Utvärderingsbara krav på kunskap om tillgänglighet vid upphandling av tjänst

Vi ska upphandla tjänster och vill att leverantören ska ha kunskap om tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning för att integrera det förhållningssättet vid utförande av sina tjänster som huvudsakligen kommer bestå av coachning och kompetensutveckling. Har ni förslag på utvärderingsbara krav att ställa?

Hej Ingrid!

Tack för din fråga!

Upphandlingsmyndigheten har inte några framtagna hållbarhetskriterier för detta specifika område och därför kan vi endast ge generell vägledning. Vi ger också flera alternativa svar eftersom det är något oklart om ni avser att ställa kravet som krav på utförande av tjänsten, som tilldelningskriterium, som kvalificeringskrav eller som särskilt kontraktsvillkor. Oavsett vad har en upphandlande myndighet en förhållandevis stor frihet att själv utforma sina upphandlingar för att tillgodose de behov som den har. Krav och villkor måste dock vara förenliga med lagen om offentlig upphandling (LOU) och hålla sig inom de ramar som ges av de grundläggande upphandlingsprinciperna. Detta gäller även vid upphandling under tröskelvärdet.

Här ger vi några tips om de olika sätten att utforma kraven.

Krav på utförande av tjänsten
Ni har som sagt stor frihet att själva formulera kraven. Hur kraven ska formuleras beror på vad som ska upphandlas och vad syftet med föremålet för upphandlingen är. Ni kan då antingen ange detaljerade krav hur tjänsten ska utföras eller beskriva funktionen, det vill säga vad som ska uppnås istället för hur något ska uppnås.

Genom att ställa funktionskrav får leverantören ett större utrymme att använda sin yrkeskunskap och kreativitet. Även om man inte beskriver tillvägagångssättet detaljerat bör man precisera vilket resultat som ska uppnås. Eftersom ni vill att leverantören ska ha kunskap om tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning för att integrera det förhållningssättet vid utförande av sina tjänster kan det utgöra en del av kravspecifikationen. Det kan vara ett sätt att uppfylla skyldigheten enligt LOU att beakta samtliga användares behov, däribland tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning, när det som anskaffas ska användas av fysiska personer.

Till exempel:

• Tjänsten som består av coachning och kompetensutveckling ska utföras med beaktande av mänsklig mångfald inklusive personer med funktionsnedsättning. Vid utförandet är det viktigt att beakta många olika slags behov, egenskaper, förmågor och preferenser. Det bredaste spektrumet av människor ska ha tillgång till, förstå och kunna använda tjänsten.

Beskrivning av arbetsmetoder ska bifogas anbudet och det ska vara möjligt att kunna kontrollera att kravet är uppfyllt innan tilldelningen av kontraktet.
Detta krav kan kombineras med ett tilldelningskriterium (se nedan).

Att använda standarder kan också vara ett sätt för att underlätta vid inköp och upphandling. Vi kan tipsa om en standard som kan vara relevant i sammanhanget och som beskriver hur en hel organisation kan anta ett processdrivet angreppssätt med universell utformning. En central del av angreppssättet är att genomgående involvera användare, inklusive personer med funktionsnedsättning och tillgängliga tjänster är bland de huvudsakliga resultaten: Svensk standard SS-EN 17161:2019. Universell utformning – Tillgänglighet genom universell utformning inom produkter, varor och tjänster – Utvidgar spektrumet användare.

Tilldelningskriterium som ger mervärde
Tilldelningskriterier används för att avgöra det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet vid en utvärdering av anbud enligt tilldelningsgrunden bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Eftersom ni efterfrågar ”utvärderingsbara krav” uppfattar vi det som att det är vad ni främst undrar över. Vår uppfattning är att det kan vara möjligt att använda ett kriterium som ger anbudet mervärde i förhållande till hur eller på vilket sätt som leverantören avser att använda sin kunskap om tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning, och hur denne avser att integrera det förhållningssättet vid utförande av sina tjänster.

Tilldelningskriteriet kan utformas så att leverantörerna i sitt anbud ska presentera en metod eller tillvägagångssätt för att uppfylla kriteriet under avtalstiden. Beskrivningen ska exempelvis innehålla vilka metoder eller tillvägagångssätt som kommer att användas och vilket resultat som kan uppnås, till exempel tjänstens användbarhet utifrån bland annat nedanstående bedömningar.

• Användarnas möjlighet att få tillträde till tjänsten, så som att uppfatta vad som erbjuds, begripa vad det innebär och fatta beslut och därefter agera på det.
• Användarnas behov av flera lösningar eller individanpassning ska tillgodoses och bevisas.

Mervärden kommer sedan att tilldelas det som den upphandlande myndigheten ser som viktiga framgångsfaktorer för att uppnå det som eftersträvas. Leverantörerna får större handlingsfrihet och innovativa lösningar kan på så vis premieras. Men det är viktigt att kriteriet är tydligt formulerat och definierat, bland annat vad ni anser kunna vara viktiga framgångsfaktorer för att öka förutsägbarheten vad ni kommer att värdera.

