Hur mycket får viktningen och tilldelningskriterierna ändras i ett dynamiskt inköpssystem?

En fråga gällande specificering av tilldelningskriterier i dynamiskt inköpssystem.

En inköpscentral vill upprätta ett DIS.
För Steg 1 Anbudsinfordran har jag uppfattat det som att man ska ange de tilldelningskriterier som kommer att användas. Dessa kan sedan preciseras närmare i Steg 2 Anbudsinbjudan.

Om detta stämmer, är min följdfråga: Planen är att i Steg 1 ange att avtal kommer tilldelas den leverantör vars anbud är mest ekonomiskt fördelaktigt utifrån pris och kvalitet.

Men, måste man också definiera kriteriernas förhållande till varandra redan i Steg 1?
För vissa av inköpscentralens beställare kan priset vara av större vikt, medan för andra ex referenser kommer att vara av hög vikt. Det är alltså svårt för inköpscentralen, att innan de specifika beställningarna inkommer, avgöra hur olika viktningar kan komma att se ut.

För att summera det hela, skulle följande formulering för Steg 1 vara tillräcklig eller ofullständig:

"Avtal kommer tilldelas den leverantör vars anbud är ekonomiskt mest fördelaktigt, utifrån tilldelningskriterierna:

1. Pris
2. Kvalitet

Tilldelningskriterierna kommer att preciseras närmare i Anbudsinbjudan."

Hej,

Det framgår inte i din fråga om det dynamiska inköpssystemet omfattas av de direktivstyrda bestämmelserna eller av de icke-direktivstyrda bestämmelserna. I svaret nedan utgår vi från att det är de direktivstyrda bestämmelserna som är tillämpliga.

För att avgöra om ett visst upplägg eller formulering är förenligt med lagen om offentlig upphandling (LOU) behöver en bedömning göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall, vilket innebär att vi inte kan svara på om formuleringen i din fråga är tillräcklig eller ofullständig. Generellt sett gäller dock följande.

Tilldelningskriterierna ska anges i de ursprungliga upphandlingsdokumenten och får vid behov preciseras
Precis som du är inne på i din fråga så ska tilldelningskriterierna anges i de ursprungliga upphandlingsdokumenten som används för att inrätta det dynamiska inköpssystemet, det vill säga i steg 1. Dessa tilldelningskriterier får vid behov preciseras i respektive anbudsinbjudan som sker inom ramen för systemet, det vill säga i steg 2. Exakt vad som avses med detta framgår inte av det bakomliggande LOU-direktivet men i förarbetena till LOU anges att det kan finnas situationer där tilldelningskriterierna kan behöva anpassas till den specifika upphandlingen. Ett exempel som nämns i förarbetena är att leveranstiden för ett enskilt kontrakt är av särskild betydelse och kan därför behöver preciseras.

Eftersom den upphandlande organisationen ska tillämpa bestämmelserna om selektivt förfarande i samband med en upphandling inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem och då det inte finns specifika bestämmelser om utvärderingsgrunder och tilldelningskriterier i reglerna om dynamiska inköpssystem så innebär det att samma regler gäller vid upphandlingar som sker i det dynamiska inköpssystemet som vid upphandlingar som sker utanför ett sådan system.

Utvärderingsgrund är inte samma sak som tilldelningskriterier
Ett kontrakt ska som utgångspunkt tilldelas den leverantör som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån någon av utvärderingsgrunderna; bästa förhållande mellan pris och kvalitet, kostnad, eller pris. Vilken utvärderingsgrund som den upphandlande organisationen kommer att använd ska anges i något av upphandlingsdokumenten i steg 1.

När den upphandlande organisationen utvärderar anbuden på grunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet ska den bedöma anbuden utifrån vissa kvalitetsaspekter, det vill säga tilldelningskriterier, som har anknytning till det som ska anskaffas och som bedöms ge anbuden ett mervärde. Några exempel på kriterier som kan utgöra kvalitet är; leverans- eller tid för genomförande, miljöegenskaper, driftkostnader, service och tekniskt stöd samt estetiska, funktionella och tekniska egenskaper. Som framgår i inledningen av svaret ska även tilldelningskriterier avseende kvalitet anges i steg 1.

