Kan man lägga till nya tjänster i ett befintligt dynamiskt inköpssystem?

Den 25 oktober 2023 blir EU:s nya standardformulär för annonsering av offentliga upphandlingar, eForms, obligatoriskt att använda vid annonsering över tröskelvärdena. Det här inlägget berörs i viss utsträckning av ändringarna men har ännu inte uppdaterats med aktuell information. Vi avser uppdatera inlägget inom kort.

Kan man i ett upprättat dynamiskt inköpssystem för en viss tjänst lägga till andra tjänster som liknar tjänsten man upprättade systemet för?

Detta för att minimera antalet aktiva dynamiska inköpssystem.

Hej,

Det framgår varken av lagen eller dess förarbeten exakt vilka ändringar som är möjliga att genomföra i ett befintlig dynamiskt inköpssystem. Dynamiska inköpssystem ska annonseras löpande och vid upphandlingar i ett dynamiskt inköpssystem ska den upphandlande organisationen tillämpa bestämmelserna för selektivt förfarande. Utöver skyldigheten att löpande annonsera det dynamiska inköpssystemet finns inga ytterligare särskilda regler som gäller under annonseringstiden. Utrymmet att ändra i det dynamiska inköpssystemet bör därför vara detsamma som möjligheten att ändra andra pågående, annonserade upphandlingar som inte avser dynamiska inköpssystem.

I sammanhanget kan dock nämnas att frågan om vilka ändringar som är möjliga att genomföra under ett dynamiskt inköpssystems löptid, så vitt vi känner till, aldrig har blivit prövad i domstol. Rättsläget för vilka möjligheter som finns får därför betraktas som oklart.

Generellt om ändringar under annonsering
Vid annonsering av ett dynamiskt inköpssystem som uppskattas överstiga tröskelvärdet ska den upphandlande organisationen tillämpa de standardformulär som kommissionen har tagit fram. Vid rättelser under annonseringstiden ska standardformuläret för rättelser tillämpas.

Av tillämpningsanvisningarna till standardformuläret för rättelser framgår att formuläret endast ska användas för att meddela smärre förändringar av meddelanden som redan publicerats. Om väsentliga ändringar tillkommer ska meddelandet publiceras på nytt. Det innebär att upphandlingen ska avbrytas och annonseras på nytt. Det framgår också tydligt att formuläret inte ska användas för att lägga till eller ändra antalet delar, vilket indikerar att kommissionen anser att en sådan ändring alltid ska anses vara en väsentlig ändring.

Syftet med kravet på att meddelandet ska publiceras på nytt vid väsentliga ändringar bör vara att säkerställa att de leverantörer som redan en gång har avfärdat upphandlingen får kännedom om ändringen och på nytt kan ta ställning till om upphandlingen är intressant eller inte utifrån de ändrade förutsättningarna.

Utifrån vad som framgår av standardformulären samt att meddelande ska publiceras på nytt vid väsentliga ändringar är vår bedömning därför att det, som utgångspunkt, inte är möjligt att lägga till nya tjänster i ett befintlig dynamiskt inköpssystem.

Vilka alternativ finns om man vill lägga till ytterligare tjänster?
Eftersom det enligt vår bedömning, som utgångspunkt, inte är möjligt att lägga till nya tjänster i ett befintligt dynamiskt inköpssystem så finns det i huvudsak två olika alternativ för att hantera ett tillkommande behov av nya tjänster under inköpssystemets löptid.

Det första alternativet är att avsluta det befintliga inköpssystemet och därefter inrätta ett nytt dynamiskt inköpssystem som omfattar samtliga tjänster som den upphandlande organisationen har behov av. Det andra alternativet är att upphandla de tillkommande tjänsterna vid sidan av det befintliga inköpssystemet, kanske genom ett ramavtal eller genom att inrätta ytterligare ett dynamiskt inköpssystem om förutsättningarna för att inrätta ett dynamiskt inköpssystem är uppfyllda.

Vilket av alternativen som är lämpligast att tillämpa i det enskilda fallet beror till stor del på om de tillkommande tjänsterna måste utföras tillsammans med någon av de tjänster som omfattas av det befintliga dynamiska inköpssystemet, och kanske till och med av samma leverantör, eller om de kan tillhandahållas av en annan leverantör.

Läs mer
Läs mer om vad som gäller vid ändring av giltighetstiden för ett dynamiskt inköpssystem som innebär att inköpssystemet avslutas i förtid i inlägget Kan man avsluta ett dynamiskt inköpssystem (DIS) i förtid? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• artikel 49 Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/ EU (LOU-direktivet) – meddelande om upphandling ska användas som anbudsinfordran för alla förfaranden och ska offentliggöras i enlighet med artikel 51
• artikel 51 LOU-direktivet – meddelande om upphandling ska lämnas i samma format som standardformulären, inbegripet standardformuläret för rättelser.

Vänliga hälsningar,