Kan ni ge exempel på beräkning av totalbelopp vid direktupphandling?
Publicerad 29 januari 2025
Hej!
Jag har en följdfråga till vad som tas upp i "Har CPV-koderna någon betydelse vid beräkningen av värdet av en upphandling?" publicerad 2024-04-11. Det gick inte att kommentera på sidan där.
Frågan gäller vilken tidsperiod som ska beaktas vid uppskattning av det totala värdet vid en direktupphandling. Vad skiljer/i vilka situationer tillämpas 5 kap. 11§ andra stycket LOU (där man uppskattar det totala värdet av kontraktet på 12 mån framåt i tiden) respektive 5 kap. 13§ LOU där man tittar på 48 månader? Ge gärna konkreta exempel.
Med vänlig hälsning
Jag har en följdfråga till vad som tas upp i "Har CPV-koderna någon betydelse vid beräkningen av värdet av en upphandling?" publicerad 2024-04-11. Det gick inte att kommentera på sidan där.
Frågan gäller vilken tidsperiod som ska beaktas vid uppskattning av det totala värdet vid en direktupphandling. Vad skiljer/i vilka situationer tillämpas 5 kap. 11§ andra stycket LOU (där man uppskattar det totala värdet av kontraktet på 12 mån framåt i tiden) respektive 5 kap. 13§ LOU där man tittar på 48 månader? Ge gärna konkreta exempel.
Med vänlig hälsning
Viktor
Publicerad 29 januari 2025
Hej Viktor,
Vilken tidsperiod som ska beaktas vid uppskattning av värdet av en upphandling beror bland annat på hur lång avtalstiden är och om det är någon särskild beräkningsbestämmelse i 5 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU) som blir tillämplig.
I motsats till vad många tror är alltså inte direktupphandlingsgränsen ett årligt värde. Läs mer om detta i inlägget Är direktupphandlingsgränsen ett årligt värde? i vår Frågeportal.
Huvudregeln vid beräkning av värdet av en upphandling (5 kap. 3 § LOU)
Huvudregeln är att värdet av en upphandling ska beräknas till det totala belopp som, enligt den upphandlande organisationens uppskattning, ska betalas enligt de varukontrakt, tjänstekontrakt eller byggentreprenadkontrakt som ingår i upphandlingen inklusive värdet av eventuella options- och förlängningsklausuler. I det fall upphandlingen endast omfattar ett avtal som har en maximal avtalstid på tre år är det alltså som huvudregel det totala värdet under dessa tre år som är upphandlingens värde.
Beräkning av värdet vid upphandling av delkontrakt (5 kap. 8 § LOU)
Om upphandlingen däremot avser en planerad anskaffning av exempelvis likartade varor som kan innebära att flera kontrakt upphandlas i form av delkontrakt, ska det sammanlagda värdet av delkontrakten beaktas för att avgöra vilka bestämmelser som blir tillämpliga på respektive delkontrakt. Av direktivet framgår att det med likartade varor bör förstås varor som är avsedda för identisk eller likartad användning. Som exempel nämns varor som utgörs av ett antal livsmedel eller av olika kontorsmöbler. Det framgår även att en leverantör som är verksam på det berörda området skulle i typfallet troligtvis ha sådana varor i sitt normala varuutbud. Det skulle exempelvis kunna handla om en anskaffning av vitvaror där man har delat upp upphandlingen i separata delkontrakt där ett delkontrakt avser kylskåp, ett frysskåp och ett tredje diskmaskin.
Läs mer om hur man beräknar värdet vid upphandling av delkontrakt i inlägget Hur beräknar man värdet av en upphandling med separata delkontrakt? i vår Frågeportal.
Beräkning av värdet vid varu- eller tjänstekontrakt som regelbundet återkommer eller som ska förnyas (5 kap. 11 § LOU)
I det fall den upphandlande organisationen ska genomföra en anskaffning av ett varu- eller tjänstekontrakt som regelbundet återkommer finns en särskild beräkningsregel som den upphandlande organisationen måste ta hänsyn till. I det fallet måste den först uppskatta värdet på den aktuella anskaffningen och därefter även räkna in värdet på antingen 1) det verkliga värdet av liknande kontrakt som upphandlats under den föregående tolvmånadersperioden eller under det föregående räkenskapsåret, eller 2) det uppskattade totala värdet av en följd av kontrakt som kommer att upphandlas under kommande tolvmånadersperiod efter den första leveransen.
