Hur kan upphandling användas för iterativ mjukvaru- och systemutveckling?

Hej! Jag undrar vilket stöd, och vilka metoder, det finns för myndigheter som vill genomföra en mer iterativ upphandling i små steg, framförallt med fokus på att mer användardrivet utveckla nya IT-system (i linje med agila utvecklingsmetoder)?

Hej Jon,

Upphandlingsmyndigheten har inget specifikt stöd som är paketerat för just ”iterativ upphandling” eller avtal som medger användardriven utveckling. Däremot kan våra befintliga stöd kombineras för att öka kunskapen om hur detta kan genomföras. Generellt sett gäller det att lägga mycket fokus på den förberedande fasen inför själva upphandlingen för att skapa möjlighet att arbeta iterativt och användardrivet under avtalstiden. Här följer några fler tips.

Involvera användarna i behovsanalysen
Ett tips är att arbeta iterativt och involvera användarna redan i behovsanalysen inför upphandlingen. Tänk brett och genomför gärna en förstudie som sedan, om det är lämpligt, kan bli en del av upphandlingsdokumenten. På så sätt kan potentiella leverantörer bättre förstå de behov som upphandlingen ska tillgodose.
Om kompetens inte finns tillgänglig internt kan det vara en god idé att upphandla extern kompetens som kan stötta er i att arbeta behovsdrivet, exempelvis tjänste- eller servicedesigners.

Läs mer om att genomföra en behovsanalys på vår webbplats.

Definiera upphandlingsföremålet och använd funktionskrav
Det är viktigt att det som upphandlas, alltså upphandlingsföremålet, beskrivs så tydligt som möjligt för att den upphandlande organisationen ska få det som den behöver. Om upphandlingen ska leda till användar- eller behovsdriven utveckling av ett eller flera system, upphandla i sådana fall exempelvis en ”digital utvecklingspartner”, och inte ett ”IT-system”.

För att öka flexibiliteten ytterligare och fokusera ännu mer på de effekter som ska uppnås kan funktionskrav användas. Med hjälp av funktionskrav kan de resultat som den upphandlande organisationen vill att upphandlingen ska leda till vara centrala när upphandlingsförmålet definieras. I stället för att upphandla en ny webbplats skulle en upphandlande organisation exempelvis kunna upphandla ”kundanpassad digital närvaro”. Att använda funktionskrav innebär att exakt hur avtalet uppfylls kan ändras under avtalstiden, eftersom detta inte är specificerat i upphandlingsdokumenten. Så länge den efterfrågade effekten nås kan vägen dit variera.

Läs mer om att använda funktionskrav i upphandling på vår webbplats.

Utforma avtalet för partnerskap och sprintar
När en upphandling avslutats är det avtalet som styr vad som kan och ska ske mellan partnerna. För att möjliggöra att arbeta i iterationer eller sprintar är det lämpligt att ingå ett ramavtal med leverantören. I ramavtalet ska det även framgå hur arbetet ska genomföras. Det kan innebära att eventuella samarbeten med andra konsulter, exempelvis tjänstedesigners, bör finnas beskrivet i avtalet.
Om ni exempelvis upphandlar en utvecklingspartner, kom ihåg att beskriva hur partnerskapet ska se ut, vad som förväntas av respektive part i avtalet samt vem som exempelvis blir ägare till det som partnerskapet resulterar i. Detta blir en del av avtalsvillkoren.

Läs mer om kontraktsvillkor och ramavtal på vår webbplats.

Testa idéerna för upphandlingen med marknaden innan den annonseras
Inför en upphandling är det alltid önskvärt att ha dialog med marknaden. Detta gäller särskilt om upphandlingen är utformad på ett nytt, eller kanske till och med innovativt, sätt. På så sätt finns det en möjlighet att på förhand få information om det över huvud taget finns någon leverantör som kan leverera enligt de krav och villkor som ni tänkt ställa och om ert upphandlingsunderlag är tillräckligt tydligt för att ni ska få in konkurrenskraftiga anbud. Det finns olika former för tidig dialog att välja mellan och vilken form som passar bäst beror på vad ni vill få ut av dialogen med de potentiella leverantörerna. Det är möjligt att ha möten och workshops, både i grupp och enskilt. Det går även bra att annonsera Request for information (RFI) eller skicka ut hela eller delar av upphandlingsdokumenten på extern remiss.

Ta gärna del av mer information om tidig dialog på vår webbplats.

Välj ett upphandlingsförfarande som möjliggör dialog
Det går att komma långt med de möjligheter till dialog som finns inför en upphandling. Beroende på den upphandlande organisationens målsättning och förutsättningar kan det dock ibland vara lämpligt att använda ett upphandlingsförfarande som medger att upphandlingsdokumenten tas fram tillsammans med marknaden. I sådana fall, och om övriga förutsättningar för att få tillämpa förfarandet är uppfyllda, kan konkurrenspräglad dialog användas.

Läs mer om konkurrenspräglad dialog och när det får användas på vår webbplats.

Inspireras av hur andra har gjort
Det är alltid bra att inspireras av hur andra upphandlande organisationer gjort. Genom att söka i de registrerade annonsdatabaserna kan det vara möjligt att hitta pågående eller avslutade upphandlingar att ta lärdom av.

Det kan även finnas nätverk där det kan vara möjligt att komma i kontakt med organisationer som genomfört liknande projekt. Ett exempel på ett sådant nätverk är ”Nätverket för tjänstedesign i offentlig sektor” som drivs av Sveriges Kommuner och Regioners (SKR:s) Innovationsguiden. SKR har tillhandahåller även tjänsten Dela Digitalt där det finns en möjlighet att söka samverkan kring bland annat olika utvecklingsprojekt.

Om du som läser detta har genomfört eller känner till en upphandling med agila metoder får du gärna dela med dig av dina erfarenheter i kommentarsfältet här nedanför eller kontakta oss på annat sätt. Vi sprider gärna exempel på hur upphandling kan användas som verktyg för användardriven verksamhetsutveckling!

Med vänliga hälsningar,