Det är alltså en skillnad mellan vad som är en utvärderingsgrund och vad som kan vara ett tilldelningskriterium. I sammanhanget kan nämnas att kvalifikationer och erfarenhet av den personal som ska utföra kontraktet i vissa fall kan ligga till grund för ett tilldelningskriterium. Notera dock att detta inte får blandas ihop med kvalificeringen, det vill säga leverantörens allmänna förmåga att utföra uppdraget.

Läs mer om grund för utvärdering på vår webbplats och vad som kan vara en kvalitetsaspekt samt vilka möjligheter det finns att utvärdera referenser i inläggen Vad är ”kvalitet” i utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet? och Får man utvärdera referenser? i vår Frågeportal.

Viktningen av tilldelningskriterierna i ett dynamiskt inköpssystem
När den upphandlande organisationen väljer att utvärdera anbudet på någon av grunderna bästa förhållande mellan pris och kvalitet eller kostnad ska tilldelningskriterierna viktas inbördes. Denna viktning ska som utgångspunkt anges i steg 1 när det kommer till dynamiska inköpssystem. Kriterierna får dock viktas inom intervall med en lämplig största tillåtna spridning. Vad som avses med ”lämplig största tillåtna spridning” är att intervallen inte får vara så stor att den upphandlande organisationen i praktiken får ett fritt handlingsutrymme att godtyckligt välja anbud. Om det, av objektiva skäl, inte är möjligt att ange en viktning så får kriterierna anges i fallande prioritetsordning.

Även om viktningen som utgångspunkt ska anges redan i steg 1 så kan den dock anges först i anbudsinbjudan, det vill säga i steg 2, om viktningen inte redan har angetts i någon av de ursprungliga upphandlingsdokumenten.

Läs mer om viktningen av tilldelningskriterierna i inläggen Vad innebär viktning av tilldelningskriterier med intervall med en lämplig största spridning? och Finns det några rekommendationer kring viktning när det gäller pris mot kvalitet? i vår Frågeportal.

Hur mycket får de tilldelningskriterier som anges i steg 1 ändras inför steg 2 inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem?
Precis som framgår i svaret ovan är det oklart exakt hur mycket tilldelningskriterierna och den viktning som anges i steg 1 får ändras inför steg 2. I kommissionens vägledning om DIS framgår att det inte är tillåtet att helt och hållet ändra de tilldelningskriterier som anges i steg 1 när ett kontrakt ska tilldelas inom ramen för systemet. Däremot kan viktningen, om den anges i form av största tillåtna spridning eller i fallande prioritetsordning, formuleras mer exakt i varje enskilt förfarande. Även tilldelningskriterierna kan preciseras ytterligare i detta steg under förutsättning att den allmänna uppdelning och beskrivningen av tilldelningskriterierna inte ändras.

Mer information och vägledning om hur man tillämpar ett dynamiskt inköpssystem finns i Dynamiska inköpssystem - Riktlinjer för användning som finns publicerad på EU:s publikationsbyrås webbplats.

Källhänvisningar

• 8 kap. 12 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – tilldelning av kontrakt inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem
• prop. 2015/16:195 s. 564 – exempel på när tilldelningskriterierna kan behöva anpassas till den specifika upphandlingen och därmed ha ett behov av att kunna preciseras i inbjudan att lämna anbud
• 8 kap. 3 § LOU – vid upphandlingar i ett dynamiskt inköpssystem ska den upphandlande organisationen tillämpa bestämmelserna för selektivt förfarande
• 16 kap. 1 § LOU – grunder för utvärdering
• 16 kap. 2 § LOU – tilldelningskriterier
• 16 kap. 6 § LOU – viktning av tilldelningskriterier
• Artikel 34.6 i Europakommissionens och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) – Den upphandlande myndigheten ska inbjuda alla deltagare som tas med i det dynamiska inköpssystemet att lämna ett anbud för varje enskilt kontrakt som ska tilldelas inom systemet i enlighet med artikel 54
• Artikel 54.1 i LOU-direktivet – vid selektiva förfarande ska den upphandlande organisationen samtidigt och skriftligen inbjuda alla utvalda anbudsansökande att lämna anbud
• Artikel 54.2 i LOU-direktivet – den inbjudan som avses i punkt 1 i den här artikeln ska också omfatta de uppgifter som anges i bilaga IX
• Bilaga IX p. 1.e i LOU-direktivet – den inbjudan att lämna anbud som föreskrivs i artikel 54 ska innehålla viktningen eller, i förekommande fall, prioritetsordningen av kriterierna för tilldelning av kontrakt om inte detta anges i meddelandet om upphandling eller i något av upphandlingsdokumenten.   

