Hur ska vi agera om antagen utförare inte får IVO-tillstånd?

Hej, vi står i begrepp att upphandla Drift av särskilt boende för äldre eftersom avtalet med nuvarande utförare går ut om ett år. Vi funderar på hur vi kan/ska agera i det fall den vinnande anbudsgivaren vi sedan tecknar avtal med inte får IVO-tillstånd. Ska då tvåan i upphandlingen få chansen att söka IVO-tillstånd? Med tanke på att prövningen för att få IVO-tillstånd kan ta upp till nio månader, så blir det en väldigt svårhanterlig situation. Att bara förlänga avtalet med nuvarande utförare under tiden man inväntar resultatet av tvåans ansökan ses väl som otillåten direktupphandling. Vi antar att det riktiga därför är att då, om ett år, ta över driften i egen regi under tiden man går ut i ny upphandling. Vad är er syn på saken?

Hej Johan,

Räkna med handläggningstiden i tidplanen
Alla upphandlande organisationer som upphandlar verksamhet där det råder tillståndsplikt bör i sin tidplan för respektive upphandling ta hänsyn till den handläggningstid som ett tillståndsförfarande kan innebära. Den upphandlande organisationen ska ange i upphandlingsdokumenten när och hur anbudsgivaren ska styrka att nödvändiga tillstånd finns för verksamheten. Det är även lämpligt att beskriva planen för hur den upphandlande organisationen ska gå tillväga om tillstånd inte erhålls innan avtalsstart.

Tillståndsprövning efter avtalstecknande
Om tillståndsprövningen görs efter avtalstecknande finns det ingen möjlighet att säga upp avtalet och tilldela avtalet till den som var rankad tvåa vid utvärderingen. Det är inte möjligt att byta leverantör i ett upphandlat avtal om inte förutsättningarna i 17 kap. 13 § lagen om offentlig upphandling (LOU) är uppfyllda. För att ändringen ska vara tillåten krävs bland annat att den nya leverantören helt eller delvis inträder i den ursprungliga leverantörens ställe till följd av företagsomstruktureringar, inklusive uppköp, sammanslagningar, förvärv eller insolvens.

Vidare finns ingen möjlighet att ”återuppliva” en upphandlingsprocess och tilldela nästa leverantör när avtal har tecknats. Upphandlingen är avslutad och om den upphandlande organisationen direkt tilldelar ett kontrakt till den leverantör som var rankad som tvåa i den ursprungliga upphandlingen skulle det som utgångspunkt utgöra en otillåten direktupphandling.

Om tillståndsprövningen görs efter avtalstecknande måste den upphandlande organisationen utforma avtalet så att avtalet inte blir giltigt, eller kan sägas upp, om tillstånd inte beviljas.

Tillståndsprövning innan avtalstecknande
Om tillståndsprövningen däremot görs efter meddelat tilldelningsbeslut men innan avtalstecknande, det vill säga innan civilrättsligt bindande avtal ingåtts, kan den upphandlande organisationen återkalla tilldelningsbeslutet och tilldela avtalet till den som var raknad två vid utvärderingen om den första leverantören nekas tillstånd av Inspektionen för vård och omsorg (IVO). För att detta ska vara möjligt måste anbudet vara giltigt.

IVO prövar verksamheter oavsett om det finns ett ingånget avtal eller inte.

Läs mer om hur anbudens giltighetstid kan förlängas i inlägget Vad innebär ett anbuds giltighetstid och kan tiden förlängas? i vår Frågeportal.

Vem ska leverera under ansökningstiden?
Under tiden en leverantör är föremål för tillståndsprövning, eller om leverantören får avslag på sin tillståndsprövning, kan den befintliga leverantören endast leverera om det fortfarande finns ett giltigt avtal. Innan avtalet har löpt ut kan det vara möjligt att förlänga avtalet med stöd av någon av ändringbestämmelserna i LOU, exempelvis bestämmelserna om ändringar av mindre värde eller bestämmelser om ändrings- och optioner om det finns en förlängningsklausul i avtalet.

Om det inte är möjligt att genomföra en ändring av det befintliga avtalet, det inte finns utförare i ett valfrihetssystem och det inte heller är möjligt att genomföra en direktupphandling, är ett lämpligt alternativ att ta tillbaka verksamheten i egen regi under tiden.

Med vänlig hälsning,