Vilka möjligheter finns det att erbjuda en genomgång av upphandlingsdokumenten efter annonsering?

Jag undrar om det är möjligt att erbjuda intresserade leverantörer en genomgång av upphandlingsunderlaget i början av en förenklad upphandling i syfte att klarlägga eventuella otydligheter och missförstånd, om genomgången dokumenteras och samtliga frågor, svar och förtydliganden publiceras för alla intressenter att ta del av?

Hej Hanna,

När en upphandling väl har blivit annonserad är det möjligt att genomföra en dialog med leverantörerna, bland annat för att rätta, förtydliga eller komplettera innehållet i anbuden. Vad dialogen får omfatta är till viss del oklart. Den upphandlande organisationen ska ta hänsyn till de grundläggande upphandlingsprinciperna och då särskilt principerna om likabehandling och öppenhet när dialog genomförs.

Det finns inget krav vid upphandling enligt 19 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU) om att kommunikationen ska ske elektroniskt. Lagen tillåter även muntlig kommunikation om den upphandlande organisationen bedömer att det är lämpligt. Det är däremot mycket viktigt att likabehandlingsprincipen upprätthålls.

Om den upphandlande organisationen kan säkerställa att genomgången är förenlig med de grundläggande upphandlingsprinciperna så finns det inget uttryckligt hinder i upphandlingslagstiftningen för ert upplägg. Notera dock att om det finns objektiva omständigheter som ger anledning att ifrågasätta om den upphandlande organisationen har behandlat alla leverantörer lika så är det organisationen som ska bevisa att leverantörer har behandlats lika.

Ett tips och en möjlig lösning för att inte riskera att bryta mot varken kravet på elektronisk kommunikation eller de grundläggande upphandlingsprinciperna är att ni publicerar en instruktionsvideo i upphandlingen. I videon kan ni gå igenom och muntligt förklara upphandlingsdokumenten för att på så sätt undvika eventuella otydligheter och missförstånd. Se exempel på vår YouTube-kanal på en instruktionsvideo för en specifik upphandling


Läs mer
Läs mer på vår webbplats om vilka möjligheter det finns att genomföra dialog innan en upphandling annonseras, det vill säga tidig dialog. Se särskilt vilka möjligheter det finns att få synpunkter på ett färdigt upphandlingsdokument i samband med en extern remiss.

Källhänvisningar

• 19 kap. 12 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) och prop. 2021/22:5 s. 116–118 – kommunikationen under en upphandling ska som huvudregeln vara skriftlig, men får vara muntlig som ett komplement om den upphandlande organisationen bedömer att det är lämpligt. Kommunikationen bör rimligtvis ske elektroniskt, varför någon särskild regel om detta inte behövs.
• 19 kap. 15 § LOU – en upphandlande organisation får ha en dialog med en eller flera leverantörer i en pågående upphandling
• Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 6449–17 – det ankommer på den upphandlande organisationen att visa att alla anbudsgivare har behandlats lika i upphandlingen.

Vänliga hälsningar,