Kan vi besvara en fråga privat under pågående upphandling?

Hej,

I vårt upphandlingssystem har en ny funktion dykt upp där man kan svara privat direkt till leverantör. Är det okej att sammanställa svaren/justeringarna i en publik post och sedan svara privat att "se svar i ID xxx".

Det gör att leverantörerna inte kan se varandras frågor men alla får samma information kring frågan. Finns det något som säger att leverantörerna har rätt att se vilka frågor en annan leverantör ställt?

Hej Linnéa,

Hur ska inkomna frågor besvaras?
Hur en fråga ska besvaras beror i första hand på om frågan är en begäran om kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten. Om det är en begäran om kompletterande upplysningar ska upplysningarna lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i upphandlingsförfarandet, förutsatt att begäran inkommit i god tid. Det finns inget som hindrar att ni därefter informerar den enskilde leverantören om att frågan har besvarats publikt.

Om frågan och svaret inte innebär att ni lämnar kompletterande upplysningar finns det som utgångspunkt ingen skyldighet att publicera informationen för övriga deltagande leverantörer. Det är i sådana fall tillåtet att enbart svara leverantören privat. Vid osäkerhet om vilken betydelse informationen har kan det vara lämpligt att ändå kommunicera den till alla leverantörer.

Hur ni bör besvara frågor kan även bero på om det är reglerat i upphandlingsdokumenten hur inkomna frågor kommer hanteras. Om det framgår att alla frågor besvaras och förmedlas till samtliga som hämtat upphandlingsdokumenten samt att frågan och svaret publiceras via upphandlingsverktyget är det lämpligt att förhålla sig till det, trots möjligheten att enbart återkoppla privat i vissa fall, eftersom det annars finns en risk att öppenhetsprincipen åsidosätts.

Läs mer om privata frågor och svar i inlägget Hur ska jag besvara en privat inkommen fråga i en annonserad upphandling? i vår Frågeportal.

Har leverantörerna rätt att se vilka frågor andra har ställt under upphandlingen?
Den upphandlande organisationens skyldighet består i att informera alla deltagande leverantörer om kompletterande upplysningar som lämnas. Det finns ingen formell skyldighet att redovisa frågan som föranlett en kompletterande upplysning. En förutsättning bör dock vara att svaret är utformat på ett sådant sätt att frågan inte krävs för att förstå informationen. Ett otydligt svar skulle kunna strida mot den grundläggande upphandlingsprincipen om öppenhet. Ett svar som enbart frågeställaren kan förstå och sätta i sitt sammanhang skulle även kunna strida mot principen om likabehandling.

Läs mer
Leverantörens identitet omfattas som utgångspunkt av den absoluta sekretessen när upphandlingen pågår. Innan en fråga publiceras bör därför frågeställaren anonymiseras. Läs mer om detta i inlägget Får frågeställarens identitet redovisas för andra under pågående upphandling i frågor och svar? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar 
12 kap. 11 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU ) – kompletterande upplysningar.

Med vänlig hälsning,

Hej,
Gäller första stycket även om det står i AF-delen att kompletteringar kommer göras på Tendsign? Eller räknas det som skriftligen till leverantörer om man publicerar en handling i fråga/svar på Tendsign, utan att jag som leverantör får en avisering i form av ett mail exempelvis.

Hej,

Inledningsvis kan nämnas att varje dokument som en upphandlande organisation använder för att beskriva eller fastställa innehållet i en upphandling, däribland frågor och svar som inkommer och besvaras under annonseringstiden, är en del av upphandlingsdokumenten.

Att kompletterande upplysningar ska lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i upphandlingsförfarandet innebär att informationen inte bara ska lämnas muntligen. Ordet ”skriftlig” definieras i upphandlingsreglerna som ”varje enhet av ord eller siffror som kan läsas, återges och sedan meddelas, inklusive uppgifter som går att överföra eller lagra med elektroniska medel”. Kravet på skriftlighet uppfylls därför som huvudregel även när information lämnas via ett upphandlingsverktyg.

