Kan man återanvända bevis från en upphandling när leverantören inte visat att kravet är uppfyllt?

Hej, vi är i utvärderingsfasen av en upphandling enligt LOU. I upphandlingen har vi använt EPSD och utvärdering enligt lägst pris.

Begäran om att anbudsgivare som uppfyllde alla obligatoriska krav på tjänsten samt lämnat lägst pris, ombads inkomma med bevis för att innan tilldelning kontrollera att samtliga kvalificeringskrav uppfylldes. Anbudsgivaren hade 5 arbetsdagar på sig att inkomma med begärda bevis, men inkom aldrig med bevisen.

Vi vände oss sedan till anbudsgivare som lämnat näst lägst pris. Anbudsgivare inkom med efterfrågade bevis inom angiven tidsram. Ett av kvalificeringskraven avsåg anbudsgivares rutin av hantering av miljöavvikelser. Anbudsgivares bevis innehöll inte efterfrågad information.

Nu har det framkommit att samma kvalificeringskrav ställts i en av våra tidigare upphandlingar och att anbudsgivaren i den upphandlingen inlämnat bevis som anses uppfylla kravet. Detta bevis inlämnandes för ett drygt år sedan.

I Upphandlingsmyndighetens vägledning nr 5 ESPD-systemet står: ”En leverantör är inte skyldig att ge in ett bevis som den aktuella upphandlande myndigheten redan har tillgång till.”

Hur bör vi förhålla oss till redan lämnade bevis i andra upphandlingar?
Kan lämnat bevis i tidigare upphandling återanvändas? Om ja, inom vilken tidsram? Gäller återanvändning av bevis även om beviset inte avser ett upprättat dokument, utan är ett beskrivning av ett arbetssätt?
Hur bör vi tänka i detta läge när vi redan begärt in bevis och inlämnade bevis denna gång inte uppfyller kravet?

Hej,

Återanvända bevis från annan upphandling
När ESPD-systemet tillämpas ska den upphandlande organisationen bland annat begära in bevisen för kvalificeringskraven innan tilldelning. Om den upphandlande organisationen redan har tillgång till ett eller flera aktuella bevis har leverantören ingen skyldighet att lämna in dessa igen. Så kan vara fallet om leverantören i en tidigare upphandling lämnat in samma dokument och den upphandlande organisationen fortfarande har tillgång till dem.

Om en leverantör vet att den upphandlande organisationen fortfarande har tillgång till aktuella bevis, och att bevisen fortfarande speglar aktuella förhållanden, är det lämpligt att leverantören påtalar detta i sitt anbud för att inte onödiga missförstånd ska uppstå.

Detta gäller för alla typer av bevis, eller kompletterande dokument, som den upphandlande organisationen begär in från leverantören med stöd av 15 kap. 6–15 §§ lagen om offentlig upphandling (LOU). Alla bevis för kvalificeringskrav begärs in med stöd av 15 kap. LOU.

Bevisen ska spegla aktuella förhållanden
Bevisen ska vara uppdaterade och spegla aktuella förhållanden. Eftersom förändringar som påverkar leverantörsprövningen kan ske snabbt är det viktigt att den upphandlande organisationen beslut grundar sig på aktuella förhållanden. Om ett bevis från en annan upphandling kan återanvändas eller inte måste därför avgöras i det enskilda fallet utifrån bland annat vilken typ av handling eller dokument det rör sig om samt när den tidigare upphandlingen genomfördes.

Om det nya beviset inte uppfyller kraven
Om leverantören inte påpekar att den upphandlande organisationen redan har tillgång till det bevis som ska användas för att kontrollera kvalificeringskravet är utgångspunkten att den upphandlande organisationen måste beakta hela leverantörens anbud vid bedömningen om anbudet uppfyller de krav, villkor och kriterier som anges i upphandlingsdokumenten. Här ingår även de slutliga bevisen. Det innebär att den upphandlande organisationen ska göra kontrollen av leverantörens anbud utifrån de bevis som inkommit i samband med den pågående upphandlingen.

Om ett av de begärda bevisen saknas eller om något bevis inte uppfyller kravet återstår att utreda möjligheten för anbudsgivaren att komplettera sitt anbud. Möjligen skulle den upphandlande organisationen kunna begära att leverantören förtydligar sitt anbud om det förekommer motstridiga uppgifter mellan det äldre och det nya beviset. På så sätt skulle leverantören kunna få en möjlighet att förtydliga om de vill använda sig av det äldre beviset från den tidigare upphandlingen eller de bevis som lämnats in i den aktuella upphandlingen. Om en sådan ordning är förenlig med det grundläggande upphandlingsprinciperna måste bedömas i det enskilda fallet.

Läs mer om möjligheten att rätta, förtydliga och komplettera anbud i inläggen Rättelse av fel, förtydligande och komplettering - får man godkänna att anbudsgivare kompletterar? och Om ett lämnat bevis i ett anbud inte är tillräckligt, kan vi be leverantören om ett nytt? i vår Frågeportal.
 
Källhänvisningar

• 15 kap. 5 § p.1 lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - en leverantör är inte skyldig att lämna in kompletterande dokument eller andra skriftliga bevis om den upphandlande myndigheten redan har tillgång till materialet
• prop. 2015/16:195 s. 1101 – om den upphandlande organisationen redan har tillgång till ett eller flera aktuella bevis har leverantören ingen skyldighet att lämna in dessa igen. Så kan vara fallet om leverantören i en tidigare upphandling lämnat in samma dokument och den upphandlande organisationen fortfarande har tillgång till dem
• 15 kap. 4 § LOU - bevisen ska spegla aktuella förhållanden
• artikel 59.4 andra stycket i Europaparlamentet och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) - bevisen ska vara uppdaterade
• beaktandesats 85 i LOU-direktivet - det är viktigt att de upphandlande myndigheternas beslut grundar sig på aktuella uppgifter med tanke på att viktiga förändringar kan ske snabbt
• 4 kap. 9 § LOU – möjligheten till rättelse, förtydligande och komplettering.

Med vänliga hälsningar,