När uppstår dokumentationsplikten vid återkommande direktupphandlingar?

Enligt 19 a kap. 11§ så ska en upphandlande myndighet dokumentera genomförandet av en direktupphandling om upphandlingens värde uppgår till minst 100 000 kronor.

När det gäller varu- eller tjänstekontrakt som regelbundet återkommer eller som ska förnyas så ska upphandlingens värde beräknas enligt 5 kap. 11 §.

Om en upphandlande myndighet t.ex. vid två separata tillfällen under en tolvmånaders period har direktupphandlat en tjänst med ett värde på 75 000 kr. Måste då myndigheten dokumentera den senare direktupphandlingen, dvs fylla i en direktupphandlingsblankett, eftersom värdet av denna upphandling ska uppskattas till 150 000 kr? Finns det i ett sådant fall alltså ett krav på dokumentationsplikt fastän det enskilda kontraktets värde understiger 100 000 kr?

Hej Patrik,

Dokumentation av direktupphandlingar
Det stämmer att det för direktupphandlingar som uppgår till minst 100 000 kronor föreligger en dokumentationsplikt. Det finns inget krav i lagen om offentlig upphandling (LOU) att en särskild direktupphandlingsblankett måste fyllas i vid dokumentering av en direktupphandling. Däremot ska dokumentationen vara tillräcklig för att den upphandlande organisationen ska kunna motivera sina beslut under upphandlingens samtliga skeden. En direktupphandlingsblankett kan därför vara ett bra sätt för en upphandlande organisation att strukturera upp dokumentationen för dessa upphandlingar. I förarbetena till LOU och till lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) framgår det att följande uppgifter som minimum bör omfattas av dokumentationsplikten

• den upphandlande organisationens namn och organisationsnummer,
• föremålet för direktupphandlingen,
• hur konkurrens togs tillvara (annonsering eller tillkännagivande på organisationens hemsida),
• vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud,
• namn och organisationsnummer på den leverantör som tilldelades kontraktet och det viktigaste skälet för tilldelningen,
• avtalets (uppskattade) värde, samt
• tidpunkten för kontraktets genomförande eller kontraktets löptid

Om upphandlingens värde understiger 100 000 kronor finns ingen dokumentationsplikt, men för att säkerställa och underlätta den upphandlande organisationens uppföljningsarbete kan det vara viktigt att den upphandlande organisationen dokumenterar även dessa inköp. Vidare ska den upphandlande organisationen även anta riktlinjer för genomförande av direktupphandlingar, där det i sig kan finnas krav på hur genomförandet och dokumentation av en direktupphandling ska ske.

Dokumentationsplikt vid regelbundet återkommande kontrakt 
Inledningsvis bör nämnas att skyldigheten att löpande dokumentera genomförandet av en upphandling vars värde uppgår till minst 100 000 kronor inte bör förväxlas med bestämmelserna om beräkningen av värdet av en upphandling där syftet är att säkerställa vilka regler i lagen som blir tillämpliga för upphandlingsförfarandet.

I förarbetena till det förenklade upphandlingsregelverket diskuterades gränsen för när dokumentationsskyldigheten skulle träda in. Utredningens förslag var att kravet på dokumentation skulle gälla för samtliga direktupphandlingar oavsett värde. Regeringen poängterade inledningsvis att kravet på dokumentation är viktigt både för att säkerställa allmänhetens insyn i den upphandlande organisationens verksamhet och för tillsynen av reglerna om direktupphandling. Däremot ansåg regeringen att behovet av dokumentation måste vägas mot det administrativa merarbete som dokumentationsplikten innebär och att ett lagstadgat krav på dokumentation av samtliga direktupphandlingar knappast ses som en förenkling av regelverket. Regeringen ansåg alltså att ett dokumentationskrav för samtliga direktupphandlingar var alltför långtgående och valde därför att ha kvar gränsen för dokumentationsskyldighet för direktupphandlingar till ett värde om minst 100 000 kronor.

Även om samma regler för beräkningen av upphandlingens värde numera gäller för icke-direktivstyrd upphandling som för direktivstyrd upphandling bör det, vad gäller dokumentationsskyldigheten, vara den enskilda anskaffningens värde som bestämmer när dokumentationsskyldigheten uppstår. För detta talar även uttalandena i förarbetena till när dokumentationsskyldigheten infördes där det framgår att ”skyldigheten bör dock begränsas till att gälla för enbart upphandlingar som har ett värde av betydelse”. Att det lagstadgade dokumentationskravet skulle föreligga när det enskilda kontraktets värde understiger 100 000 kronor men kontraktet är regelbundet återkommande eller ett kontrakt som förnyas inom en viss tid, bör utifrån förarbetena anses utgöra ett för långtgående krav. Det kan därför antas vara i linje med förenklingsreglernas syfte att dokumentationsplikten inträffar först när den enskilda direktupphandlingens värde, som minst, uppgår till 100 000 kronor.

Läs mer
Läs mer om bestämmelserna avseende dokumentationsskyldigheten i inlägget Dokumentationskrav vid direktupphandling, vad gäller och vad händer om man bryter mot kravet? i vår Frågeportal.

Läs mer om hur Konkurrensverket, som är tillsynsmyndighet på upphandlingsområdet, har tolkat dokumentationsplikten på Konkurrensverkets webbplats.

Källhänvisningar

• 19 a kap. 11 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – dokumentation av en direktupphandling
• prop. 2015/16:1145 s. 1149 – uppräkning av vad dokumentationsplikten som minimum bör omfatta.
• 19 a kap 15 § LOU – riktlinjer för direktupphandling
• SOU 2018:44 s. 363 – utredningen föreslår att dokumentationsskyldighet bör gälla för alla direktupphandlingar, således inte bara de vars värde uppgår till minst 100 000 kronor
• prop. 2021/22:5 s. 167–168 – behovet av dokumentation måste vägas mot merarbetet för upphandlande organisationer. Kravet på dokumentation ska därför även i fortsättningen endast gälla för direktupphandlingar till ett värde om minst 100 000
• prop. 2013/14:133 s. 23 – dokumentationsskyldigheten bör begränsas till att gälla för enbart upphandlingar som har ett värde av betydelse och bedömningen är att 100 000 kronor är en lämplig gräns.

Med vänlig hälsning,