Hur ska man tänka vad gäller beloppsgräns i ett kombinerat ramavtal?

Hej!
Vi överväger att göra några upphandlingar med "Särskild fördelningsnyckel". Vi har dock svårt för att hitta beskrivningar/förklaringar kring hur man ska tänka gällande beloppsnivåerna. Det vill säga hur högt belopp man kan sätta per köp/avrop för att kunna nyttja särskild fördelningsnyckel. Låt mig ta några exempel:

Vi avser att upphandla ett ramavtal gällande kontorsmaterial, vi leker med tanken att vi vill skriva avtal med 3-4 leverantörer. Under avtalsperioden på fyra år räknar vi med att vi köper in varor för ca 4 000 000 SEK. Det är ett flertal verksamheter hos oss som löpande köper in kontorsmaterial varje vecka. Skulle det vara möjligt att sätta en nivå på exempelvis 20 000 SEK per köp för att nyttja särskild fördelningsnyckel, och där man köper för över 20 000 SEK så sker en förnyad konkurrensutsättning? Vad är det egentligen som styr vilket belopp man kan sätt vid särskild fördelningsnyckel?

Ett annat exempel är om vi exempelvis vill köpa in mikroskåp. Här tänker vi oss att skriva ett ramavtal på 4 år med 2-3 leverantörer, där avtalsvärdet är 2 000 000 SEK. Varje mikroskop kostar ca 100 000 SEK. Kan vi ha en särskild fördelningsnyckel där beloppet ligger på exempelvis 200 000 SEK?

Jag vore tacksam om jag kunde få lite vägledning kring hur man ska tänka och vad som egentligen inte är ok enligt LOU. Jag förstår att man inte kan sätt hur högt belopp som helst, men var går egentligen gränsen?

Hej,

Kombinerade ramavtal
Vi tolkar det som att ni funderar över att upphandla ramavtal med flera leverantörer, där tilldelning av kontrakt delvis sker efter en förnyad konkurrensutsättning. Det kan också kallas för ett kombinerat ramavtal, eller ett ramavtal med kombinerad avropsordning. Möjligheten att upphandla ett kombinerat ramavtal framgår direkt i lagen om offentlig upphandling (LOU). Syftet med möjligheten är att öka flexibiliteten för upphandlande organisationer samtidigt som hänsyn tas till de grundläggande upphandlingsprinciperna såsom principen om likabehandling och öppenhetsprincipen.

Om man avser använda en sådan modell ska de objektiva villkoren som den upphandlande organisationen ska använda när den avgör om tilldelning ska ske utan eller efter en förnyad konkurrensutsättningen tydligt framgå av upphandlingsdokumenten. Att förnyad konkurrensutsättning kommer att användas om kontraktet överstiger ett visst värde är ett exempel på ett sådant objektivt villkor. Den upphandlande organisationen ska även ange vilka objektiva villkor den kommer att tillämpa för att avgöra vilken leverantör som ska tilldelas kontraktet när tilldelningen sker utan en förnyad konkurrensutsättning. Dessa objektiva villkor kan exempelvis vara en fastställd rangordning eller en annan fördelningsnyckel.

Vad är en lämplig gräns för förnyad konkurrensutsättning?
Det finns ingen uttrycklig gräns i lagen för när det är lämpligt att övergå till förnyad konkurrensutsättning. Det beror bland annat på att en gräns i form av ett värde bara är ett sätt ange när fördelningsnyckel respektive förnyad konkurrensutsättning ska användas. Andra objektiva villkor kan också vara möjliga. Ett annat skäl är att förutsättningarna i olika ramavtal kan skilja sig mycket åt. Om kontraktets värde används som gräns måste därför den upphandlande organisationen själv bedöma vad som är en lämplig nivå utifrån omständigheterna i det enskilda fallet.

I sammanhanget kan nämnas att det är tillåtet att tilldela kontrakt i ett ramavtal enbart med fördelningsnyckel. Det finns därmed inget förbud mot att göra avrop med fördelningsnyckel till högre värden. Det kan dock affärsmässigt vara lämpligt att låta leverantörerna konkurrera på nytt, till exempel om kontraktets värde är högt. Det finns även möjlighet att vid förnyad konkurrensutsättning anpassa villkoren i viss mån, vilket också kan vara en fördel beroende på omständigheterna för det enskilda avropet.

Beräkning av värde inför avrop
Om ni väljer att använda värde som objektivt villkor för när förnyad konkurrensutsättning ska användas, kan det vara lämpligt att ange i upphandlingsdokumenten vad som gäller om er uppskattning av värdet inte matchar resultatet. Om ni till exempel uppskattar att värdet kommer överstiga gränsen för förnyad konkurrensutsättning, men anbuden som kommer in sedan understiger den nivån, kan det annars uppstå frågor om tilldelningen skett på rätt sätt.
Läs mer i inlägget Hur räknar man ut värdet av ett enskilt avrop så man vet om man ska genomföra en fku eller inte? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 7 kap. 7 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – tilldelning av kontrakt delvis efter en förnyad konkurrensutsättning
• prop. 2015/16:195 s. 521 och 1013-1014 – syftet med möjligheten att använda tilldelning av kontrakt delvis efter en förnyad konkurrensutsättning är att öka flexibiliteten för upphandlande myndigheter.

Med vänlig hälsning,