Hur ska man tolka bestämmelsen om dialog vid icke-direktivstyrd upphandling?

Hur ska man tolka nya Kap 19 och 12 § ihop med 15 § i LOU? Kan man tolka paragraferna så att en muntlig dialog med endast en leverantör under själva anbudstiden nu möjlig i högre utsträckning än tidigare? Eller avser 15 § endast dialog med en eller flera leverantörer efter anbudsinlämning?

Hej Magnus,

Om kommunikation vid en upphandling
Enligt den nya bestämmelsen om kommunikation är förfarandet vid en icke-direktivstyrd upphandling skriftligt. Muntlig kommunikation kan dock användas som ett komplement om den upphandlande organisationen bedömer det lämpligt.

Det innebär att det till exempel är möjligt att begära in anbud i fysisk form i stället för elektronisk och att det kan vara möjligt att begära ett förtydligande muntligen, vilket skiljer sig från dagens regler i lagen om offentlig upphandling (LOU) på så sätt att i dag ska all kommunikation som huvudregel ske elektroniskt med hjälp av allmänt tillgängliga elektroniska medel. Om muntlig kommunikation används ska den upphandlande organisationen dokumentera alla lämnade uppgifter som är av betydelse för upphandlingen.

Om dialog under en upphandling
Genom de förenklade reglerna finns det numera även en bestämmelse om dialog under en upphandling. Med dialog avses ett informationsutbyte mellan en upphandlande organisation och en leverantör, till exempel om rättelser av fel, förtydliganden och kompletteringar av anbudet.

I förarbetena konstaterar regeringen att möjligheten till dialog inte bör begränsas till dialog efter anbudstidens utgång, det vill säga under det som ibland kallas för utvärderingsfasen i en upphandling. Utrymmet för dialog enligt bestämmelsen täcker därför till exempel även in möjligheten till ”frågor och svar” under en upphandling, det vill säga dialog under anbudstiden. Bestämmelsen syftar till att förtydliga att möjligheten till en löpande dialog finns och uppmuntra att denna möjlighet utnyttjas för att undvika onödiga missförstånd under en upphandling. Det framgår även av förarbetena att dialogen kan vara både skriftlig och muntlig, likt vad som gäller enligt bestämmelsen om kommunikation.

Sammanfattningsvis finns det sedan de förenklade reglerna började gälla möjlighet att vid en icke-direktivstyrd upphandling föra dialog med en eller flera leverantörer, både under anbudstiden och efter att anbudstiden löpt ut.

Även om det är möjligt att föra dialog med enbart en leverantör i en upphandling är det viktigt att komma ihåg att de grundläggande upphandlingsprinciperna ska följas, till exempel likabehandlingsprincipen. Om den upphandlande organisationen tillåter en leverantör att rätta, förtydliga eller komplettera ska övriga leverantörer ges motsvarande möjlighet. Om den upphandlande organisationen ger kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten till en leverantör ska informationen även ges till övriga leverantörer som deltar eller önskar delta i upphandlingen.

Källhänvisningar

• 19 kap. 12 § lag om offentlig upphandling (LOU) – förfarandet vid en upphandling är skriftligt. Muntlig kommunikation får användas som ett komplement om den upphandlande myndigheten bedömer att det är lämpligt
• 19 kap. 13 § LOU – kompletterande information om upphandlingsdokumenten ska lämnas skriftligen på ett sådant sätt att alla leverantörer som deltar eller önskar delta i upphandlingen kan få del av dem
• 19 kap. 15 § LOU – en upphandlande myndighet får ha en dialog med en eller flera leverantörer i en pågående upphandling
• Prop. 2021/22:5 s. 123 ff. – om möjligheten till dialog i en pågående upphandling.

Med vänlig hälsning,