Utvärderingen bör ske i en väl definierad mervärdesmodell och ingå i utvärderingen av det ”bästa förhållandet mellan pris och kvalitet”. Tilldelningskriterier ska ha en koppling till föremålet för upphandlingen och det kan också vara lämpligt att den upphandlande myndigheten utformar upphandlingsdokumenten på ett sätt att det tydligt framgår hur denne kommer att kunna tillgodogöra sig mervärdet när avtalet fullgörs. Kriterierna bör också kopplas till en faktisk möjlighet till uppföljning, både i samband med anbudsutvärderingen och under avtalstiden.

Det kan också vara lämpligt att säkerställa att de åtaganden leverantören lämnar i sitt anbud också framgår som ett tydligt villkor i avtalet. Detta kan i praktiken göras på olika sätt, antingen genom att i avtalet hänvisa till andra handlingar som ska anses utgöra avtalsinnehåll, eller genom att formulera specifika villkor direkt i avtalet.

Läs mer
Du kan läsa mer om socialt hållbar upphandling i vår kunskapsbank för sysselsättningskrav på vår webbplats. Se även inlägget Vad innebär börkravet? i vår Frågeportal om innebörden av ”bör-krav”.

Kvalificeringskrav
Krav kan ställas på leverantören genom kvalificeringskrav för att kunna göra en bedömning av leverantörens förmåga att leverera det som upphandlingen avser. Om sådana krav ställs får de avse viss teknisk och yrkesmässig kapacitet. Det kan exempelvis vara en redovisning över referensuppdrag och tidigare erfarenhet som har utförts under de senaste tre åren eller vilka utbildnings- och yrkeskvalifikationer som leverantörens personal har. De krav som ställs ska vara kopplade till föremålet för kontraktet, nivån på kraven ska stå i proportion till detta och kraven ska även i övrigt vara förenliga med de grundläggande upphandlingsprinciperna.

Tänk på att alltför stort fokus på kvalificeringskrav i många fall kan bli en alltför administrativ börda för leverantörer och utesluta viktiga aktörer i branschen. Fokusera istället på vad som ska upphandlas och själva kontraktsföremålet. Det är också viktigt att en leverantör vet vad som krävs för att kvalificera sig och vad som kommer att utvärderas som ett tilldelningskriterium. Det går exempelvis inte att ställa ett kvalificeringskrav på utbildnings- och yrkeskvalifikationer och sedan använda det som ett tilldelningskriterium i anbudsutvärderingen.

Läs mer
Läs mer om det går att använda kompetens och erfarenhet som tilldelningskriterier i inlägget Går det att använda kompetens och erfarenhet som tilldelningskriterium vid upphandling? i vår Frågeportal.

Särskilt kontraktsvillkor
Krav på tjänstens utförande kan istället utformas som ett särskilt kontraktsvillkor. Kontraktsvillkor behöver inte vara uppfyllda i samband med anbudsgivningen utan ska uppfyllas senare, i samband med avtalsstart eller vid en senare tidpunkt, för att bland annat kunna ge fler leverantörer möjlighet att lämna anbud. Den upphandlande myndigheten kan begära att leverantören i sitt anbud kortfattat ska beskriva hur denne planerar för att uppfylla kontraktsvillkoret vid den angivna tidpunkten. Det kan vara lämpligt att ange ungefärlig omfattning på efterfrågad beskrivning (omfattningen ska vara proportionerlig i förhållande till vilken information som anses nödvändig och vilket arbete som krävs för leverantören vid anbudsinlämnandet). Om leverantören inte lämnar någon beskrivning, om beskrivningen är bristfällig eller om någon acceptans inte lämnas kan anbudet förkastas.

Kontraktsvillkor ska kunna följas upp under avtalstiden. För att den upphandlande myndigheten ska kunna säkerställa sig om att leverantören kommer att uppfylla kontraktsvillkoren bör den upphandlande myndigheten redan i upphandlingsdokumenten redogöra för sin uppföljningsplan eller strategi för att följa upp kontraktsvillkoren. Uppföljning kan exempelvis ske genom att uppföljningsmöten där leverantören får redogöra för hur den arbetar och genomför uppdraget enligt den beskrivning som lämnades i anbudet. Kontraktsvillkoren för uppföljning behöver även omfatta vilka sanktioner som följer om villkoren inte uppfylls.

Källhänvisningar

• 9 kap. 2 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – när det som ska anskaffas ska användas av fysiska personer 
• 15 kap. 11 § LOU – utredning om leverantörens tekniska och yrkesmässiga kapacitet
• 16 kap. 2 § LOU 16 – tilldelningskriterier ska ha en anknytning till det som anskaffas
• 17 kap. 1 § LOU – särskilda villkor för fullgörande av kontrakt.

Med vänliga hälsningar,