Notera att beräkningen av upphandlingens värde ska genomföras inför varje upphandling. Beroende på förutsättningarna som föreligger i samband med varje enskild upphandling kan metoden för om beräkningen ska ske bakåt eller framåt i tiden behöva ändras.
Exempel på hur beräkningen av värdet kan ske utifrån denna bestämmelse
Förutsättningar
I november 2023 ska en upphandlande organisation genomföra en upphandling av surfplattor. Organisationen gör bedömningen att det rör sig om ett regelbundet återkommande behov, varför 5 kap. 11 § LOU behöver beaktas. Organisationen behöver nu räkna samman värdet av liknande kontrakt som har upphandlats under den föregående tolvmånadersperioden eller det uppskattade totala värdet av en följd av kontrakt som kommer att upphandlas under kommande tolvmånadersperiod som följer på den första leveransen.
I detta exempel väljer vi att titta på värdet framåt, det vill säga beräkningsmetod två, och det uppskattade totala värdet av en följd av kontrakt som kommer att upphandlas under kommande tolvmånadersperiod som följer på den första leveransen.
När organisationen inför den första upphandlingen ska beräkna värdet av upphandlingen räcker det alltså inte med att beakta de 100 000 kronor som ska upphandlas just nu. Organisationen behöver även beakta värdet av de liknande kontrakt som kommer att upphandlas under den kommande tolvmånadersperiod som följer på den första leveransen.
Innebörden av tidpunkten för “den första leveransen” är oklar, men bör innebära det tillfället när leverantören börjar leverera enligt avtalet. I detta exempel utgår vi från tidpunkten när den upphandlande organisationen tar emot leveransen av surfplattorna. Notera att den första leveransen enbart har betydelse för fastställandet av den kommande tolvmånadersperioden.
I vårt exempel börjar avtalet löpa och leverans ska ske den 1 december 2023, varför den upphandlande organisationen behöver utgå från den tidpunkten när de ska se över vilka upphandlingar avseende liknande kontrakt ska göras under den kommande tolvmånadersperioden. Organisationen kan då se att den ska upphandla likadana surfplattor för 650 000 kronor i mars 2024, varför det värdet måste beaktas redan i upphandlingen som ska genomföras i november 2023. Att leverans och betalning från den andra upphandlingen kommer ske utspritt över 2024 och 2025 påverkar inte bedömningen. Det som ska beaktas är det uppskattade totala värdet av de kontrakt som kommer att upphandlas, och tillfället för upphandlingen är mars 2024.
Värdet av upphandling 1, som genomförs i november 2023, blir 100 000 + 650 000 = 750 000 kronor. Upphandlingen behöver därmed annonseras, eftersom värdet överstiger direktupphandlingsgränsen för varor och tjänster enligt LOU.
Beräkning av värdet upphandling 2
Inför upphandlingen i mars 2024 behöver den upphandlande organisationen beräkna upphandlingens värde igen, och därmed tillämpa 5 kap. 11 § LOU på nytt. Detta innebär även att perioden för beräkningen måste justeras för att säkerställa att uppskattningen sträcker sig tolv månader bakåt eller framåt. Eftersom den upphandlande organisationen ännu inte har identifierat det ökade behov ska beräkningen genomföras bakåt i tiden, det vill säga beräkningsmetod 1, och det verkliga totala värdet av en följd av liknande kontrakt som upphandlats under den föregående tolvmånadersperioden. Notera att eftersom den upphandlande organisationen ännu inte känner till det utökade behovet behöver inte värdet av upphandling 3 räknas in då det enbart är justeringar med hänsyn till förutsebara ändringar i kvantitet eller värde som behöver beaktas.
Värdet av upphandling 2, som genomförs i mars 2024, blir 650 000 + 100 000 = 750 000 kronor.
Även denna upphandling behöver annonseras, eftersom värdet överstiger direktupphandlingsgränsen.
Beräkning av värdet upphandling 3
När den upphandlande organisationen i december 2024 upptäcker ett ökat behov av surfplattor och ska genomföra denna upphandling ska värdet beräknas på nytt. Då organisationen inte planerar att köpa in ytterligare surfplattor efter denna komplettering ska värdet beräknas bakåt i tiden, det vill säga enligt beräkningsmetod 1, och det totala värdet av en följd av liknande kontrakt som upphandlats under den föregående tolvmånadersperioden.
Värdet av upphandling 3, som genomförs i december 2024, blir 20 000 + 650 000 = 670 000 kronor. Eftersom värdet av denna upphandling inte överstiger direktupphandlingsgränsen får den upphandlande organisationen genomföra en direktupphandling.
