Bör man ha säkerhetsskyddsavtal vid ett DIS?

Hej,

Vi undersöker just nu möjligheterna för att starta upp ett dynamiskt inköpssystem, men har ett behov av att teckna säkerhetsskyddsavtal med våra leverantörer i detta DIS.
Vi har fått olika besked från våra jurister och vår säkerhetsavdelning om när i processen det är möjligt att göra detta, och jag vänder mig därför till er med frågan.
Är det möjligt att teckna säkerhetsskyddsavtal vid ett DIS redan under kvalificeringen, och det sedan hänger med under hela tiden DIS är aktivt/leverantören väljer att delta, i princip som det funkar vid ett ramavtal?
Eller behöver vi vid varje nytt avrop i DISet teckna nytt avtal med leverantörerna?
Det låter som om att det vid alternativ två skulle kunna bli väldigt tidskrävande, och att ledtiden från att avropsförfrågan går ut i DISet fram tills att vi har tjänsten på plats kan bli väldigt långt.

Vänligen
Ylva

Hej Ylva,

Generellt om när under inköpsprocessen som ett säkerhetsskyddsavtal ska ingås
Inledningsvis bör det nämnas att det finns ingenting i upphandlingslagstiftningens bestämmelser som reglerar frågan om när under en upphandlingsprocess som ett säkerhetsskyddsavtal ska tecknas. Däremot framgår det av säkerhetsskyddslagen att ett säkerhetsskyddsavtal ska tecknas innan en utomstående aktör kan få tillgång till säkerhetskänsliga verksamheten eller säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter. Vilket skede i en upphandling som ett säkerhetsskyddsavtal ska tecknas beror alltså främst på när tillgången till uppgifterna sker.

Om uppgifterna krävs för att leverantörerna ska kunna lämna anbud bör upphandlingen genomföras antingen som ett förhandlat förfarande eller som ett selektivt förfarande. I det fallet ingås säkerhetsskyddsavtal som utgångspunkt i samband med steg 1, det vill säga efter det att den upphandlande organisationen har prövat vilka anbudsgivare som är kvalificerade. I det fallet ska säkerhetsskyddsavtal tecknas med samtliga leverantörer som kommer att bjudas in att lämna anbud i upphandlingen. Om tillgången till uppgifterna inte krävs för att leverantörerna ska kunna lämna anbud ska säkerhetsskyddsavtalet tecknas först efter det att tilldelningsbeslutet har skickats ut och då endast med vinnande leverantör/leverantörer.

När en upphandlande organisation har ingått ett säkerhetsskyddsavtal ska detta anmälas till organisationens tillsynsmyndighet. En anmälan ska också göras när säkerhetsskyddsavtalet upphör att gälla.

Reglerna kring dynamiska inköpssystem
Ett dynamiskt inköpssystem är en elektronisk metod för upphandling. Alla leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven som den upphandlande organisationen har ställt enligt 14 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU) ska godkännas som leverantör till systemet. Systemet ska dessutom vara öppen för nya leverantörer under hela giltighetstiden och redan godkända leverantörer har när som helst möjlighet att utträda ur systemet.

Vid upphandling enligt ett dynamiskt inköpssystem som omfattas av de direktivstyrda bestämmelserna ska reglerna för selektivt förfarande tillämpas. Det innebär att processen uppdelad i två delar, kvalificering till systemet och sedan anbudsinlämning. En stor skillnad mellan en upphandling som genomförs enligt ett selektivt förfarande och en upphandling som genomförs inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem är dock att det i det senare fallet inte är tillåtet att begränsa antalet leverantörer som ska få lämna anbud. Det innebär att alla leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven ska få en inbjudan att lämna anbud så snart en upphandling genomförs inom ramen för systemet.

När ska man teckna säkerhetsskyddsavtal vid upphandling enligt ett dynamiskt inköpssystem?
Som framgår ovan finns inga upphandlingsrättsliga bestämmelser som reglerar när ett säkerhetsavtal ska tecknas under en upphandlingsprocess utan att detta främst beror på när leverantörerna kommer att få tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.

Om uppgifterna krävs för att leverantörerna ska kunna lämna anbud i de upphandlingar som planeras inom ramen för systemet så bör säkerhetsskyddsavtalet tecknas redan i samband med att leverantörerna blir godkända i systemet.

Notera dock att alla leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven enligt 14 kap. LOU ska godkännas som leverantörer och få en inbjudan att lämna anbud i kommande upphandlingar som görs inom ramen för systemet. Det bör även uppmärksammas att det finns en tidsgräns för hur lång tid den upphandlande organisationen har på sig att utvärdera en ansökan om att få delta i ett dynamiskt inköpssystem. Denna tidsfrist är som huvudregel 10 arbetsdagar men får förlängas till 15 dagar när det finns skäl för det. En säkerhetsprövning i sig tar dock som regel längre tid än denna tidsfrist, vilket innebär att en upphandlande organisation som väljer att villkora deltagandet i ett dynamiskt inköpssystem med krav på ett säkerhetsskyddsavtal riskerar att bryta mot den lagstadgade tidsfristen för prövning av leverantörernas ansökan. Mot bakgrund av ovan angivna anledningar har vi svårt att se att det skulle vara möjligt eller i varje fall vara lämpligt att inrätta ett dynamiskt inköpssystem där säkerhetsskyddsavtal med tillhörande säkerhetsprövning ska ske redan i steg 1.

En annan aspekt är också att den upphandlande organisationens anmälningsskyldighet till sin tillsynsmyndighet. Med tanke på att ett dynamiskt inköpssystem ska vara öppen för nya leverantörer under hela löptiden samt möjlighet för leverantörer att när som helst utträda ur systemet så skulle ett tecknande av säkerhetsskyddsavtal redan i steg 1 kunna leda till ökad administration för alla parter.

Utöver ovanstående finns även andra saker man som upphandlande organisation måste ta ställning till i samband med att ett säkerhetsskyddsavtal ska tecknas och som kan påverka möjligheten att teckna ett generellt säkerhetsskyddsavtal med alla potentiella leverantörer.

Läs mer
Läs mer om säkerhetsskyddad upphandling i vår webbvägledning samt om säkerhetsskyddsavtal på säkerhetspolisens webbplats.

Källhänvisningar

• 4 kap. 1 § säkerhetsskyddslag (2018:585) – när man ska teckna säkerhetsskyddsavtal
• 8 kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling) (LOU) – ett DIS ska vara öppen för leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven
• 14 kap. 1 § LOU – vad kvalificeringskraven får avse
• 8 kap. 7 § LOU – tidsfristen för att ansöka till ett dynamiskt inköpssystem är 10 dagar men kan förlängas till 15 dagar om det föreligger skäl för det
• 4 kap. 9 § säkerhetsskyddslag – när den upphandlande organisationen ska samråda med sin tillsynsmyndighet.

Med vänlig hälsning,