Är det tillåtet att göra en ändring i upphandlingsdokumenten efter annonsering skett?

Min fråga är om det är möjligt att ändra beloppsgränsen för FKU efter att upphandlingen annonserats? Eller är detta att betrakta som en väsentlig ändring och därmed ej möjlig utan att avbryta upphandlingen?
Samma fråga gäller för antal entreprenörer som ska kontrakteras - är det ok att ändra antal efter att upph. annonserats eller är det en väsentlig ändring?

Hej Angelica,

Det framgår inte tydligt men vi tolkar det som att det är frågan om ett ramavtal där tilldelningen av kontrakten ska ske delvis efter en förnyad konkurrensutsättning, och vilka möjligheter det finns att göra ändringar i upphandlingsdokumenten för ramavtalet efter det att annonsering skett. Återkom gärna med ett förtydligande om det är så att vi har missuppfattat förutsättningarna i din fråga.

För att avgöra om en ändring är väsentlig eller inte måste en bedömning göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall vilket innebär att vi inte kan svara på din fråga. Generellt sätt gäller dock följande.

Är det någonsin möjligt att göra en ändring i en annonserad upphandling och hur vet man om är väsentlig?
Ja, det är som utgångspunkt alltid tillåtet att genomföra ändringar och justeringar i upphandlingsdokumenten under annonseringstiden.

Om ändringarna eller justeringarna är väsentliga ska anbudstiden som regel förlängas. Av LOU-direktivet framgår att väsentliga ändringar bör förstås som att det rör omfattande ändringar särskilt i de tekniska specifikationerna, i det fall ändringarna innebär att leverantörerna skulle behöva mer tid för att förstå dem och reagera på dem på lämpligt sätt. Om ändringarna inte påverkar leverantörens möjlighet att utarbeta ett välgrundat anbud behöver anbudstiden alltså inte förlängas oavsett i vilken del av upphandlingsdokumenten som ändringen sker.

En ändring får dock inte vara så väsentlig att den skulle innebära att andra anbudssökanden hade kunnat väljas ut eller att andra leverantörer hade kunnat vara med i upphandlingsprocessen. Av direktivet framgår att detta särskilt skulle kunna vara fallet om kontraktet eller ramavtalet till sin art skiljer sig väsentligt från det kontrakt som ursprungligen fastställdes i upphandlingsdokumenten. I det fallet räcker det inte med att förlänga anbudstiden utan upphandlingen bör då avbrytas och annonseras på nytt.

Innebär detta att alla ändringar av ett kvalificeringskrav eller ett obligatoriskt krav är en väsentlig ändring?
I princip alla ändringar i ett upphandlingsdokument kan leda till att fler eller andra leverantörer hade kunnat vara med i upphandlingsprocessen. Detta är särskilt fallet om ändringar sker i ett kvalificeringskrav eller ett annat obligatoriskt krav. Utifrån det som står i direktivet innebär detta att en ändring i något av dessa krav som utgångspunkt inte är tillåten.

För att en leverantör ska vinna framgång i en eventuell överprövning krävs det dock att leverantören kan visa att denne har lidit eller riskerar att lida skada på grund av ändringen samt har haft ett intresse av att tilldelas kontraktet i upphandlingen.

En leverantör som har lämnat anbud i upphandlingen trots de ändringar som har skett ska alltså kunna visa att denne har lidit skada på grund av ändringen. Att ändringen innebär att leverantören inte längre är kvalificerad eller inte uppfyller ett obligatoriskt krav innebär som regel inte en skada eller risk för skada under förutsättning att kravet följder de grundläggande upphandlingsprinciperna i övrigt.

Sammanfattningsvis är det alltså möjligt att genomföra ändringar i såväl ett kvalificeringskrav som i ett obligatoriskt krav efter det att annonsering har skett. Det kan dock finnas en risk att en leverantör som har haft ett intresse av att tilldelas kontraktet i den aktuella upphandling men som inte har kunnat lämna anbud utifrån de ursprungliga kraven, kan visa att denna har lidit eller riskerat att lida skada på grund av ändringarna. Så vitt vi känner till har denna fråga dock inte blivit prövad i domstol. Vilken grad som leverantören i det fallet måste bevisa intresset av att tilldelas kontraktet samt dennes skada eller risk för skada får därmed betraktas som oklar. Möjligtvis kan även leverantörens skyldighet att försöka begränsa sin skada under annonseringstiden genom att påtala brister i upphandlingen, spela roll vid skadebedömningen.

Läs mer
Läs mer om vad som gäller vid ändringar i upphandlingsdokumenten efter det att upphandlingen är annonserad samt förutsättningarna för att ha talerätt vid en ansökan om överprövning i inläggen Vad gäller vid väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten under anbudstiden?, Förlängning av anbudstiden vid väsentlig ändring och Vem har talerätt vid överprövning av en upphandling? i vår Frågeportal.

Källhänvisning

• Skäl 81 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) – för att leverantörerna ska ha tillräckligt med tid på sig att utarbeta ett välgrundat anbud kan den ursprungligt fastställda tidsfristen måsta förlängas
• 11 kap. 8 § punkten 2 lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – förlängning av tidsfristen för anbud
• prop. 2015/16:195 s. 1064 – vid så väsentliga ändringar av upphandlingsdokumenten att upphandlingens art ändras, måste upphandlingen göras om.

Vänliga hälsningar,