Arbetsrättsliga villkor, är det möjligt att ställa krav på tillgång till lönesystem?

Hej,

Enligt era kriterier för arbetsrättsliga villkor står det angivet nedan för revision/uppföljning:

"Leverantören ska möjliggöra för [Den upphandlande myndigheten] att själv eller genom ombud utföra revisioner hos leverantören och/eller hos dess underleverantörer för att säkerställa att leverantören uppfyller sitt åtagande enligt punkt 1 och att Villkoren efterlevs. Leverantören ska i samband med revision tillhandahålla de uppgifter och den dokumentation som behövs för att kontrollera att Villkoren efterlevs, till exempel tidrapportering, scheman, lönespecifikationer och anställningsavtal för berörda arbetstagare."

Vi undrar om det går att skriva in att vi som beställare ska få tillgång till entreprenörens (samt eventuella underentreprenörers) lönesystem för att få redovisat lön för berörda arbetstagare som arbetar på våra avtal? Eller är det svårt att specificera att vi ska få tillgång till just deras lönesystem?

Återkom gärna om jag ska utveckla frågan,

Vänlig hälsning
Kristina

Hej Kristina,

Inledningsvis vill vi informera om att Upphandlingsmyndigheten inte gör bedömningar i enskilda fall, vi bistår däremot gärna med generell vägledning och redogörelse för olika aspekter som den upphandlande organisationen bör tänka på vid utformning av villkor för avtalsuppföljning.
Frågan om hur man ska följa upp arbetsrättsliga villkor är inte helt enkel. Utgångspunkten är att samtliga krav i en upphandling ska utformas i enlighet med de grundläggande upphandlingsprinciperna.

När det kommer till villkor för uppföljning av arbetsrättsliga villkor finns det utmaningar dels i dataskyddsfrågan, det vill säga regelverket för behandling av personuppgifter i dataskyddsförordningen (GDPR) och dels när det gäller att utforma krav som är förenliga med de grundläggande upphandlingsprinciperna, i det här fallet är det i synnerhet proportionalitetsprincipen som blir relevant. Samtidigt är det viktigt att den upphandlande organisationen följer upp att villkoren faktiskt tillämpas.

Krav på att leverantören ska ge den upphandlande organisationen tillgång till lönesystemet– ur ett proportionalitetsperspektiv
Att ange i upphandlingsdokumenten exakt vad man vill ha tillgång till vid uppföljning är bra ur ett transparensperspektiv, då blir det tydligt vad leverantören binder sig till. Vad gäller tillgång till lönesystemet bör man fundera på om det är rimligt i förhållande till det man vill uppnå, eller om det finns andra, mindre ingripande alternativ, kort sagt om åtgärden står i proportion till syftet. För att avgöra hur omfattande uppföljningsåtgärder som krävs i den enskilda upphandlingen kan det vara lämpligt att se till hur stora riskerna är för att det förekommer oriktigheter, och ju större den risken är desto mer ingripande åtgärder är lämpliga. En ytterligare aspekt i detta är att om ni skulle få tillgång till lönesystemet skulle det kunna innebära att många fler uppgifter än de som ni behöver för att följa upp just de arbetstagare som omfattas av de arbetsrättsliga villkoren skulle kunna omfattas. Det finns även avtalsrättsliga frågor att ta i beaktande, men dessa faller utanför vårt expertområde.

En proportionalitetsbedömning kan ske på olika sätt, men vanligen tittar man på om åtgärden är en lämplig, effektiv och nödvändig för att uppnå det avsedda ändamålet. Därtill måste den fördel som det allmänna vinner stå i rimlig proportion till den skada som åtgärden innebär för enskilda intressen. För att avgöra vad som utgör ett proportionerligt krav måste en bedömning göras i det enskilda fallet. Läs mer om hur proportionalitetsbedömning går till i inlägget Proportionalitetsprincipens förhållande till tillgänglighetskrav? i vår Frågeportal.

Krav på att leverantören ska ge den upphandlande organisationen tillgång till lönesystemet – utifrån ett dataskyddsperspektiv
När det kommer till frågan om dataskyddet, det vill säga skyddet för enskildas personuppgifter, bör det noteras att det finns motstridiga krav mellan upphandlingsregelverket och reglerna av skydd för behandling av personuppgifter. I den så kallade leverantörskontrollsutredningen kom man fram till att det inte finns stöd för behandling av känsliga personuppgifter enligt GDPR vid uppföljning av sociala krav i upphandling. En kravställning som innebär behandling av känsliga personuppgifter i lönesystemet, exempelvis uppgifter om hälsa, kan innebära en överträdelse av GDPR, beroende på hur kravet är utformat.

Är ni i behov av rådgivning i det enskilda fallet rekommenderar vi att ni vänder er till en jurist i den egna organisationen eller på den privata marknaden.

Läs mer
Ta del av vårt stöd och vägledning om uppföljning av arbetsrättsliga villkor på vår webbplats. Olika modeller för uppföljning av arbetsrättsliga villkor och praktiska erfarenheter från andra upphandlande organisationer beskrivs i en artikel av Kerstin Ahlberg och Niklas Bruun, Hur kan arbetsvillkor övervakas vid offentlig upphandling, publicerad av Stockholms universitet.
 
Källhänvisningar

• SOU 2023:43 En samordnad registerkontroll för upphandlande myndigheter och enheter s. 257-280 – om att det saknas lagstöd för behandling av känsliga personuppgifter vid uppföljning av sociala krav i upphandling.
• Kerstin Ahlberg och Niklas Bruun: Hur kan arbetsvillkor övervakas vid offentlig upphandling?

Med vänlig hälsning,