Vad kan en upphandlande organisation göra om den misstänker att det inte kommer in några anbud?

Nu börjar det bli så att leverantörer avstår från att lämna anbud på olika projekt då dom inte kan räkna på material, speciellt inom byggbranschen. Hur tänker ni här.

Hej,

Vi tolkar din fråga som att du undrar hur en upphandlande organisation ska agera för att få in anbud när det råder stora osäkerheter på leverantörsmarknaden. Om vi missuppfattat din fråga får du gärna återkomma med ett förtydligande.

Prata med leverantörsmarknaden
Vi tror inte att det finns en lösning som är optimal för samtliga situationer eller alla branscher, eftersom möjligheter och utmaningar kan variera från fall till fall. Dock bör en upphandlande organisation, om den misstänker att det kanske inte kommer inkomma några anbud i en kommande upphandling alternativt att det inte har inkommit några anbud i en redan genomförd upphandling, föra en dialog med marknaden. Detta för att få en förståelse för vilka utmaningar som leverantörerna står inför och vad som kan behövas för att man ska kunna lämna anbud i en kommande upphandling.

Fundera över utformningen av upphandlingsdokumenten och affären
Denna insikt kan senare vara värdefull när den upphandlande organisationen utformar sina upphandlingsdokument. Upphandlingen behöver givetvis vara utformad så att den följer upphandlingsreglerna, men det skulle exempelvis kunna handla om att utforma ändringsklausuler i avtalet som kan hantera den osäkerhet som råder på marknaden. Det skulle också kunna handla om att se över ansvars- och riskfördelningen i stort mellan parterna.

Man kan även överväga om det skulle vara möjligt med ett upplägg där den upphandlande organisationen står för materialet genom andra avtal. Ett sådant upplägg kräver dock bland annat att avtalen som avser köp av material tillåter det, samt att det framgår i den aktuella upphandlingen hur detta kommer gå till. Det kan även innebära att en del justeringar behöver göras i standardavtalet som används (exempelvis AB 04 och ABT 06) om upphandlingen avser entreprenader. Detta upplägg innebär också att den upphandlande organisationen behöver tillämpa en särskild regel när den ska beräkna upphandlingens värde, se 5 kap. 9 § lagen om offentlig upphandling (LOU).

Ett ytterligare sätt att hantera denna situation kan vara att se över möjligheten till att dela upp en upphandling i mindre projekt eller, om det är ett ramavtal, se över om det är möjligt att ha en kortare ramavtalstid. På det sättet blir risken för oväntade och oförutsebara prisökningar för materialet som ska tillhandahållas i projektet eller under ramavtalstiden mindre.

Läs mer
Läs mer i inlägget Får vi kräva att leverantören ska använda våra upphandlade leverantörer vid uppdragets utförande?.

Med vänlig hälsning,