Får en upphandlande organisation favorisera en leverantör i samband med en offentlig upphandling?

En kommun gick förra året ut i en upphandling runt en entreprenad. De fick in en offert på dryga 7 miljoner. Nu har de gått ut i en ny upphandling, med förenklat förfarande, då det står att frågor ska ställas elektroniskt via upphandlingssystemet. Idag såg jag projektledaren från kommunen vandra runt med en potentiell leverantör, de som var de enda som offererade förra året. Är det förenligt med upphandlingsreglerna? Man kan vidare noter att en leverantör har begärt förlängd anbudstid (tiden är fyra veckor) då de har kort om folk pga Corona. Kommunen har sagt nej till det.

Kommunen har även andra relationer med leverantören som de gick runt med idag.

Hej Lars-Ove,

Upphandlingsmyndigheten kan inte göra bedömningar om en enskild upphandling är förenlig med reglerna i lagen om offentlig upphandling (LOU) eller om upphandlingen bryter mot någon av bestämmelserna i lagen. Vi kan däremot redogöra för vad som generellt gäller för de frågor du ställer.

Är det tillåtet att den upphandlande organisationen favoriserar en viss leverantör?
Utgångspunkten för offentlig upphandling är att en upphandlande myndighet ska behandla alla leverantörer på ett sakligt och opartiskt sätt. Den upphandlande organisationen måste följa de grundläggande upphandlingsprinciperna genom hela upphandlingen.

Får en upphandlande organisation ha visning på plats för potentiella leverantörer?
En upphandlande organisation kan genomföra visningar på plats för potentiella anbudsgivare, till exempel platsen där en byggnad ska uppföras, eller restaurangen som ska drivas av leverantören. I vissa fall är det kanske till och med direkt nödvändigt att leverantörerna besiktar kontraktsföremålet på plats innan de lämnar anbud. Om anbud inte kan lämnas annat än efter ett besök på plats ska tidsfristen för att komma in med anbudsansökningar eller anbud vara så lång att alla leverantörer kan få kännedom om all information som behövs för att utarbeta ett anbud.

Om en upphandlande organisation erbjuder eller kräver platsbesök innan anbud lämnas bör detta framgå av upphandlingsdokumenten för att säkerställa att principen om öppenhet följs, och myndigheten måste givetvis säkerställa att tillvägagångssättet även följer de övriga grundläggande upphandlingsprinciperna. Det innebär till exempel att organisationen ska ge alla leverantörer en chans att få delta på en sådan visning. Utifrån den absoluta sekretessen som gäller i samband med en offentlig upphandling kan det vara nödvändigt att sådana visningar görs enskilt med varje leverantör.

Även om den upphandlande organisationen har angett att frågor ska ställas elektroniskt så finns det inget hinder mot att använda muntlig kommunikation i övrigt om kommunikationen inte avser de väsentliga delarna av upphandlingen. Om muntlig kommunikation används ska organisationen dokumentera sådana uppgifter från kommunikationen som är av betydelse för upphandlingen. Att det genomförs visningar på plats behöver inte innebära att den upphandlande myndigheten och leverantören pratar om andra uppgifter som rör upphandlingen.

Är den upphandlande organisationen tvungen att förlänga tidsfristen på grund av att en anbudsgivares möjlighet att lämna anbud påverkats av Coronapandemin?
I LOU anges i vilka situationer en upphandlande organisation har en skyldighet att förlänga tidsfristen att lämna anbud. En upphandlande organisation har ingen skyldighet att förlänga tidsfristen för att en leverantör fått svårigheter att lämna in ett anbud i rätt tid. Däremot får den upphandlande organisationen förlänga tidsfristen. Det är upp till den upphandlande organisationen att bedöma om tiden att lämna anbud behöver förlängas eller inte. En sådan förlängning ska vara förenlig med de grundläggande upphandlingsprinciperna, det vill säga vara likabehandlande och proportionerlig.

Vad gäller om den upphandlande organisationen har någon form av relation med en viss leverantör?
Det är oklart vad som avses med att kommunen har andra relationer med en viss leverantör i ditt inlägg. I praktiken kan det exempelvis förekomma att en upphandlande organisation har flera avtal med en och samma leverantör.

Utöver de grundläggande principerna i LOU har vissa upphandlande organisationer en skyldighet att följa jävsbestämmelser som finns reglerade i andra lagar. Jävsreglerna i kommunallagen gäller kommuner och regioner medan jävsreglerna i förvaltningslagen gäller övriga förvaltningsmyndigheter. Jävsreglerna omfattar därmed inte alla upphandlande organisationer, som exempelvis kommunala bolag, statliga bolag och privata bolag i försörjningssektorerna.

Om det finns objektiva omständigheter som ger anledning att ifrågasätta om den upphandlande organisationen har behandlat alla leverantörer lika är det som regel den upphandlande organisationen som ska visa att så har skett. Läs mer om detta i kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 6449–17.

Vad kan ni göra om ni anser att en upphandlande organisation har agerat i strid med reglerna?
Om ni som leverantör anser att en upphandlande myndighet har brutit mot LOU kan ni ansöka om överprövning av upphandlingen. Ni kan även tipsa Konkurrensverket som är den myndighet som bedriver tillsyn för offentlig upphandling.

Läs mer
Läs mer om jäv i offentlig upphandling samt att förebygga korruption på vår webbplats samt under taggen Jäv i vår Frågeportal.

Läs mer om överprövning av upphandling på vår webbplats. Läs även Kan man överklaga en upphandling även om man inte lämnat anbud? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 12 kap. 5 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – muntlig kommunikation får användas under en upphandling, om kommunikationen inte avser de väsentliga delarna av upphandlingen och den upphandlande organisationen dokumenterar sådana uppgifter från kommunikationen som är av betydelse för upphandlingen
• 11 kap. 1 § LOU – huvudregel vid fastställande av tidsfrist att lämna anbudsansökningar och anbud
• 11 kap. 8 § LOU – bestämmelse om när det finns en skyldighet att förlänga tidsfristen att lämna anbud.

Med vänlig hälsning,