Kan man ha en takvolym som överstiger tröskelvärdet om man använder ett förfarande under värdet?

Jag undrar om man ska ta hänsyn till takvolym när man väljer förfarande? Jag har en upphandling som i värde ligger under tröskelvärdet för öppet förfarande och har därmed valt förenklat förfarande. Takvolymen däremot är beräknad till mer än tröskelvärdet, närmare bestämt 2,5 miljoner. Vilket belopp ska jag utgå ifrån vid val av förfarande?

Hej Teuta,

Beräkning av värdet av en upphandling
Vid beräkning av värdet av en upphandling ska den upphandlande myndigheten räkna samman det totala belopp som, enligt den upphandlande myndighetens uppskattning, ska betalas enligt de varukontrakt, tjänstekontrakt eller byggentreprenadkontrakt som ingår i upphandlingen inklusive värdet av eventuella options- och förlängningsklausuler. När det gäller ramavtal så innebär detta att värdet ska uppskattas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga kontrakt som planeras inom ramen för ramavtalet under hela avtalstiden.

Konkurrensverket har i ett tidigare beslut (dnr 690/2013) angett att förutsatt att den upphandlande myndigheten, när den uppskattat kontraktsvärdet, har agerat omsorgsfullt och gjort en restriktiv bedömning så är det inte nödvändigtvis ett brott mot lagen om offentlig upphandling (LOU) om myndigheten har bedömt att ett förenklat förfarande kan tillämpas men där det slutliga värdet av ramavtalet hamnar över tröskelvärdena.

I beslutet fann Konkurrensverket dock att risken för att tröskelvärdena skulle överskridas i det aktuella fallet fick anses vara känd redan vid tidpunkten för annonsering eller i vart fall vid en senare tidpunkt under ramavtalets löptid. Den upphandlande myndigheten hade därför enligt Konkurrensverkets beslut brutit mot den då gällande upphandlingslagen (ÄLOU) eftersom tilldelningen av kontrakt skedde från ett ramavtal som upphandlats genom ett förenklat förfarande, trots att det borde upphandlats genom ett öppet eller selektivt förfarande.

Beräkning av takvolym i ramavtal
Med takvolym avses en bestämd gräns för hur mycket som är tillåtet att köpa från ett upphandlat ramavtal. EU-domstolen tydliggör i sin dom i mål C-23/20 Simonsen & Weel att takvolymen kan anges i form av antingen en kvantitet (mängd) eller ett värde. Skyldigheten att ange takvolym i samband med upphandling av ett ramavtal kommer från rättspraxis, vilket innebär att det inte finns några uttryckliga bestämmelser i LOU om hur takvolymen ska beräknas.

Syftet med att ange takvolym är för att säkerställa att upphandlingen präglas av den öppenhet som de grundläggande upphandlingsprinciperna kräver. Av den anledningen ska den angivna takvolymen vara realistisk. Upphandlingsmyndighetens bedömning är dock att det ligger i sakens natur att vissa marginaler i takvolymen måste vara tillåtet. Vilka marginaler som kan godtas måste avgöras i det enskilda fallet. Den upphandlande myndigheten bör bland annat väga riskerna för ökade behov mot sannolikheten för att dessa behov kan uppstå.

Konkurrensverkets har i sitt ställningstagande om maximal omfattning av ramavtal och öppenhetsprincipen (2021:625) angett att den upphandlande myndigheten är skyldig att göra en rimlig uppskattning av takvolymen. En sådan bedömning ska vara välgrundad och objektiv. Det är inte tillåtet att ange en maximal omfattning som med oproportionerlig marginal överstiger det egentliga behovet som kan förutses. Ett sådant förfarande, som skulle kunna ha påverkan på potentiella leverantörers beslut att delta i upphandlingen, skulle stå i strid med öppenhetsprincipen.

Att ange ett värde över tröskelvärdet som takvolym indikerar att den upphandlande myndigheten bedömt att upphandlingens värde kan komma att överstiga tröskelvärdet.

Sammanfattningsvis
Om det inför en upphandling är känt att det finns en risk för att tröskelvärdet kommer att överskridas så ska den upphandlande myndigheten genomföra upphandlingen som ett öppet, selektivt eller annat förfarande som är tillämplig på upphandlingar över tröskelvärdet. Det innebär att det, vid upphandling som avser varor, byggentreprenader och tjänster som inte omfattas av bilaga 2 till LOU inte är möjligt att ange en takvolym i ett värde som överstiger tröskelvärdet och därefter genomföra upphandlingen enligt reglerna i 19 kap. LOU eftersom 19 kap. LOU gäller för upphandling vars värde understiger tröskelvärdet.

I det fall den upphandlande myndigheten är osäker på om värdet av upphandlingen kommer att överstiga tröskelvärdet eller inte så är det alltså alltid bättre att genomföra upphandlingen enligt något av de förfaranden som gäller för upphandlingar över tröskelvärdet.

Läs mer
Läs mer om vad som gäller om en upphandlande myndighet har tillämpat ett förfarande enligt 19 kap. LOU trots att det slutliga kontraktsvärdet har visat sig överstiga tröskelvärdet i inlägget Vad händer om värdet av ett ramavtal oväntat överstiger tröskelvärdet? i vår Frågeportal.

Läs även mer om takvolym i ramavtal i vår vägledning Takvolym i ramavtal som finns publicerad på vår webbplats. Notera att vägledningen publicerades i november 2019. Sedan vägledningen publicerades har EU-domstolen den 17 juni 2021 meddelat dom i mål C-23/20 Simonsen & Weel. I domen utvecklar domstolen hur så kallade takvolymer ska tillämpas i ramavtal.

