Får man göra ändringar i upphandlingsdokumenten efter annonsering av en konkurrenspräglad dialog?

Är det tillåtet att göra en ändring i upphandlingsdokumenten efter annonsering skett i en upphandling som drivs inom ramen för konkurrenspräglad dialog?

Hej Madelene,

Som vi tolkar din fråga så handlar det om ändringar som sker i steg 1, det vill säga i det skedet när den upphandlande organisationen har annonserat sin upphandling och intresserade leverantörer har möjlighet att ansöka om att få delta i dialogen.

De bestämmelser som finns i lagen om offentlig upphandling (LOU) om ändringar i upphandlingsdokumenten, och som innebär att upphandlingen i vissa fall måste göras om och i andra fall att tidsfristen måste förlängas, är främst kopplad till anbudsfasen (steg 2) och inte till ansökningsfasen (steg 1).

Det bör dock även vara möjligt att genomföra ändringar i upphandlingsdokumenten efter annonsering i steg 1. Ibland kan det vara nödvändigt att genomföra en ändring om syftet exempelvis är att justera ett krav som efter annonsering har bedömts vara oproportionerligt eller om ändringen syftar till att förtydliga upphandlingsdokumenten. Att inte genomföra en ändring i dessa fall skulle innebära att upphandlingsdokumenten annars riskerar att bryta mot de grundläggande upphandlingsprinciperna om proportionalitet och öppenhet.

Eftersom det inte finns några motsvarande regler i steg 1, om att ändringar i upphandlingsdokumenten i vissa fall kräver att upphandlingen görs om eller att anbudstiden förlängs om ändringen är väsentlig, så finns det inte någon sådan lagstadgad skyldighet. Att inte vidta några sådana åtgärder skulle dock riskera att strida mot de grundläggande upphandlingsprinciperna om bland annat öppenhet, proportionalitet och likabehandling. Det gäller särskilt om ändringen är så väsentlig att upphandlingens art ändras eller om ändringen sker tätt inpå sista ansökningsdag och ändringen påverkar leverantörernas möjlighet att utarbeta sina anbudsansökningar. Det kan därför ändå finnas skäl att förlänga ansökningstiden vid en ändring eller avbryta upphandlingen om ändringen innebär att upphandlingens art har ändrats.

Även ur ett affärsmässigt perspektiv kan det vara bra att förlänga tidsfristen för anbudsansökningar om det sker en ändring i upphandlingsdokumenten. Detta dels för att öka konkurrensen och få in så många anbudsansökningar som möjligt, dels för att säkerställa att de leverantörer som kommer att bli inbjudna att delta i dialogen verkligen vet alla förutsättningar redan när de ansöker om att få delta så att de inte väljer att tacka nej till inbjudan att lämna anbud.

Läs mer
Du kan läsa mer om bestämmelserna som innebär en skyldighet att i vissa fall avbryta upphandlingen och i vissa fall förlänga anbudstiden i inläggen Vad gäller vid väsentliga ändringar av upphandlingsdokumenten under anbudstiden?, Är det tillåtet att göra en ändring i upphandlingsdokumenten efter annonsering skett? och Förlängning av anbudstiden vid väsentliga ändring i vår Frågeportal.

Om vi har missuppfattat förutsättningarna i din fråga och ändringarna är tänkt att genomföras i dialogfasen, det vill säga i steg 2, får ändringarna inte avse väsentliga aspekter i anbudet eller upphandlingen. Du kan läsa mer om detta i inlägget Får den upphandlande myndighetens behov ändras under en konkurrenspräglad dialog? i vår Frågeportal.

Vänliga hälsningar,