Dialog om offentlig sektors behov av dina varor och tjänster

Undersök vilka kommuner, regioner, statliga myndigheter eller offentligt ägda bolag som kan tänkas vara i behov av era varor, tjänster eller byggentreprenader och hur dessa brukar upphandlas. Ett enkelt sätt att ta reda på detta kan vara att titta på tidigare upphandlingar som upphandlande organisationer annonserat och att begära att få ut nuvarande avtal. Det gör det också lättare att förstå vilket inköpsbehov offentlig sektor har.

För att kunna marknadsföra er vara, tjänst eller en byggentreprenad till offentlig sektor gäller det att vara ute i rätt tid. När en upphandlande organisation ännu inte har börjat planerna för en ny upphandling som ligger långt fram i tiden kan det vara för tidigt. När den upphandlande organisationen redan har gjort en behovsanalys och bestämt kraven på det som ska upphandlas, kan det vara för sent.

Du kan kontakta upphandlande organisationer mellan upphandlingarna för att presentera din verksamhet och informera om utförda eller pågående kontrakt. En kontinuerlig dialog är lärorik för båda parter. Ibland kan det visa sig att tidpunkten för att kontakta en upphandlande organisation är mindre lämpligt, om till exempel en upphandling har påbörjats. Respektera därför när den upphandlande organisationen meddelar att kontakter för tillfället är olämpliga.

Respektera att upphandlande organisationer inte får gynna någon leverantör framför de andra utan utgångspunkten är att alla leverantörer ska behandlas lika. Därför är de upphandlande organisationerna ofta försiktiga i sina kontakter med leverantörerna, särskilt under upphandlingsfasen och strax före upphandlingen. 

Vid kontakt med upphandlande organisationer finns det möjlighet att få information om bland annat:

• när eventuella nuvarande kontrakt inom ditt verksamhetsområde löper ut
• när nästa upphandlingsprocess ska inledas
• vem som i dagsläget har kontrakt med den upphandlande organisationen och vilka krav som ställts på leverantören och på den levererade varan, tjänsten eller byggentreprenaden
• vilken prisnivå som gäller för det nuvarande kontraktet.

Den här informationen finns ibland även på de upphandlande organisationernas webbplatser. Offentlighetsprincipen gäller för statliga myndigheter, kommuner och regioner.

  Offentlighet och sekretess - för leverantörer

Upphandlande organisationer har ofta behov av att kontakta företag på den aktuella marknaden för att ta reda på vilka krav som är relevanta att ställa i olika upphandlingar. De är också angelägna om att det skapas en effektiv konkurrens vid upphandlingar då varje upphandling är unik och genomförs utifrån den upphandlande organisationens behov och förutsättningar.

Därför är det inte ovanligt att de exempelvis bjuder in till informationsträffar där de presenterar planerade upphandlingar.

Det kan ske på fyra olika sätt genom

• fysiska informationsmöten
• enskilda dialogmöten
• request for information (RFI)
• externa remisser.

Upphandlande organisationer kan bjuda in potentiella leverantörer till informationsträffar där de presenterar planerade upphandlingar. Det kan vara allt från stora möten med många deltagare till möten med bara några aktörer. Mötena kan hållas i form av traditionella informationsmöten eller som webbinarier eller workshoppar.  

Dialogmöten

I enskilda dialogmöten träffar den upphandlande organisationen en leverantör åt gången inför en kommande upphandling. Syftet är att få en fördjupad information om till exempel förutsättningar och utvecklingsmöjligheter för produkten eller tjänsten för att kunna utforma en träffsäker upphandling.

Enskilda dialogmöten

Det är vanligt att en upphandlande organisation inför en upphandling skickar ut en RFI. Det innebär att man skickar ut skriftliga frågor till leverantörer och branschorganisationer. Genom att svara på en RFI kan du som leverantör framföra relevanta synpunkter för upphandlingen, visa på ditt företags erfarenhet och förmåga att komma med nya innovativa lösningar. RFI:n ska ske på ett strukturerat sätt och frågorna ska vara kopplade till information som behövs för kommande upphandling.

En extern remiss innebär att den upphandlande organisationen skickar hela eller delar av upphandlingsdokumenten till leverantörer och branschorganisationer innan en upphandling publiceras. Här har du som leverantör möjlighet att ge återkoppling på affärens upplägg och upphandlingsdokumentens utformning kopplat till krav och villkor.

Request for information (RFI) och extern remiss

• Film: Tillsammans utvecklar vi den offentliga affären
• Folder: Tillsammans utvecklar vi den offentliga affären