Anbuden prövas

De inkomna anbuden öppnas under absolut sekretess.

Vid upphandling över tröskelvärdena är det reglerat att samtliga inkomna anbud ska öppnas samtidigt. Det ska ske i närvaro av minst två personer från den upphandlande organisationen. Anbuden ska föras upp i en lista, som ska bestyrkas av dem som deltar i öppningen. Det är också möjligt för en anbudsgivare att begära att en person som är utsedd av en handelskammare ska närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. 

Vid upphandling under tröskelvärdena, och vid upphandling av sociala och andra särskilda tjänster, finns inte motsvarande detaljerade bestämmelser om öppnande och prövning av anbud. De grundläggande upphandlingsprinciperna sätter ramarna i dessa sammanhang.

Öppning av anbud sker oftast automatiskt i ett elektroniskt upphandlingsverktyg som är knutet till en annonsdatabas som är registrerad i Konkurrensverkets annonsdatabasregister. 

Om anbud inte öppnas i ett elektroniskt upphandlingsverktyg är det viktigt att den upphandlande organisationen dokumenterar samtliga uppgifter som är av betydelse vid prövningen av anbuden. Det ska göras på motsvarande sätt som sker vid ett helt elektroniskt upphandlingsförfarande.

Innan beslut fattas om att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal så ska den upphandlande organisationen kontrollera att:

• formella krav uppfylls
• det inte finns grund att utesluta anbudet mot bakgrund av de så kallade uteslutningsgrunderna
• det framgår att ställda krav på leverantören uppfylls
• det framgår att ställda krav på varan, tjänsten eller byggentreprenaden uppfylls eller kommer att uppfyllas
• anbudet är det bästa i utvärderingen. 

Den upphandlande organisationen ska pröva och utvärdera anbuden utifrån vad som angetts i upphandlingsdokumenten.

En anbudsprövning inleds ofta med en kontroll av att de formella kraven är uppfyllda. Det kan avse uppgifter som att anbuden är lämnade i tid, är utformade på rätt språk och i övrigt följer instruktionerna i upphandlingsdokumenten. 

När det gäller de obligatoriska uteslutningsgrunderna finns det en skyldighet att utesluta en leverantör från att delta i en upphandling, om den upphandlande organisationen får kännedom om att leverantören är dömd för viss typ av brottslighet. Domen måste ha vunnit laga kraft. Dock får en lagakraftvunnen dom som meddelats för mer än fem år sedan inte ligga till grund för uteslutning. Denna tidsgräns gäller vid upphandling över tröskelvärdena (direktivstyrd upphandling).

De frivilliga uteslutningsgrunderna innebär att det finns en möjlighet, men ingen skyldighet, att utesluta en leverantör från att delta i en upphandling. Den händelse som utgör grund för uteslutning får inte ha ägt rum för mer än tre år sedan, räknat från tidpunkten för beslut om uteslutning. Även denna tidsgräns gäller endast vid direktivstyrd upphandling.

En upphandlande organisation har även möjlighet att utesluta en leverantör som inte har fullgjort sina skyldigheter vad gäller betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter. Om denna brist har fastställts i en dom eller beslut som vunnit laga kraft finns det en skyldighet att utesluta en leverantör vid direktivstyrd upphandling. Det finns ingen uttrycklig tidsgräns för hur länge en sådan händelse, dom eller beslut kan ligga till grund för uteslutning.

De uteslutningsgrunder som är obligatoriska respektive frivilliga vid direktivstyrd upphandling får även användas vid upphandling under tröskelvärdena och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. Det behöver inte anges särskilt i upphandlingsdokumenten. I dessa upphandlingar finns det ingen skyldighet för en upphandlande organisation att utesluta en leverantör. Det innebär i praktiken att alla uteslutningsgrunder vid sådan upphandling är frivilliga att använda.

Vid upphandling under tröskelvärdena, och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, får en upphandlande organisation också ange andra uteslutningsgrunder som ska gälla i upphandlingen, utöver de uteslutningsgrunder som gäller för upphandlingar över tröskelvärdena. 

Om andra uteslutningsgrunder än de över tröskelvärdena ska gälla i en upphandling ska dessa grunder tydligt anges i upphandlingsdokumenten. Uteslutningsgrunderna som används ska också vara förenliga med de grundläggande upphandlingsprinciperna.

I kvalificeringsfasen kontrolleras att leverantören uppfyller de krav på förmåga som har bedömts som nödvändiga för kontraktets eller ramavtalets genomförande. 

Vid upphandling över tröskelvärdena är det reglerat att kraven på leverantören kan avse

• behörighet att utöva yrkesverksamhet
• ekonomisk kapacitet
• teknisk och yrkesmässig kapacitet.

Vid upphandling under tröskelvärdena, och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, är det inte reglerat på samma sätt vilka kvalificeringskrav som kan ställas. Kraven ska framgå av upphandlingsdokumenten och vara förenliga med de grundläggande upphandlingsprinciperna. 

Samtliga anbudsgivare som klarar kraven är kvalificerade.

Den upphandlande organisationen bedömer om anbuden uppfyller de krav i upphandlingsdokumenten som är ställda på upphandlingsföremålet, det vill säga, på varan, tjänsten eller byggentreprenaden. 

Vid upphandling över tröskelvärdena ska det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet antas. Det finns i dessa upphandlingar tre olika utvärderingsgrunder:

• bästa förhållandet mellan pris och kvalitet
• kostnad
• pris.

Om utvärderingsgrund bästa förhållandet mellan pris och kvalitet tillämpas ska upphandlingsdokumenten tydligt innehålla information om vilka tilldelningskriterier som kommer att användas, när den upphandlande organisationen bedömer vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Vid upphandling under tröskelvärdena, och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, finns inga detaljerade regler om användande av tilldelningskriterier vid tilldelning av kontrakt och ramavtal. Upphandlingsdokumenten ska dock innehålla uppgifter om vilka tilldelningskriterier som ska användas samt deras viktning eller prioritetsordning. Kriterierna ska vara förenliga med de grundläggande upphandlingsprinciperna.

Vid upphandling över tröskelvärdena ska en upphandlande organisationen som anser att priset på ett anbud är onormalt lågt, kontakta anbudsgivaren skriftligen och ge leverantören möjlighet att förklara det låga priset. Om inte ett tillfredsställande svar ges är den upphandlande organisationen skyldig att förkasta anbudet.

Vid upphandling under tröskelvärdena, och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, har en upphandlande organisation möjlighet att förkasta ett anbud som bedöms vara onormalt lågt. Däremot finns ingen skyldighet att förkasta ett sådant anbud. Ett anbud får bara förkastas om organisationen har begärt en förklaring till det låga anbudet och inte fått något tillfredsställande svar av leverantören. 

Onormalt låga anbud