Hur kan vi upphandla en mer innovativ lösning?

Hej! Måste en kommun alltid välja lägsta bud enligt LOU? Kan vi istället använda oss av funktionsupphandling i en upphandling för entreprenadtjänster VA arbete? Där behöver vi en mer innovativ lösning. Prisbilden kan kanske på så sätt kan bli mer ekonomisk fördelaktig i slutändan då än att vi väljer lägsta bud. Vi vill bjuda in entreprenörer till dialog? Är detta lagligt enligt LOU?

Hej Kasper,

Måste anbudet med lägst pris alltid väljas?
Upphandlande organisationer är skyldiga att alltid anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga avgör den upphandlande organisationen utifrån den utvärderingsgrund som används i upphandlingen. Ekonomiskt mest fördelaktigt är alltså inte alltid synonymt med lägst pris i anbudet.

Vi har beskrivit mer om de olika utvärderingsgrunderna för förhållandet till efterfrågad kvalitet i inlägget Är enbart pris en lämplig och tillåten utvärderingsgrund? i vår Frågeportal.

Går det att använda funktionskrav vid upphandling av entreprenadtjänster?
Ett sätt att öppna upp för innovativa lösningar vid upphandling är att använda funktionskrav. Att ställa funktionskrav är ett förhållningssätt som ibland kallas för funktionsupphandling, innovationsupphandling, effektupphandling eller utfallsupphandling. Det är alltså inte ett särskilt upphandlingsförfarande utan en metod för att öka möjligheten till innovation och för att bredda konkurrensen. 

Vid upphandling med funktionskrav beskriver den upphandlande organisationen de behov som ska tillgodoses eller vilken effekt som ska uppnås, för att sedan lämna det öppet för anbudsgivarna att lösa hur det ska gå till. Genom att efterfråga utfall eller effekt i stället för en specifik lösning skapas ett större utrymme för innovativa lösningar och för andra typer av aktörer att delta än de som traditionellt sett kanske hade deltagit i upphandlingen. Det är fullt möjligt att ställa funktionskrav i en entreprenadupphandling. I många fall är det lämpligt att blanda funktions- och detaljkrav inom ramen för samma upphandling.

Läs mer om Innovation i upphandling och Funktionskrav i upphandling på vår webbplats.

Får entreprenörerna bjudas in till dialog?
Ja, entreprenörer och leverantörer får bjudas in till dialog inför en upphandling. I många fall är det nödvändigt för att upphandlingen ska kunna genomföras på ett bra och effektivt sätt. Under dialogen är det möjligt för den upphandlande organisationen att lära sig mer om marknaden förutsättningar. Det är även möjligt att se till att behovet som ska tillgodoses genom upphandlingen är tillräckligt tydligt beskrivet och att kraven som ställs är lämpliga och rimliga.

Läs mer om tidig dialog på vår webbplats.

Vissa förfaranden tillåten dialog under upphandlingen
Det går att komma långt med de möjligheter till dialog som finns inför en upphandling. Beroende på den upphandlande organisationens målsättning och förutsättningar kan det dock ibland vara lämpligt att använda ett upphandlingsförfarande som medger att upphandlingsdokumenten tas fram tillsammans med marknaden. I sådana fall, och om övriga förutsättningar för att få tillämpa förfarandet är uppfyllda, kan konkurrenspräglad dialog användas. I vissa fall kan även förhandlat förfarande med föregående annonsering vara ett gott alternativ.

Läs mer om konkurrenspräglad dialog samt förhandlat förfarande med föregående annonsering och när det får användas på vår webbplats.

Anbud med alternativa utföranden
Ett annat sätt för upphandlande organisationer att öppna upp för andra lösningar är att tillåta anbud med alternativa utföranden. Det innebär att det är möjligt för leverantören att lämna in flera anbud med olika lösningar på den upphandlande organisationens problem.

Vi har skrivit mer om alternativa utföranden i inlägget Får en leverantör lämna flera anbud i samma upphandling? i vår Frågeportal.

Med vänlig hälsning,