För mer information om hur värdet av en upphandling ska beräknas när det rör sig om ett regelbundet återkommande behov, se inlägget Hur ska värdet av en direktupphandling beräknas? i vår Frågeportal.
Beräkning av värdet av vissa tjänster (5 kap. 13 § LOU)
Den här beräkningsbestämmelsen blir tillämplig när det rör sig om ett tjänstekontrakt där det totala värdet inte är möjligt att uppskatta. Notera att bestämmelsen enbart rör tjänstekontrakt och inte varukontrakt eller byggentreprenadkontrakt.
Beräkningsregeln har bland annat använts av Konkurrensverket i mål om upphandlingsskadeavgift för att beräkna värdet av en upphandling, och utifrån det besluta om upphandlingsskadeavgiftens storlek. Som regel rör det sig om avtal som löper tillsvidare, där ersättning ska utgå för faktiskt genomfört arbete. Eftersom ett sådant avtal teoretiskt kan löpa under en obegränsad tid är det inte möjligt att på förhand uppskatta det totala värdet av avtalet.
Om det rör sig om ett sådant avtal där det inte går att på förhand uppskatta vad det slutliga värdet kommer att bli, och avtalstiden är mer än 48 månader eller inte är fastställd, ska värdet uppskattas till månadsvärdet multiplicerat med 48. Om värdet vid en sådan beräkning understiger direktupphandlingsgränsen är det tillåtet att genomföra en direktupphandling. Om det emellertid går att göra en uppskattning av det totala värdet av avtalet, bör det enligt huvudregeln vara detta värde som beaktas vid värdeberäkningen.
Avslutningsvis bör det nämnas att även om det inte finns något förbud mot tillsvidareavtal har EU-domstolen uttalat att det är främmande för regelverket att offentliga kontrakt ingås för obestämd tid. Det finns även kringgåendeförbud reglerade i LOU som bland annat anger att metoden för beräkning av värdet av en upphandling inte får väljas i syfte att reglerna om annonsering inte ska bli tillämpliga.
Källhänvisningar
Vilken tidsperiod som ska beaktas vid uppskattning av värdet av en upphandling beror bland annat på hur lång avtalstiden är och om det är någon särskild beräkningsbestämmelse i 5 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU) som blir tillämplig.
I motsats till vad många tror är alltså inte direktupphandlingsgränsen ett årligt värde. Läs mer om detta i inlägget Är direktupphandlingsgränsen ett årligt värde? i vår Frågeportal.
Huvudregeln vid beräkning av värdet av en upphandling (5 kap. 3 § LOU)
Huvudregeln är att värdet av en upphandling ska beräknas till det totala belopp som, enligt den upphandlande organisationens uppskattning, ska betalas enligt de varukontrakt, tjänstekontrakt eller byggentreprenadkontrakt som ingår i upphandlingen inklusive värdet av eventuella options- och förlängningsklausuler. I det fall upphandlingen endast omfattar ett avtal som har en maximal avtalstid på tre år är det alltså som huvudregel det totala värdet under dessa tre år som är upphandlingens värde.
Beräkning av värdet vid upphandling av delkontrakt (5 kap. 8 § LOU)
Om upphandlingen däremot avser en planerad anskaffning av exempelvis likartade varor som kan innebära att flera kontrakt upphandlas i form av delkontrakt, ska det sammanlagda värdet av delkontrakten beaktas för att avgöra vilka bestämmelser som blir tillämpliga på respektive delkontrakt. Av direktivet framgår att det med likartade varor bör förstås varor som är avsedda för identisk eller likartad användning. Som exempel nämns varor som utgörs av ett antal livsmedel eller av olika kontorsmöbler. Det framgår även att en leverantör som är verksam på det berörda området skulle i typfallet troligtvis ha sådana varor i sitt normala varuutbud. Det skulle exempelvis kunna handla om en anskaffning av vitvaror där man har delat upp upphandlingen i separata delkontrakt där ett delkontrakt avser kylskåp, ett frysskåp och ett tredje diskmaskin.
Läs mer om hur man beräknar värdet vid upphandling av delkontrakt i inlägget Hur beräknar man värdet av en upphandling med separata delkontrakt? i vår Frågeportal.
