gäller avseende elektronisk kommunikation och anbudsinlämning i inlägget Måste anbud lämnas in elektroniskt? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 12 kap. 1 § första stycket lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – elektroniska medel ska användas vid kommunikation mellan en upphandlande myndighet och en leverantör under en upphandling
• prop. 2015/16:195 s. 1067 - skyldigheten att kommunicera med elektroniska medel gäller även under processen när kontrakt ska tilldelas på grundval av ramavtal
• 7 kap. 9 § tredje punkten LOU – vid en förnyad konkurrensutsättning ska anbuden lämnas skriftligen och den upphandlande myndigheten får inte ta del av innehållet innan den angivna svarstiden har löpt ut
• 12 kap. 1 § andra stycket LOU samt prop. 2015/16:195 s. 655–656 – krav som ställs på de elektroniska medel som ska användas vid kommunikation under en upphandling
• 12 kap. 8 § LOU – säkerhet vid elektronisk kommunikation
• prop. 2015/16:195 s. 658 – Konkurrensverket har i en rapport bedömt att upphandlingsdirektivens obligatorium avseende elektronisk kommunikation vid upphandling, kan uppfyllas genom strukturerade e-postbaserade lösningar.

Vänliga hälsningar,