Får en leverantör ansöka om att delta i flera olika kategorier i ett dynamiskt inköpssystem?

Får en leverantör skicka in parallella ansökningar (steg 1) till ett DIS för att underlätta sin interna administration då anbudsinbjudningar skickas till en och samma e-postadress.
I ett DIS som innehåller fler områden vill en leverantör skicka in flera ansökningar för att få fler olika mottagaradresser till kommande anbudsinbjudningar.

Om en leverantör får skicka in fler ansökningar, kan UM neka att godkänna parallella ansökningar och bara godkänna en? Då är ju leverantören ansluten.

Hej Ola,

Det framgår inte tydligt i din fråga men vi tolkar det som att ni har ett dynamiskt inköpssystem som är indelat i kategorier. Vidare tolkar vi det som att ni med parallella ansökningar menar att samma leverantör skickar ansökningar till flera olika kategorier innehållande olika kontaktuppgifter beroende på vilken kategori som ansökan avser. Återkom gärna med ett förtydligande om det är så att vi har missuppfattat förutsättningarna i frågan.

Att dela in ett dynamiskt inköpssystem i kategorier och syftet med detta
En upphandlande organisation får dela in ett dynamiskt inköpssystem i kategorier av varor, tjänster och byggentreprenader. Syftet med denna möjlighet är att underlätta för små och medelstora företag att delta i stora dynamiska inköpssystem. Exempelvis kan kategorierna delas in utifrån högsta värde av de kontrakt som ska tilldelas inom ramen för respektive kategori men det kan även vara andra objektiva faktorer så som exempelvis olika tjänste- eller produktområden. Exakt vilka kategorier som ett system kan delas upp i framgår varken av lagen eller dess förarbeten utan får närmare bestämmas utifrån de behov som det dynamiska inköpssystemet ska täcka. Notera dock att indelningen av kategorier ska ske utifrån objektiva faktorer.

När ett dynamiskt inköpssystem är indelat i kategorier ska kvalificeringskraven anges för respektive kategori. Leverantörerna kan därefter som utgångspunkt välja om den vill ansöka om att vara ansluten till en, flera eller alla kategorier. Vid en upphandling som sker inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem som är indelat i kategorier måste den upphandlande organisationen inledningsvis identifiera vilken av kategorierna det är som blir tillämpliga för upphandlingen. Därefter ska den upphandlande organisationen skicka ut en inbjudan att lämna anbud till samtliga leverantörer som har godkänts i den kategori som motsvarar den aktuella upphandlingen.

Kan man begränsa antalet ansökningar en leverantör kan lämna?
Det finna ingen uttrycklig bestämmelse i lagen om offentlig upphandling (LOU) som reglerar hur många ansökningar en leverantör får skicka in till ett dynamiskt inköpssystem eller om det är tillåtet för en upphandlande organisation att begränsa antalet ansökningar från en och samma leverantör. När en leverantör väljer att ansöka om att delta i ett dynamiskt inköpssystem som är indelat i kategorier ska dock ansökan prövas utifrån den kategori som ansökan gäller och utifrån de kvalificeringskrav som ställts i den specifika kategorin.

Om leverantören väljer att ansöka om att få delta i flera kategorier bör leverantören som regel dels kunna lämna olika bevis för att visa att denne uppfyller kraven i respektive kategori som denne ansöker om att delta i, dels lämna olika kontaktuppgifter för vart inbjudan att lämna anbud för respektive kategori ska skickas. Eftersom det enbart är de leverantörer som är godkända i den berörda kategorin som ska få en inbjudan att lämna anbud bör olika kontaktuppgifter i de olika kategorierna inte leda till några större administrativa problem för den upphandlande organisationen. Att inbjudan att lämna anbud skickas till rätt person hos leverantören minskar dessutom risken för att inbjudan att lämna anbud hamnar mellan stolarna hos leverantören vilket ökar möjligheten för den upphandlande organisationen att få in ett anbud från just den leverantören.

Notera även att en leverantör kan välja att ansöka om att få delta i olika kategorier under hela det dynamiska inköpssystemets löptid vilket innebär att det som regel inte är tillåtet att förkasta en ansökan till en kategori med hänvisning till att leverantören redan är ansluten till systemet i en annan kategori.

Källhänvisningar

• 8 kap. 2 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – ett dynamiskt inköpssystem får delas in i kategorier av varor, tjänster eller byggentreprenader
• 8 kap. 3 § LOU – om det dynamiska inköpssystemet är indelat i kategoriserar ska kvalificeringskraven specificeras för respektive kategori
• 8 kap. 10 § LOU – den upphandlande organisationen ska bjuda in samtliga leverantörer som har godkänts som deltagare i den kategori som motsvarar berörd upphandling att lämna anbud
• prop. 2015/16:195 s. 557–558 – syftet med möjligheten att dela in ett dynamiskt inköpssystem i kategorier.

Vänliga hälsningar,

Hej,
DIS:et är inte indelat i kategorier.

Hej Ola,

Tack för ditt förtydligande och vi ber om ursäkt för att vi missuppfattade förutsättningarna i din fråga.

Det finns inget uttryckligt förbud mot att en leverantör lämnar in flera ansökningar till ett dynamiskt inköpssystem som inte är indelat i kategorier. Eftersom en upphandlande organisation ska skicka en inbjudan om att lämna anbud till samtliga leverantörer som är godkända i systemet skulle det dock innebära att en leverantör som väljer att skicka in flera ansökningar kommer att få flera mejl till olika mejladresser för samma upphandling.

Även om det är möjligt att skicka in flera parallella ansökningar bör det dock inte vara möjligt för en leverantör att kräva att den upphandlande organisationen ska skicka inbjudan till en specifik mejladress då detta skulle öka den upphandlande organisationens administrativa börda och även riskera att inbjudan i vissa fall skickas till fel mejl.

Vänliga hälsningar,