Leverantörerna ska lämna anbud utifrån den information som ges i upphandlingsdokumenten och det är vidare leverantörens ansvar att hålla sig uppdaterad om information från den upphandlande organisationen, till exempel om meddelanden och annan information som publiceras i upphandlingsverktyget. Detta får särskilt anses gälla om det tydligt framgår i de ursprungliga upphandlingsdokumenten att information till exempel enbart lämnas via upphandlingsverktyget. Det finns som utgångspunkt inte någon skyldighet för den upphandlande organisationen att vidta åtgärder för att tillse att leverantören tar del av sådan information, till exempel genom att kontrollera om notiser har skickats via e-post.

Källhänvisningar

• Artikel 2.18 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) och prop. 2015/16:195 s. 694 – om att kravet på skriftlighet kan uppfyllas med elektroniska medel
• Förvaltningsrätten i Göteborgs dom i mål nr 596-22 – det ankommer på anbudsgivaren att hålla sig uppdaterad om meddelanden och annan information om upphandlingen som publiceras i upphandlingsverktyget. Någon skyldighet för den upphandlande organisationen att vidta åtgärder för att tillse att anbudsgivare tar del av sådan information finns inte.

Med vänlig hälsning,

Är vinnande anbudsgivare bunden av privata svar som upphandlande myndighet ger till annan anbudsgivare under frågor och svarsprocessen?

Vinnande anbudsgivare har inte kunnat ta del av dessa svar innan tilldelningen eftersom svaren endast lämnats privat, och inte publikt till samtliga.

Som bakgrund, vi upplever att kompletterande upplysningar som tillför ny information har lämnats till oss privat, varpå vi bett upphandlande myndighet att delge samtliga potentiella anbudsgivare denna information utan gehör. Vi misstänker därför att samma situation kan ha inträffat när andra potentiella anbudsgivare har ställt frågor.

Hej,

Så som min kollega har förklarat i det första svaret, har en upphandlande organisation skyldighet att, på begäran av en leverantör, lämna kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten senast sex dagar före angiven sista anbudsdag, förutsatt att frågorna ställts i god tid. Upplysningarna ska lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i upphandlingsförfarandet. Denna bestämmelse i upphandlingslagarna är ett uttryck för de grundläggande upphandlingsprinciperna, främst likabehandlings- och transparensprincipen. Upplysningarna, eller frågorna och svaren, blir då en del av upphandlingsdokumenten och kan utgöra en ändring av upphandlingsdokumenten som potentiella anbudsgivare behöver förhålla sig till vid utformning av sitt anbud. De kan även innebära ett åtagande som aktualiseras först under utförandet av uppdraget enligt det avtal som tecknas efter att upphandlingen har avslutats.

Motsatsvis gäller att om den upphandlande organisationen, inte har lämnat kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten till alla leverantörer som deltar i upphandlingsförfarandet kan svaren inte utgöra en del av upphandlingsdokumenten och inte heller bli bindande för anbudsgivare eller leverantörer som tilldelas ramavtal eller kontrakt. Detta konstaterades i ett förhållandevis gammalt rättsfall från Kammarrätten i Stockholm. Den upphandlande organisationens underlåtenhet att inte kommunicera ställda frågor och svar till alla som hämtat ut förfrågningsunderlaget stod i strid med likabehandlingsprincipen med följden att upphandlingen skulle göras om.

I sammanhanget är det värt att förtydliga att vid upphandlingsförfaranden med en enstegsprocess, exempelvis öppet förfarande eller i det första steget av tvåstegsförfaranden, ska samtliga som tar del av upphandlingen meddelas de svar eller kompletterande upplysningar som den upphandlande organisationen förmedlar via frågor och svarsfunktionen. Vid tvåstegsförfarande, vid kompletterande upplysningar under det andra steget, räcker det med att de kvalificerade leverantörerna får del av de kompletterande upplysningarna.

Du kan läsa mer om situationer där nya krav kan tillkomma via frågor och svar under annonseringstiden i inlägget Får en myndighet ställa nya krav i Frågor och Svarsfunktionen? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 12 kap. 11 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – en upphandlande myndighet är skyldig att på begäran av en leverantör lämna skriftliga kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten senast sex dagar för angiven sista dag för anbud
• Kammarrätten i Stockholm dom i mål nr 5042-08 – frågor och svar måste kommuniceras till alla anbudsgivare.

Med vänlig hälsning,