Vad innebär lagen om e-faktura?

Hej,
Jag vet att det finns en lag om e-faktura vid offentlig upphandling men jag har några funderingar på vad lagen faktiskt innebär. Gäller den exempelvis bara när upphandlingen har genomförts enlig vissa upphandlingsförfaranden enligt LOU eller spelar det ingen roll?

Vad gäller när utländska leverantörer skickar fakturor? Innebär lagen att det inte längre är möjligt att betala kontant för saker man köper och vad gör vi om en leverantör ändå skickar en pappersfaktura till oss?

Tack på förhand.
Maria

Hej Maria,

Vilka upphandlingslagar omfattas av lagen om e-faktura?
Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (lagen om e-faktura) omfattar som huvudregel alla fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande organisation eller enhet till följd av en offentlig upphandling.

Det innebär att lagen är tillämplig vid alla upphandlingar som genomförs enligt lagen om offentlig upphandling (LOU), lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF), lagen om upphandling av koncessioner (LUK) eller lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS).

Vid vilka förfaranden är lagen om e-faktura tillämplig?
Lagen gäller oavsett vilket förfarande som den upphandlande organisationen har genomfört sin upphandling enligt. Av förarbetena framgår att lagen ska tillämpas på alla upphandlingsförfaranden, inklusive vid direktupphandlingar.

Även fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande organisation till följd av en direktupphandling ska alltså utformas på det sätt som anges i den nya lagen.
 
Innebär lagen om e-faktura att det är förbjudet att betala kontant?
Nej, lagen om e-faktura reglerar endast vad som gäller vid inköp där betalning sker mot faktura. Lagen innebär inte något utökat krav på fakturering utan endast att fakturering ska ske elektronisk om den sker. Det innebär att om en leverantör inte utfärdar någon faktura så är lagen inte heller tillämplig.

Om den upphandlande organisationen betalar för sitt köp direkt i butiken med användning av kontanter eller betalkort så blir lagen om e-faktura alltså inte tillämplig.

Gäller lagen även utländska leverantörer?
Ja, då kravet på elektronisk faktura är kopplad till en upphandling enligt någon av upphandlingslagarna gäller den för alla leverantörer som deltar i en sådan upphandling, inklusive utländska leverantörer.
 
Vad gör vi om en leverantör ändå skickar en pappersfaktura till oss?
Fakturan i sig är en inkommen handling och ska bevaras enligt gällande regler. Lagen om e-faktura vid upphandling reglerar inte den upphandlande organisationens skyldigheter att betala inkomna fakturor. Det är ytterst en avtalsrättslig fråga vilka skyldigheter den upphandlande organisationen har att betala en felaktigt utfärdad faktura.

Observera att lagen om e-faktura vid upphandling endast är aktuell att tillämpa till följd av offentlig upphandling som påbörjats efter den 1 april 2019. Den påverkar därför inte befintliga avtal som upphandlats innan dess. Läs mer om när en upphandling anses påbörjad i inlägget När anses en upphandling vara påbörjad? i vår Frågeportal.

Om en leverantör skickar en faktura som inte uppfyller kraven i lagen om e-faktura så bör den upphandlande organisationen i första hand föra en dialog med den aktuella leverantören om att fakturan inte är korrekt utfärdat. Skulle leverantören stå fast vid sin felaktiga faktura så kan den upphandlande organisationen anmäla fakturor som inte uppfyller kraven till Myndigheten för digital förvaltning (DIGG).

Läs mer
Om vad lagen om e-faktura innebär för såväl leverantörer som för upphandlande organisationer på DIGG:s webbplats.

För att underlätta kommunikationen mellan upphandlande organisationer och leverantörer så har Single Face To Industri (SFTI) tagit fram en malltext avseende e-fakturering som upphandlande organisationer kan använda för att sprida information om lagen om e-faktura.
 
Källhänvisningar

• 1 § lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (lagen om e-faktura) - lagens omfattning
• prop. 2017/18:153 s. 16 - lagen ska tillämpas på alla upphandlingsförfaranden
• prop. 2017/18:153 s. 22 - kravet på elektronisk faktura gäller för alla leverantörer som deltar i en sådan upphandling
• prop. 2017/18:153 s. 22 – lagen innebär inte något utökat krav på fakturering utan endast att fakturering ska ske elektroniskt när den sker.

Vänliga hälsningar,

Eftersom lagen uttryckligen talar om "elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling", innebär det att fakturor från köp som uttalat inte är upphandlingspliktiga inte omfattas av lagstiftningen? Exempelvis fakturor hänförliga till hyresundantaget?

Hej Karoline,

Det stämmer. Om fakturan är kopplad till sådana kontrakt som är undantagna från upphandlingslagarnas tillämpningsområde, såsom exempelvis hyresundantaget, intern upphandling samt vissa juridiska tjänster finns det ingen skyldighet att kräva elektronisk fakturering enligt lagen om e-faktura.

Notera dock att det enbart är de köp som är undantagna upphandlingslagarnas tillämpningsområde som omfattas av undantaget om elektronisk fakturering och inte sådana köp som enbart är undantagna från annonseringsskyldigheten. För sådana fakturor som har uppkommit till följd av ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering eller direktupphandling gäller alltså lagen om e-faktura som regel fullt ut.

Källhänvisningar

• prop. 2017/18:153 s. 25 – bestämmelserna i e-faktureringsdirektivet är inte tillämpliga på fakturor till följd av kontrakt som har undantagits i upphandlingsdirektivet
• 3 kap. lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – undantag från lagens tillämpningsområde
• 3 kap. lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – undantag från lagens tillämpningsområde
• 3 kap. lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) – undantag från lagens tillämpningsområde
• 1 kap. 7–10 §§ lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) – undantag från lagens tillämpningsområde
• prop. 2017/18:153 s. 16 – kravet på elektronisk fakturering är inte kopplad till någon upphandlingsform, utan omfatta alla fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet till följd av en offentlig upphandling enligt LOU, LUFS, LUF eller LUK

Vänliga hälsningar,

Hej!
Jag är en liten konsthantverkare som levererar till en del till museer och dylikt (länstyrelser, kommuner osv.). Jag sköter min egen bokföring manuellt i bok och är inte så kunnig på datorer, mina fakturor ligger på några tusenlappar. Har hittills skickat mina fakturor med posten eller Pdf i ett mail.
Har försökt att skicka med E-fakturor men det finns en uppsjö av olika portaler så jag blir bara mer gråhårig.
Min fråga kan en myndighet vägra betala en pappersfaktura?
Eller måste jag välja att sluta leverera till dom som kräver E-fakturor?
Några av mina kunder har som tur är en liten bakdörr för såna som mej.
Hedenhös!

Hej Björn,

Lagen om e-faktura vid upphandling reglerar inte den upphandlande organisationens skyldigheter att betala inkomna fakturor. Det är ytterst en avtalsrättslig fråga vilka skyldigheter den upphandlande organisationen har att betala en felaktigt utfärdad faktura.

Det som kan hända om en leverantör skickar en faktura som inte uppfyller kraven i lagen om e-faktura är dock att den upphandlande organisationen anmäler leverantören till Myndigheten för digital förvaltning (DIGG). DIGG har då rätt att förelägga leverantören att skicka e-fakturor enligt europeisk standard och även koppla föreläggandet till ett vite.

Läs mer om hur lagen om e-faktura påverkar leverantörer till offentliga aktörer på DIGG:s webbplats.

Vänliga hälsningar,