Måste en videointervju spelas in?

Hej
Under en offentlig upphandling, när en del av anbudet består av intervju, måste denna intervju då spelas in?

Leverantörernas anbud bestod av flera delar, varvid en del som också poängsattes var en videointervju.

När jag bad om att få ta del av det vunna anbudet fick jag det som hade lämnats in skriftligen. Jag efterfrågade då en digital kopia av intervjun och fick då till svar att denna inte hade spelats in.

Jag hävdar att detta är en del av anbudet eftersom leverantörerna blev betygsatta efter hur de presterade på denna intervju.

Vem har "rätt"?

Hej Robert,

Det finns inget krav i upphandlingslagstiftningen att intervjuer måste spelas in. Däremot ska kommunikation som sker muntligen i en upphandling dokumenteras av den upphandlande organisationen.

Regler om kommunikation vid upphandling
Vid upphandling på det direktivstyrda området är huvudregeln att kommunikation mellan en upphandlande organisation och en leverantör ska ske med elektroniska medel. Muntlig kommunikation får dock användas om den inte avser de väsentliga delarna av upphandlingen. Med de väsentliga delarna av upphandlingen avses upphandlingsdokument, anbudsansökningar, intresseförklaringar och anbud. Vid upphandling på det icke-direktivstyrda området ska kommunikation mellan en upphandlande organisation och en leverantör ske skriftligt. Muntlig kommunikation kan dock användas som ett komplement om den upphandlande organisationen bedömer det lämpligt.

Även om det kan diskuteras hur användning av intervjuer i olika skeden av en upphandling förhåller sig till reglerna om kommunikation på det direktivstyrda området har domstolar inte ansett att det finns något hinder mot att använda intervjuer i utvärderingsfasen i en upphandling. En förutsättning är att den upphandlande organisationen beskriver hur intervjuerna ska genomföras, vilka omständigheter som är av betydelse vid intervjuerna och hur bedömningen av intervjuerna kommer gå till. Detta följer av de grundläggande upphandlingsprinciperna, särskilt öppenhetsprincipen.

Dokumentationsplikt
Utöver skyldigheten att beskriva förutsättningarna för intervjuerna är den upphandlande organisationen skyldig att dokumentera uppgifter från muntlig kommunikation som är av betydelse för upphandlingen. I förarbetena beskrivs att särskilt sådan muntlig kommunikation med anbudsgivare som väsentligen kan påverka innehållet i och bedömningen av anbuden ska dokumenteras i tillräcklig utsträckning och på lämpligt sätt, till exempel genom skriftliga eller
inspelade redogörelser eller sammanfattningar av huvudinnehållet i kommunikationen. Uppgifter från intervjuer som har betydelse i upphandlingen ska alltså dokumenteras på något sätt.

Det finns ett antal avgöranden från förvaltningsrätter där frågan om dokumentation i förhållande till genomförda intervjuer har berörts. I ett av dessa avgöranden menade den klagande leverantören bland annat att utvärderingen brustit i transparens därför att anteckningar från genomförda intervjuer inte visade någon tydlig och konkret dokumentation av vad som faktiskt hade sagts, visats och beskrivits vid intervjun, eller vilka uppföljande frågor som ställts. Domstolen bedömde dock att dokumentationen varit tillräcklig och att den upphandlande organisationen förhållit sig till det som framgick i upphandlingsdokumenten.

Sammanfattningsvis är det som utgångspunkt möjligt att använda intervjuer i utvärderingsfasen i en upphandling. Det finns inget krav på inspelning men muntliga uppgifter som har betydelse för upphandlingen ska dokumenteras i tillräcklig utsträckning och på lämpligt sätt. Vad som utgör tillräcklig dokumentation är något som måste bedömas i varje enskilt fall.

Källhänvisningar

• 12 kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – en upphandlande organisation och en leverantör ska använda allmänt tillgängliga elektroniska medel när de kommunicerar med varandra under en upphandling
• 12 kap. 5 § LOU – muntlig kommunikation får användas om kommunikationen inte avser de väsentliga delarna av upphandlingen och det som kommuniceras dokumenteras
• prop. 2015/16:195 s. 1069 – om muntlig kommunikation vid upphandling och vad som utgör väsentliga delar av upphandlingen
• 19 kap. 12 § LOU – förfarandet vid en upphandling är skriftligt. Muntlig kommunikation får användas som ett komplement om den upphandlande organisationen bedömer att det är lämpligt
• Förvaltningsrätten i Luleås dom i mål nr 2816-17 2817-17, Förvaltningsrätten i Stockholms dom i mål nr 26601-18, Förvaltningsrätten i Linköpings dom i mål nr 8648-17 – exempel på avgöranden som berör frågan om dokumentation av intervjuer.

Med vänlig hälsning,