Mer information om takvolym i ramavtal finns även i inlägget Vilken volym ska anges vid upphandling för att ingå ramavtal? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 5 kap. 3 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – värdet av en upphandling
• 5 kap. 14 § LOU – uppskattning av värdet av ett ramavtal.

Vänliga hälsningar,

Hur beräknas värdet vid ramavtal med förnyad konkurrensutsättning som en av fler fördelningsnycklar avseende takvolym?
I t.ex. ett ramavtal avseende byggtjänster som sträcker sig över tre år är det omöjligt att veta vilka kommande reparationer som behöver utföras.

Hej Frank,

Inledningsvis kan nämnas att beräkningen av upphandlingens uppskattade värde främst syftar till att säkerställa att rätt upphandlingsförfarande används, medan den angivna takvolymen sätter en övre gräns för omfattningen av det ramavtal som upphandlas.

Beräkna värdet av upphandlingen
Precis som vi skriver i inlägget ovan ska uppskattning av värdet av ett ramavtal göras med utgångspunkt i det högsta sammanlagda värdet av samtliga kontrakt som planeras inom ramen för ramavtalet under hela löptiden. Detta gäller oavsett om kontrakten tilldelas efter förnyad konkurrensutsättning eller en fördelningsnyckel.

Om den upphandlande organisationen känner sig osäker på om upphandlingens värde kommer att överstiga tröskelvärdet eller inte så kan det vara lämpligt att genomföra upphandlingen enligt någon av de upphandlingsförfaranden som gäller vid upphandling över tröskelvärdet.

Vi har tidigare besvarat en liknande fråga i vår Frågeportal, se inlägget Ska kontrakten som tilldelas efter en förnyad konkurrensutsättning räknas in i upphandlingens värde?.

Beräkna takvolymen för ramavtalet
Takvolymen som ska anges innebär en övre gräns för omfattningen av ramavtalet. När takvolymen är nådd tappar ramavtalet sin verkan. Den takvolym som anges ska vara realistisk och bör kunna motiveras på objektiva grunder.

Upphandlingsmyndighetens bedömning är att det ligger i sakens natur att vissa marginaler i takvolymen måste vara tillåtet. Det innebär att det är tillåtet att ta höjd för eventuella tillkommande reparationsarbeten, så länge utrymmet är realistiskt. Vilka marginaler som kan godtas måste avgöras i det enskilda fallet.

Läs mer om beräkningen av takvolymen i vår uppdragsrapport Takvolym i ramavtal, se särskilt sidorna 21–24.

Vänliga hälsningar,

Följdfråga, vi avropar på ramavtal från Kammarkollegiet, Sinfra mm.
Hur gör de vid beräkning av takvolym?
De kan ju omöjligtvis veta vilka myndigheter eller motsvarande som kommer att avropa från deras ramavtal.
Om vi avropar från deras ramavtal framöver, vem hanterar problemen för det fall takvolym överskrids, och när vet man som beställare det?

Hej Frank,

För information om hur inköpscentralerna beräknar takvolymen vid upphandlingen av deras ramavtal hänvisar vi i första hand till respektive inköpscentral.

Vem gör fel om ramavtalets takvolym överskrids när ramavtalet upphandlats av en inköpscentral?
Det är den upphandlande organisationen som ansvarar för att de anskaffningar som denne gör sker i enlighet med bestämmelserna i upphandlingslagstiftningen. När anskaffningen sker genom eller från en inköpscentral ansvarar den upphandlande organisationen för att de delar av förfarandet som den själv genomför är förenlig med bestämmelserna i upphandlingslagstiftningen. Det betyder att inköpscentralen är ansvarig för att upphandlingen av ramavtalet görs korrekt, medan varje enskild upphandlande organisation är ansvarig för att deras avrop eller förnyade konkurrensutsättningar genomförs i enlighet med upphandlingslagstiftningen.

Eftersom ett ramavtal tappar sin verkan när takvolymen är nådd så innebär det att en upphandlande organisation som avropar från ramavtalet efter detta genomför en direktupphandling. Det finns då en risk för att avropen eller en del av avropen anses vara otillåtna direktupphandlingar. Detta beror på värdet av de avrop som den upphandlande organisationen hinner genomföra innan organisationen får information om att ramavtalet har tappat sin verkan, samt till vilket övrigt värde som organisationen har genomfört direktupphandlingar av varor och tjänster av samma slag under räkenskapsåret.

Så vitt vi känner till har detta dock aldrig blivit prövat i domstol och rättsläget för om ett avrop från ett avverkat ramavtal upphandlat av en inköpscentral kan anses vara en otillåten direktupphandling eller inte får därmed betraktas som oklart.

Hur vet man när takvolymen är nådd i ett ramavtal som upphandlats av en inköpscentral?
Som enskild upphandlande organisation kan det vara svårt att veta när ett ramavtal som upphandlats av en inköpscentral har nått sin takvolym och därmed tappat sin verkan. Ett tips är därför att ni pratar med de inköpscentraler som har upphandlat de ramavtal som ni avropar från och frågar dem vilka rutiner de har för att kontrollera avropsvolymen samt hur ni får information om när takvolymen är uppnådd.

Läs mer
Läs mer om den upphandlande organisationens ansvar vid anskaffning från eller genom en inköpscentral i inlägget Vad gäller vid osäkerhet på om en upphandlande myndighet är en inköpscentral? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar
7 kap. 13 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – vid anskaffning från eller genom en inköpscentral ansvarar den upphandlande organisationen för att fullgöra sina skyldigheter i LOU när det gäller de delar av ett förfarande som organisationen själv genomför.

Vänliga hälsningar,