Vad gäller om individuell rapport och tilldelningsbeslut i ett dynamiskt inköpssystem?

Hej,

Har några frågor gällande upprättande av individuell rapport samt tilldelningsbeslut vid DIS.

(1) Vad jag förstår krävs det att en Individuell rapport upprättas vid varje tillfälle en leverantörer kvalificerats till att delta i DIS. Det kan exempelvis innebära att flera individuella rapporter behöver upprättas för ett och samma DIS eftersom leverantörer kvalificeras under hela DIS löptid - vid olika tillfällen?

(2) Behöver den individuella rapporten delges samtliga leverantörer som kvalificerat sig till DIS dvs. både nya kvalificerade leverantörer samt tidigare kvalificerade (som redan ligger med sedan gammalt i DIS)?
- Eller behöver den individuella rapporten enbart delges leverantörer som uteslutits dvs. som inte kvalificerat sig (jmf 12 kap. 16 LOU) - "skäl till att en leverantör INTE har godkänts som deltagare i ett dynamiskt inköpssystem".

(3) Vad ja förstår tillämpas tilldelningsbeslut (frivilligt) enbart vid avrop aldrig vid kvalificeringen om att delta i DIS?
- Behöver TB vid avrop gå ut till samtliga leverantörer som finns i DIS eller enbart de leverantörer som lämnat anbud i avropet?

(4) Finns det någon annan underrättelse utöver tilldelningsbeslut och individuell rapport som ska tillämpas mellan upphandlande myndighet och leverantörer kopplat till DIS?

Tack på förhand!

Hej,

1) När ska en individuell rapport upprättas vid upphandling enligt ett dynamiskt inköpssystem?
Om värdet på det dynamiska inköpssystemet överstiger tröskelvärdet ska den upphandlande organisationen upprätta dels en individuell rapport för själva systemet, dels för varje kontrakt som tilldelas i systemet. Någon skyldighet att upprätta en ny individuell rapport i samband med att en ny leverantör ansöker om att få delta i systemet finns inte. Det innebär att det räcker med att den upphandlande organisationen upprättar en individuell rapport som fylls på med uppgifter under hela det dynamiska inköpssystemets giltighetstid.

Läs mer på vår webbplats om vad som ska ingå i den individuella rapport som ska upprättas för det dynamiska inköpssystemet samt för de kontrakt som tilldelas i systemet.

2) Vilka skyldigheter finns att skicka den individuella rapporten till de leverantörerna?
Den upphandlande organisationen ska spara den individuella rapporten under en viss tid och på begäran skicka den eller huvuddragen från rapporten till Europeiska kommissionen eller till Konkurrensverket. Det finns ingen skyldighet att skicka den individuella rapporten till någon av leverantörerna, varken de befintliga leverantörerna eller de leverantörer som ansöker om att få delta i systemet, oavsett om den upphandlande organisationen har godkänt leverantören eller inte.

Däremot ska den upphandlande organisationen alltid underrätta en leverantör om det beslut som har fattats om leverantörens ansökan. Om organisationen har beslutat att inte godkänna en leverantör som deltagare i systemet så ska detta motiveras i underrättelsen. Beslutet ska endast skickas till den leverantör som beslutet berör.

3) När och till vilka leverantörer ska en underrättelse om tilldelning skickas vid upphandling i ett dynamiskt inköpssystem?
Vid tilldelning av ett kontrakt som upphandlats inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem ska den upphandlande organisationen skicka ut en skriftlig underrättelse om beslutet, det vill säga ett tilldelningsbeslut. Det är alltså inte frivilligt att skicka ett tilldelningsbeslut vid upphandling i det dynamiska inköpssystemet. Precis som du skriver finns det ingen skyldighet att skicka ett tilldelningsbeslut i samband med att en leverantör kvalificerar in sig i systemet (jmf punkten två ovan avseende underrättelsen om beslut som ska skickas till berörd leverantör).

Ett tilldelningsbeslut ska skickas till alla leverantörer som är anslutna till systemet oavsett om leverantören har valt att lämna in ett anbud eller inte. Om systemet är indelat i kategorier räcker det att tilldelningsbeslutet skickas till de leverantörer som är godkända i den kategori som upphandlingen avsåg.

4) Finns det andra administrativa skyldigheter vid inrättande av och upphandling i ett dynamiskt inköpssystem?
Övriga administrativa skyldigheter som finns är att den upphandlande organisationen ska dokumentera genomförandet av upphandlingen. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden.

Den upphandlande organisationen ska även efterannonsera resultatet av en upphandling. Det innebär att för varje kontrakt som tilldelas enligt det dynamiska inköpssystemet så ska den upphandlande myndigheten publicera en efterannons i en registrerad annonsdatabas.

Läs mer om efterannonsering i samband med tilldelning av ett kontrakt i ett dynamiskt inköpssystem i inlägget Hur efterannonserar man tilldelning av kontrakt inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem (DIS)? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 12 kap. 15 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – en individuell rapport ska upprättas för varje dynamiskt inköpssystem som inrättas och för varje kontrakt som ingås
• 12 kap. 17 § LOU – skyldighet att bevara handlingar, däribland den individuella rapporten
• 12 kap. 16 § andra stycket LOU – den individuella rapporten ska på begäran skickas till Europeiska kommissionen eller till Konkurrensverket
• 8 kap. 9 § LOU – underrättelse om beslut om deltagande i ett dynamiskt inköpssystem
• prop. 2015/16:195 s. 1028–1029 – underrättelseskyldigheten gäller endast den leverantör som beslutet avser, dvs. den leverantör som har ansökt om att få delta
• 12 kap. 12 § LOU – tilldelningsbeslut ska skickas till anbudssökandena och anbudsgivarna
• 12 kap. 14 § LOU – dokumentationsplikt
• 10 kap. 4 § LOU – efterannons om resultatet av en upphandling
• 10 kap. 5 a § LOU – annonser ska publiceras i en registrerad annonsdatabas.

Vänliga hälsningar,