Är man skyldig att skicka ut ett tilldelningsbeslut även vid direktupphandling?

Hej,
19a Kap 10§ har nästan samma rubrik som 12 § 12. Skulle det betyda att när frågan ställs till två leverantörer (vid ett mindre köp under 100.000kr), behövs en underrättelse om beslut skickas?
Jag har tänkt att vanlig hyfs är att skicka ett tack för din offert-mail till den som inte fick affären. Är detta inte tillräckligt vid små köp?

Hej Stefan,

När en upphandlande organisation väljer att begära in anbud från fler än en leverantör i en direktupphandling så ska den upphandlande organisationen som utgångspunkt skicka en skriftlig underrättelse om sitt beslut att tilldela ett kontrakt eller ramavtal, till de leverantörer som har lämnat ett anbud. Det gäller oavsett värdet av direktupphandlingen.

Till skillnad från vad som gäller i samband med en annonspliktig upphandling så finns det inte några krav på vad en underrättelse i samband med en direktupphandling ska innehålla. Det finns inte heller någon skyldighet att upplysa om skälen till att ett annat anbud har tilldelats avtalet, det vill säga de relativa fördelarna med det valda anbudet. Det kan alltså vara så att ett vanligt ”Tack för din offert-mejl” till samtliga anbudsgivare är tillräckligt för att uppfylla underrättelseskyldigheten i samband med en direktupphandling.

Notera dock att det alltid föreligger en dokumentationsskyldighet när värdet av upphandlingen överstiger 100 000 kronor.

Skyldigheten att skicka en skriftlig underrättelse begränsas till viss del
Som framgår ovan så gäller skyldigheten att skicka en skriftlig underrättelse om tilldelningen endast när den upphandlande organisationen har begärt in anbud från fler än en leverantör.

För att det ska vara frågan om en sådan begäran som utlöser denna skyldighet så bör det som minst krävas att det framgår av begäran att organisationen faktiskt avser genomföra en upphandling. För att det därefter ska vara frågan om ett anbud så krävs det att svaret innehåller tillräckligt mycket information för att leverantören ska anses vara bunden av det. Av förarbetena till bestämmelsen framgår att endast en generell prisuppgift från leverantörerna, utan några förpliktelser i övrigt, inte bör utlösa någon underrättelseskyldighet.

Läs mer
Läs mer om dokumentationsskyldigheten i inlägget Dokumentationskrav vid direktupphandling, vad gäller och vad händer om man bryter mot kravet? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 19 a kap. 10 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – skriftlig underrättelse om beslut
• prop. 2021/22:5, Ett förenklat upphandlingsregelverk, s. 165-166 – skyldigheten att skicka en underrättelse om tilldelning uppstår när den upphandlande organisationen begär in anbud från fler än en leverantör.

Vänliga hälsningar,