Vänliga hälsningar,

Hej, då tolkar jag det som att om man har angivit tilldelningskriterier och utvärderingsgrund i steg 1 i form av "vi kan komma att..." så har man gjort fel? alltså, för att ge oss handlingsutrymme så har vi angivit att vi kommer att använda oss av pris, eller pris och kvalitet som utvärderingsgrund, och avseende tilldelningskriterier, att vi kommer att välja "något av följande tilldelningskriterier..." vid utvärderingsgrund innehållande kvalitet... Det är ju svårt att förutse de här bitarna inför varje upphandling som ska göras under ett DIS löptid, och syftet med att uppnå flexibilitet utgår om man inte har det utrymmet.

Hej Susanne,

Inledningsvis kan nämnas att ett dynamiskt inköpssystem har många fördelar. Bland annat är det möjligt för nya leverantörer att ansöka om att få delta i systemet under hela systemets giltighetstid, vilket ger ökad konkurrens och större flexibilitet jämfört med ett ramavtal som är ett slutet system. Om det dynamiska inköpssystemet är rätt utformat ger det även möjlighet att på ett effektivt sätt få nya alternativ och lösningar från leverantörer på marknader med ständig förändring och under snabb utveckling.

Ett dynamiskt inköpssystem måste vara förenlig med de grundläggande upphandlingsprinciperna, däribland öppenhetsprincipen. Möjligheten att uppnå flexibilitet får inte göras på bekostnad av principerna.

Kan man ange samtliga utvärderingsgrunder i samband med inrättande av ett DIS för att sen i en specifik upphandling specificera vilken utvärderingsgrund som kommer att tillämpas i det fallet?
Eftersom ett dynamiskt inköpssystem ska genomföras enligt bestämmelserna om selektivt förfarande ska den upphandlande organisationen välja någon av utvärderingsgrunderna; pris, bästa förhållandet mellan pris och kvalitet eller kostnad. Det är alltså som huvudregel inte möjligt att välja samtliga utvärderingsgrunder, en sådan ordning skulle dessutom riskera att stå i strid mot den grundläggande upphandlingsprincipen om öppenhet då intresserade leverantörer inte på förhand vet vilken utvärderingsgrund som kommer att tillämpas.

Utöver utvärderingsgrunden ska även den upphandlande organisationen redan i samband med inrättandet av systemet ange vilka tilldelningskriterier som kommer att tillämpas i samband med utvärdering i senare upphandlingar. Dessa kriterier får inte ändras under systemet giltighetstid men får vid behov specificeras i samband med en specifik upphandling och ska då framgå i inbjudan att lämna anbud.

Kan man välja vilka tilldelningskriterier som ska tillämpas i en specifik upphandling som sker inom ramen för ett DIS?
Det finns inget uttryckligt förbud i upphandlingslagstiftningen mot att ange flera olika tilldelningskriterier i samband med inrättandet av systemet för att sedan välja ut vilka tilldelningskriterier som ska tillämpas för varje enskild upphandling. Däremot riskerar ett sådant upplägg att strida mot den grundläggande upphandlingsprincipen om öppenhet.

Av EU:s vägledning om dynamiska inköpssystem framgår att förutsättningen, vid en precisering av tilldelningskriterierna i en enskild upphandling, är att den allmänna uppdelningen och beskrivningen av tilldelningskriterierna som angavs vid inrättandet av systemet inte ändras.

Läs mer
Läs mer om fördelarna med ett dynamiskt inköpssystem på vår webbplats.

Källhänvisningar

• 8 kap. 3 § första stycket lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – vid upphandlingar i ett dynamiskt inköpssystem ska den upphandlande organisationen tillämpa bestämmelserna för selektivt förfarande
• 16 kap. 1 § LOU – utvärderingsgrunder för tilldelning av kontrakt
• 8 kap. 12 § LOU – tilldelningskriterierna ska framgå i samband med inrättandet av systemet och får vid behov preciseras i inbjudan att lämna anbud.

Vänliga hälsningar,