Beräkning av värdet vid varu- eller tjänstekontrakt som regelbundet återkommer eller som ska förnyas (5 kap. 11 § LOU)
I det fall den upphandlande organisationen ska genomföra en anskaffning av ett varu- eller tjänstekontrakt som regelbundet återkommer finns en särskild beräkningsregel som den upphandlande organisationen måste ta hänsyn till. I det fallet måste den först uppskatta värdet på den aktuella anskaffningen och därefter även räkna in värdet på antingen 1) det verkliga värdet av liknande kontrakt som upphandlats under den föregående tolvmånadersperioden eller under det föregående räkenskapsåret, eller 2) det uppskattade totala värdet av en följd av kontrakt som kommer att upphandlas under kommande tolvmånadersperiod efter den första leveransen.
Notera att beräkningen av upphandlingens värde ska genomföras inför varje upphandling. Beroende på förutsättningarna som föreligger i samband med varje enskild upphandling kan metoden för om beräkningen ska ske bakåt eller framåt i tiden behöva ändras.
Exempel på hur beräkningen av värdet kan ske utifrån denna bestämmelse
Förutsättningar
- Upphandling 1: Den upphandlande organisationen ska den 1 november 2023 upphandla surfplattor för en total kostnad om 100 000 kronor. Leverans ska ske den 1 december 2023.
- Upphandling 2: Den upphandlande organisationen ska den 1 mars 2024 upphandla likadana surfplattor för 650 000 kronor. Leverans och betalning kommer att ske under olika tillfällen till och med november 2025.
- Upphandling 3 – Den upphandlande organisation upptäcker i december 2024 att behovet av surfplattor är större än väntat och genomför då en ytterligare upphandling till ett värde av 20 000 kronor.
I november 2023 ska en upphandlande organisation genomföra en upphandling av surfplattor. Organisationen gör bedömningen att det rör sig om ett regelbundet återkommande behov, varför 5 kap. 11 § LOU behöver beaktas. Organisationen behöver nu räkna samman värdet av liknande kontrakt som har upphandlats under den föregående tolvmånadersperioden eller det uppskattade totala värdet av en följd av kontrakt som kommer att upphandlas under kommande tolvmånadersperiod som följer på den första leveransen.
I detta exempel väljer vi att titta på värdet framåt, det vill säga beräkningsmetod två, och det uppskattade totala värdet av en följd av kontrakt som kommer att upphandlas under kommande tolvmånadersperiod som följer på den första leveransen.
När organisationen inför den första upphandlingen ska beräkna värdet av upphandlingen räcker det alltså inte med att beakta de 100 000 kronor som ska upphandlas just nu. Organisationen behöver även beakta värdet av de liknande kontrakt som kommer att upphandlas under den kommande tolvmånadersperiod som följer på den första leveransen.
Innebörden av tidpunkten för “den första leveransen” är oklar, men bör innebära det tillfället när leverantören börjar leverera enligt avtalet. I detta exempel utgår vi från tidpunkten när den upphandlande organisationen tar emot leveransen av surfplattorna. Notera att den första leveransen enbart har betydelse för fastställandet av den kommande tolvmånadersperioden.
I vårt exempel börjar avtalet löpa och leverans ska ske den 1 december 2023, varför den upphandlande organisationen behöver utgå från den tidpunkten när de ska se över vilka upphandlingar avseende liknande kontrakt ska göras under den kommande tolvmånadersperioden. Organisationen kan då se att den ska upphandla likadana surfplattor för 650 000 kronor i mars 2024, varför det värdet måste beaktas redan i upphandlingen som ska genomföras i november 2023. Att leverans och betalning från den andra upphandlingen kommer ske utspritt över 2024 och 2025 påverkar inte bedömningen. Det som ska beaktas är det uppskattade totala värdet av de kontrakt som kommer att upphandlas, och tillfället för upphandlingen är mars 2024.
Värdet av upphandling 1, som genomförs i november 2023, blir 100 000 + 650 000 = 750 000 kronor. Upphandlingen behöver därmed annonseras, eftersom värdet överstiger direktupphandlingsgränsen för varor och tjänster enligt LOU.
Beräkning av värdet upphandling 2
Inför upphandlingen i mars 2024 behöver den upphandlande organisationen beräkna upphandlingens värde igen, och därmed tillämpa 5 kap. 11 § LOU på nytt. Detta innebär även att perioden för beräkningen måste justeras för att säkerställa att uppskattningen sträcker sig tolv månader bakåt eller framåt. Eftersom den upphandlande organisationen ännu inte har identifierat det ökade behov ska beräkningen genomföras bakåt i tiden, det vill säga beräkningsmetod 1, och det verkliga totala värdet av en följd av liknande kontrakt som upphandlats under den föregående tolvmånadersperioden. Notera att eftersom den upphandlande organisationen ännu inte känner till det utökade behovet behöver inte värdet av upphandling 3 räknas in då det enbart är justeringar med hänsyn till förutsebara ändringar i kvantitet eller värde som behöver beaktas.
