Vad gäller när man skickar ut upphandlingsdokument på extern remiss?

Om man avser att skicka ut delar av upphandlingsunderlaget på extern remiss till leverantörer innan en annonsering i syfte att få in eventuella synpunkter på underlaget såsom otydligheter i utformning av krav med mera. Vad bör man då förhålla sig till, t.ex. hur påverkas den absoluta sekretessen och kan det påverka någon av de grundläggande upphandlingsprinciperna? Hur detaljerat kan underlaget vara, närmare bestämt kan man skicka den färdiga kravspecifikationen med obligatoriska krav och utvärderingskriterier (med eller utan utvärderingsmodell) för påseende? I vilken mån behöver den upphandlande myndigheten ta hänsyn till eventuella inkomna synpunkter i en extern remiss?

Hej Sophia,

Den absoluta sekretessen 
Den absoluta sekretessen omfattar inte förberedelserna inför en upphandling, exempelvis utkastet till kravspecifikationen eller upphandlingsdokumenten. Att genomföra en extern remiss påverkas inte av den absoluta sekretessen. Bestämmelsen om absolut sekretess vid upphandling omfattar anbud och uppgift som rör anbud före tilldelningsbeslut. Innan upphandlingen påbörjats aktualiseras inte den absoluta anbudssekretessen.

Du kan läsa mer om detta och möjligheterna att sekretessbelägga uppgifter inför en upphandling i vår Frågeportal, se inläggen Från och med när gäller "absolut sekretess" i en upphandling? och Går det att sekretessbelägga RFI-svar?.

De grundläggande upphandlingsprinciperna 
Det förberedande arbetet inför en upphandling får aldrig leda till att någon leverantör ges en otillbörlig konkurrensfördel. En sådan kan exempelvis bestå i att en leverantör har fått mer information än de övriga och därför har bättre chanser att vinna upphandlingen. Det kan också handla om att en leverantör har fått för stort inflytande över utformningen av upphandlingsdokumentet och på så sätt blir gynnad. För att undvika detta bör den upphandlande organisationen bjuda in brett till förberedelserna så att många leverantörer får komma till tals, dokumentera det som kommit fram i dialogen för att säkerställa transparens och beakta alla synpunkter som leverantörer har lämnat. Förutsättningarna måste alltså bli lika för alla som vill lämna anbud i upphandlingen. På så sätt minskar risken att man bryter mot de grundläggande upphandlingsprinciperna.

Om en leverantör genom deltagande i förberedelserna har fått en otillbörlig konkurrensfördel, exempelvis att en leverantör fått mer information än andra som underlättar vid anbudsgivning, eller påverkat upphandlingen, kan den upphandlande organisationen utesluta den leverantören. Detta ska dock endast göras om det inte är möjligt att avhjälpa den snedvridning av konkurrensen som uppstått med andra mindre ingripande åtgärder.

Läs mer om tidig dialog på vår webbplats.

Hur detaljerade får dokumenten vara? 
Det finns ingen bestämmelse i lagen om offentlig upphandling (LOU) som styr hur detaljerad dokumentation som får lov att skickas till leverantörerna under förberedelsen. Det kan dock noteras att den tidiga dialogen tar tid både från den upphandlande organisationen och från leverantörerna. Att ha alltför omfattande underlag som leverantörerna ska lämna synpunkter på kan därför skapa onödigt extraarbete för samtliga inblandade. Det kan istället vara bra att fokusera på vissa typer av frågor som den upphandlande organisationen har för att minska arbetsbördan.

Måste man ta hänsyn till de synpunkter som leverantörerna kommer med? 
Nej, det finns ingen skyldighet att ta hänsyn till de eventuella synpunkter som leverantörerna lämnar i samband med förberedelserna.

Källhänvisningar
4 kap. 8 § och 13 kap. 3 § punkten 7 lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - en anbudssökande eller anbudsgivare som har deltagit i förberedelserna av upphandlingen får uteslutas från förfarandet endast om det inte finns något annat sätt att säkerställa att principen om likabehandling följs.

Med vänlig hälsning,