Finns det någon tidsfrist för Frågor och svar d.v.s. kompletterande upplysningar i ett DIS?

Som jag förstår det så ska kompletterande upplysningar lämnas senast 6 dagar innan sista anbudsdag. Gäller det också när det handlar om ett dynamiskt inköpssystem eller finns det särskilda regler som gäller då?

Hej Sanna,

Det finns inte några specifika bestämmelser för dynamiska inköpssystem vad gäller tidsfrister för frågor och svar och kompletterande upplysningar, vilket betyder att det är de generella bestämmelserna som blir tillämpliga. De generella bestämmelserna innebär mycket riktigt att kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten ska lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i upphandlingsförfarandet senast sex dagar före angiven sista dag för inlämning av anbud under förutsättning att upplysningarna har begärts i god tid.

Även om det uttryckligen står ”anbud” i lagtexten så framgår det av förarbetena till lagen om offentlig upphandling (LOU) att skyldigheten att lämna kompletterande upplysningar även gäller i samband med det första steget i ett tvåstegsförfarande. Notera att skyldigheten att lämna kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten gäller både när upphandlingen omfattas av de direktivstyrda bestämmelserna och de icke-direktivstyrda.

Kompletterande upplysningar av annonsen och de ursprungliga upphandlingsdokumenten 
Vid inrättandet av det dynamiska inköpssystemet ska alltså kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten lämnas senast sex dagar före den sista dagen att komma in med anbudsansökningar.

När systemet väl är inrättat får leverantör löpande ansöka om att delta i systemet vilket innebär att det inte längre finns några tidsfrister för när en leverantör ska komma in men en anbudsansökan. Eftersom det inte finns någon sista dag för anbudsansökningar så är det inte heller möjligt att tillämpa bestämmelserna om kompletterande upplysningar. I det fallet ska eventuella frågor besvaras så snart som möjligt utifrån myndigheternas serviceskyldighet som regleras i förvaltningslagen.

Kompletterande upplysningar vid inbjudan att lämna anbud inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem
Även när en inbjudan att lämna anbud inom ramen för det dynamiska inköpssystemet skickas ut ska den upphandlande myndigheten tillämpa bestämmelserna om kompletterande upplysningar. Att tidsfristen för att lämna kompletterande upplysningar är sex dagar före sista anbudsdag även när anbudsinbjudan görs inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem kan vara bra att ha i åtanke, i synnerhet med hänsyn till att tidsfristen för att komma in med anbud får bestämmas till 10 dagar och i vissa fall även efter överenskommelse.

Om kompletterande upplysningarna lämnas närmare in på sista dagen för att lämna anbud, än den angivna tidsfristen om sex dagar, ska anbudstiden förlängas så att alla leverantörer ska kunna få kännedom om all den information som behövs för att utarbeta ett anbud. Detta gäller även om tidsfristen för anbudsinlämning har bestämts efter överenskommelse. En rekommendation är därför att den upphandlande myndigheten är noga med att anbudsinbjudan är klar och tydlig för att minska risken för missförstånd och behov av att lämna kompletterande upplysningar.

Källhänvisningar

• 12 kap. 11 § samt 19 kap. 13 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – tidsfrist för kompletterande upplysningar
• prop. 2015/16:195 s. 1073 – vid öppet förfarande och det första steget i tvåstegsförfaranden bör alla leverantörer som har anmält eller visat intresse anses delta i upphandlingsförfarandet och därmed få eventuell kompletterande information
• s. 680 – bestämmelsen om kompletterande upplysningar på det icke direktivstyrda områden bör utformas efter mönster av motsvarande bestämmelse på det direktivstyrda området. Bestämmelserna bör gälla även vid upphandling enligt ett dynamiskt inköpssystem
• 6 § Förvaltningslag (2017:900) (FL) – myndigheternas serviceskyldighet
• 10 kap. 9 § punkten 1 LOU – en inbjudan att lämna anbud ska innehålla uppgift om tidsfristen för att begära kompletterande upplysningar enligt 12 kap. 11 § LOU
• 8 kap. 11 § LOU – bestämmelse om tidsfrist för anbud i ett dynamiskt inköpssystem
• 11 kap. 8 § första punkten LOU – om kompletterande upplysningar lämnas närmare inpå sista anbudsdag än sex dagar ska tidsfristen för att komma in med anbud förlängas
• prop. 2015/16:195 s. 1063 – innebörden av att meddela tidsfrist enligt överenskommelse i förhållande till bestämmelserna om kompletterande upplysningar.

Vänliga hälsningar,