Värdet av upphandling 2, som genomförs i mars 2024, blir 650 000 + 100 000 = 750 000 kronor.
Även denna upphandling behöver annonseras, eftersom värdet överstiger direktupphandlingsgränsen.
Beräkning av värdet upphandling 3
När den upphandlande organisationen i december 2024 upptäcker ett ökat behov av surfplattor och ska genomföra denna upphandling ska värdet beräknas på nytt. Då organisationen inte planerar att köpa in ytterligare surfplattor efter denna komplettering ska värdet beräknas bakåt i tiden, det vill säga enligt beräkningsmetod 1, och det totala värdet av en följd av liknande kontrakt som upphandlats under den föregående tolvmånadersperioden.
Värdet av upphandling 3, som genomförs i december 2024, blir 20 000 + 650 000 = 670 000 kronor. Eftersom värdet av denna upphandling inte överstiger direktupphandlingsgränsen får den upphandlande organisationen genomföra en direktupphandling.
För mer information om hur värdet av en upphandling ska beräknas när det rör sig om ett regelbundet återkommande behov, se inlägget Hur ska värdet av en direktupphandling beräknas? i vår Frågeportal.
Beräkning av värdet av vissa tjänster (5 kap. 13 § LOU)
Den här beräkningsbestämmelsen blir tillämplig när det rör sig om ett tjänstekontrakt där det totala värdet inte är möjligt att uppskatta. Notera att bestämmelsen enbart rör tjänstekontrakt och inte varukontrakt eller byggentreprenadkontrakt.
Beräkningsregeln har bland annat använts av Konkurrensverket i mål om upphandlingsskadeavgift för att beräkna värdet av en upphandling, och utifrån det besluta om upphandlingsskadeavgiftens storlek. Som regel rör det sig om avtal som löper tillsvidare, där ersättning ska utgå för faktiskt genomfört arbete. Eftersom ett sådant avtal teoretiskt kan löpa under en obegränsad tid är det inte möjligt att på förhand uppskatta det totala värdet av avtalet.
Om det rör sig om ett sådant avtal där det inte går att på förhand uppskatta vad det slutliga värdet kommer att bli, och avtalstiden är mer än 48 månader eller inte är fastställd, ska värdet uppskattas till månadsvärdet multiplicerat med 48. Om värdet vid en sådan beräkning understiger direktupphandlingsgränsen är det tillåtet att genomföra en direktupphandling. Om det emellertid går att göra en uppskattning av det totala värdet av avtalet, bör det enligt huvudregeln vara detta värde som beaktas vid värdeberäkningen.
Avslutningsvis bör det nämnas att även om det inte finns något förbud mot tillsvidareavtal har EU-domstolen uttalat att det är främmande för regelverket att offentliga kontrakt ingås för obestämd tid. Det finns även kringgåendeförbud reglerade i LOU som bland annat anger att metoden för beräkning av värdet av en upphandling inte får väljas i syfte att reglerna om annonsering inte ska bli tillämpliga.
Källhänvisningar
- 19 a kap. 1 § andra stycket lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – Vid direktupphandling gäller även 5 kap. LOU
- 5 kap. 3 § LOU – huvudregeln vid beräkning av värdet av en upphandling
- 5 kap. 8 § LOU – beräkningsbestämmelse som blir tillämplig vid upphandling av delkontrakt
- 5 kap. 11 § LOU – beräkningsbestämmelse som blir tillämplig vid regelbundet återkommande kontrakt eller som ska förnyas
- 5 kap. 13 § LOU – beräkningsbestämmelse som blir tillämplig vid beräkning av värdet för vissa tjänstekontrakt
- Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 4915-13 – ett mål om upphandlingsskadeavgift där Konkurrensverket beräknade avtalets värde med stöd av 48-månaders-regeln (enligt äldre LOU). Se även Konkurrensverkets ansökan med dnr 506/2016 för mer utförligt resonemang om deras beräkning
- EU-domstolens dom C454/06 Pressetext – det är främmande för regelverket om offentlig upphandling att offentliga kontrakt ingås för obestämd tid
- 5 kap. 6-7a §§ LOU – kringgåendeförbud avseende beräkningen av värdet av en upphandling.
Victoria
Jurist
04 februari 2025
Fråga oss!
Våra öppettider gäller endast på helgfria dagar.