Kan uppgift om att ett anbud har lämnats in omfattas av sekretess?

Hej!

Kan jag vid inlämnande av anbud enligt en upphandling som faller under LOU begära och få myndigheternas godkännande för sekretessbeläggning av hela mitt anbud samt att det är vi som är anbudsgivare? Inga uppgifter får alltså lämnas ut om att vi ens har lämnat anbud och vid en eventuell tilldelning så meddelas enbart att uppdraget tilldelats en anbudsgivare som begärt sekretess för hela inlämnandet?

Vi bedömer att vi kan lida skada om konkurrerande företag kan katalogisera vilka avtal samt inom vilka områden vi lämnar anbud och på så sätt identifiera vår anbudsstrategi. Detta kan i sin tur leda till att vi förlorar de konkurrensmässiga fördelar vi har i vår strategi och på så sätt förlora framtida upphandlingar som vi annars haft större möjlighet att vinna. Att enbart sekretessbelägga anbudets innehåll bedömer vi är otillräckligt för att förhindra detta utan det måste även sekretessbeläggas att vi är anbudsgivare.

Hej Jesper,

Vi har tidigare besvarat en liknande fråga i vår frågeportal, för mer information se inlägget Kan anbudsgivare sekretessbelägga sitt anbud genom att begära sekretess? i vår Frågeportal.

De anbud som kommer till en upphandlande organisation utgör enligt huvudregeln allmänna handlingar, vilket innebär att de omfattas av offentlighetsprincipen enligt tryckfrihetsförordningen (TF) och ska lämnas ut vid begäran. Detta är dock inte alltid fallet då sekretess kan förhindra den upphandlande organisationen från att lämna ut vissa uppgifter. Det är därför möjligt att önska sekretess vid inlämnande av anbud. Även om en anbudsgivare har önskat sekretess så är det den upphandlande organisationen som ska bedöma om och i så fall vilka uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Det går alltså inte att kräva att den upphandlande organisationen ska godkänna en sekretessbegäran över hela anbudet. Den bedömningen ska de göra självständigt. I sammanhanget kan det vara värt att notera att inte alla upphandlande organisationer omfattas av offentlighetsprincipen och bestämmelserna i OSL.

Enligt bestämmelserna i OSL föreligger sekretess för uppgifter om det kan uppstå till exempel ekonomisk skada till följd av att uppgifterna blir offentliga. Det betyder att en sekretessbegäran bör visa på någon tydlig omständighet som talar för att det av särskild anledning kan antas att ett offentliggörande leder till skada för er. Uppgifterna ska vara specifika och även kunna förklara varför och på vilket sätt skadan kan uppstå. Återigen är det slutligen den upphandlande organisationen som ska fatta beslutet och de behöver inte nödvändigtvis instämma i bedömningen. En leverantör som lämnar anbud i en upphandling kan alltså aldrig vara säker på att den upphandlande organisationen kommer att bifalla önskan om sekretess.

Sekretess på grund av affärs- och driftförhållande
Att förklara i förväg vilka specifika sekretessgrunder som kommer att aktualiseras är nästintill omöjligt och bedömning ska göras för varje enskilt fall. En sekretessgrund som brukar aktualiseras i samband med offentlig upphandling är sekretessgrunden affärs- och driftförhållande. Följande är ett axplock på uppgifter som enligt praxis omfattas av sekretessgrunden.

• Detaljerade prisuppgifter,
• Uppgifter om referenser och kunder,
• Uppgifter om affärsidé och organisation, och
• Uppgifter om företagsspecifika och innovativa lösningar
• Uppgifter om underleverantörer kan utgöra företagshemligheter

Det viktiga att komma ihåg som anbudsgivare är att det ska finnas en konkret risk för att skada ska uppstå vid ett offentliggörande, av den anledningen omfattas inte allmänt hållna uppgifter.

Kan namnet på vinnande leverantör omfattas av sekretess?
Vi har svårt att se att namnet på den vinnande leverantören skulle kunna omfattas av någon av sekretessbestämmelserna. Att en leverantör har lämnat in ett anbud i en upphandling kan i sig inte innebära att det finns särskild anledning att anta att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Därtill kommer skyldigheten för en upphandlande organisation att, på begära från en leverantör som har lämnat ett godtagbart anbud, lämna kompletterande upplysningar innehållande bland annat namnet på den anbudsgivare som har tilldelats kontraktet eller parterna i ramavtalet.
 
Absolut sekretess under upphandlingsprocessen
Den sekretess som ni efterlyser kallas för absolut sekretess och är endast gällande under upphandlingsprocessen. Att efter upphandlingen är avslutad sekretessbelägga hela anbudet inklusive namnet på anbudsgivaren bör därmed inte vara möjligt på grund av ovannämnda skäl.

Läs mer
Ni kan läsa mer om sekretess i offentlig upphandling på vår webbplats samt inlägget Vad ska ett tilldelningsbeslut innehålla? i vår Frågeportal.

Läs även mer om vilka upphandlande organisationer som omfattas av offentlighetsprincipen i inlägget Omfattas statliga bolag av offentlighetsprincipen och OSL? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105) (TF) – allmänna handlingars offentlighet
• 31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslag (2009:400) (OSL) – sekretess för uppgifter om en enskilds affärs- och driftförhållanden
• HFD 2016 ref. 17 – specifika uppgifter som utgör företagshemligheter
• Kammarrätten i Göteborg, mål nr 1063–18 – om hur detaljerade prislistor kan utgöra känslig information
• Kammarrätten i Jönköping, mål nr 2783–18 – uppgifter om bl. a underleverantörer kan utgöra företagshemligheter
• 12 kap. 13 § första stycket lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – på begäran från en leverantör som har lämnat ett godtagbart anbud ska den upphandlande organisationen lämna upplysning om bland annat den anbudsgivare som tilldelats kontraktet eller parterna i ramavtalet
• prop. 2001/02:142 s. 64 – uppgifter om tilldelningsbeslutet bör kunna lämnas ut utan att någon enskild lider skada.

Med vänlig hälsning,