Är myndigheten skyldig att redovisa ett utvärderingsprotokoll vid tilldelningen?

Hej,

Jag har noterat att flera myndigheter endast redovisar utfallet av utvärderingen vid tilldelning (dvs vilken anbudsgivare som hade det mest ekonomiska anbudet), vilket gör det omöjligt som anbudsgivare att se hur vi uppfyllde de olika utvärderingskriterier. Inte heller har vi ngn möjlighet att jämföra vårt resultat med våra konkurrenter.

Vilka skyldighet har upphandlande myndighet enligt LOU att redovisa utfallet av varje utvärderingskriterie, dvs ett fyllständigt utvärderingsprotokoll?

Med Vänlig Hälsning
Anders

Hej Anders,

Ett tilldelningsbeslut måste inte innehålla ett fullständigt utvärderingsprotokoll.

Däremot ska en upphandlande organisation, på begäran av en leverantör, lämna information om skälen varför leverantörens ansökan har avslagits eller varför leverantörens anbud har förkastats. Den upphandlande organisationen ska även på leverantörs begäran, lämna upplysningar om utformningen av anbudet och de relevanta fördelarna med det vinnande anbudet. I de fall då det har skett förhandlingar eller dialog med leverantörerna, ska även denna information ges ut på begäran av en leverantör.

Det finns inga regler i lagen om offentlig upphandling (LOU) som innebär att det specifikt ska finnas ett utvärderingsprotokoll. Däremot finns det regler om att den upphandlande organisationen ska dokumentera genomförandet av en upphandling som ska vara tillräcklig för att motivera organisationens beslut under upphandlingens samtliga skeden. Detta kallas för dokumentationsplikten. Utöver detta finns särskilda krav på upprättandet av individuella rapporter och vad de ska innehålla.

Läs mer om vad ett tilldelningsbeslut ska innehålla i inlägget Vad ska ett tilldelningsbeslut innehålla? i vår Frågeportal.

Upphandlande organisationers dokumentationsplikt 
Dokumentationsplikten enligt LOU innebär att den upphandlande organisationen ska löpande dokumentera genomförandet av en upphandling och den här dokumentationen ska vara tillräckligt utförlig för att motivera organisationens beslut under upphandlingens samtliga skeden. Det är dock oklart exakt hur utförlig den här dokumentationen ska vara för att anses vara uppfylld.

Skillnaden mellan dokumentationsplikten och individuella rapporten
Det finns särskilda regler om vad som ska framgå av den individuella rapporten som varje upphandlande organisation ska upprätta för varje kontrakt som tilldelas. Notera att det som inte ska framgå i den individuella rapporten kan omfattas av dokumentationsplikten. I dokumentationsplikten ingår exempelvis att det måste finnas en motivering till samtliga beslut som förkastas, medan det i den individuella rapporten räcker med dokumentation om de anbud som förkastas för att de bedömts vara onormalt låga.

Dokumentationen både från den individuella rapporten och det som upprättas i enlighet med dokumentationsplikten ska sedan bevaras i minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.

Allmänna handlingar får begäras ut av leverantören
Både dokumentationen, den individuella rapporten om en sådan finns, samt konkurrenternas anbud utgör som utgångspunkt allmänna handlingar och kan begäras ut från den upphandlande organisationen.

Mer information om offentlighet och sekretess hittar du både på vår webbplats och i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 12 kap. 13 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – upplysningar som lämnas på begäran av en leverantör
• 12 kap. 14 § lag LOU – upphandlande organisationer ska löpande dokumentera genomförandet av en upphandling och dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera organisationens beslut under upphandlingens samtliga skeden
• 12 kap. 15 § LOU – upphandlande organisationer ska upprätta individuella rapporter vid varje tilldelning av kontrakt
• 12 kap. 16 § LOU – vad den individuella rapporten ska innehålla
• 12 kap. 17 § LOU – hänvisningar till arkivlagen avseende hur länge dokumentationen av upphandlingen ska bevaras samt att den ska bevaras minst fyra år
• prop. 2015/16:195 sid. 1077 – vad som ingår i dokumentationsplikten och hur den förhåller sig till den individuella rapporten.

Med vänlig hälsning,

Hej!

Anta följande:
1) det handlar om en upphandling som omfattas av det så kallade "teleundantaget". 2) upphandlande enheten är ett kommunägt bolag.
3) kommunen i fråga har fått statligt bidrag där det ställs krav på konkurrenssättning och att utvärderingsprotokoll förs. Se t.ex: https://jordbruksverket.se/stod/service-och-satsningar-pa-landsbygden/bredbandsstod

Frågor:
1) Har leverantörerna, som lämnat anbud, rätt att tillgå utvärderingsprotokollet?
2) Om nej: rimligtvis skickas utvärderingsprotokollet till den statliga myndighet som står för bidraget. Är dokumentet inte då en offentlig handling som kan begäras ut från den statliga myndigheten?

Bakgrund:
Har upplevt flera fall där upphandlingen till synes är en skimär som görs enbart för att uppfylla krav från staten för att erhålla bidrag.
Om inte övriga anbudslämnare har tillgång till anbudsutvärderingen, vad hindrar den upphandlande instansen från att godlyckligt sätta krav och göra bedömningar vid utvärdering?

Hej Niclas,

Upphandlingar som är undantagna från lagen om offentlig upphandlings (LOU:s) tillämpningsområde omfattas inte av LOU. Det innebär att bestämmelserna om exempelvis dokumentationsplikt, individuell rapport och kompletterande upplysningar som ska lämnas på begäran av en leverantör inte behöver tillämpas.

Om den upphandlande organisationen, exempelvis det kommunala bolaget, omfattas av offentlighetsprincipen kan utvärderingsprotokollet vara en allmän handling. En handling är en allmän handling om handlingen förvaras hos en organisation som omfattas av offentlighetsprincipen och antingen har inkommit till, eller upprättats hos organisationen. Det finns också vissa undantag från denna huvudregel. Kommunala bolag omfattas av offentlighetsprincipen.

Läs mer
För med information om allmänna handlingar se inlägget Är tilldelningsbeslut en allmän handling? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordning (1949:105) (TF) – handlingsoffentlighet
• 2 kap. 3–4 §§ TF – vad som utgör en handling respektive när en handling är att betrakta som allmän.

Med vänlig hälsning,