Hitta affären i offentlig sektor

När offentliga aktörer; myndigheter, regioner och kommuner, köper in varor och tjänster finns det regelverk som styr hur offentliga organisationer får göra affärer med privat sektor. Reglerna finns bland annat för att vi ska ta ett gemensamt ansvar för våra skattepengar. Som leverantör till offentlig sektor är det därför bra att känna till de grundläggande upphandlingsprinciperna och se till att ha baskunskaper i lagstiftningen Lagen om offentlig upphandling (LOU), Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF). Reglerna som gäller över vissa så kallade tröskelvärden bygger på gemensamma EU-regler, medan medlemsstaterna är mer fria att bestämma egna regler för andra upphandlingar.

De grundläggande upphandlingsprinciperna

Värdet av upphandlingen styr vilka regler som gäller, det vill säga om det är över eller under de så kallade tröskelvärdena eller gränsen för direktupphandling.  

Vid upphandling över tröskelvärdena ska den upphandlande organisationen annonsera i Tenders Electronic Daily (TED) som är EU:s gemensamma annonsdatabas. Annonser ska även publiceras i en sådan annonsdatabas som är registrerad enligt lagen (2019:668) om upphandlingsstatistik.

Vid upphandling under tröskelvärdena ska den upphandlande organisationen annonsera i en registrerad annonsdatabas.

Tröskelvärden och direktupphandlingsgränser

Upphandlingsförfaranden

För att bli leverantör till offentlig sektor behöver du bevaka och hålla dig uppdaterad om aktuella offentliga upphandlingar inom ditt företags affärsområde och känna till hur du hittar dessa.

Inom EU finns ett gemensamt publiceringsverktyg, Tenders Electronic Daily (TED), för annonsering av offentliga upphandlingar. I Sverige finns ingen nationell annonsdatabas utan annonsering sker genom privata annonsdatabasföretag. På marknaden finns ett antal elektroniska databaser som upphandlande organisationer använder sig av för att annonsera upphandlingar både under och över tröskelvärdena. Annonser över tröskelvärdena publiceras då även i TED.

Offentliga upphandlingar annonseras i Sverige i registrerade annonsdatabaser. Annonsdatabasleverantörerna registrerar sig hos Konkurrensverket. 

Tenders electronic daily (TED)

För valfrihetssystem tillhandahåller Upphandlingsmyndigheten tjänsten Hitta LOV-uppdrag där annonser om aktuella valfrihetssystem publiceras. 

Hitta LOV-uppdrag

Det kan vara en god idé att hålla sig uppdaterad om vilka upphandlingar som är aktuella genom att prenumerera på en annonsbevakningstjänst hos något av de företag som erbjuder elektroniska databaser.

Annonser som publiceras i en databas kan återfinnas i andra databaser. Det är inte säkert att du som leverantör får en heltäckande bevakning av samtliga offentliga upphandlingar från endast en databas. Det kan därför vara bra att använda sig av flera databaser och bevakningstjänster.

En förutsättning för att du ska kunna hämta ut upphandlingsdokument och lämna anbud på offentliga upphandlingar är att du registrerar dig och får inloggningsuppgifter i en eller flera elektroniska databaser. Det kostar inget att registrera sig.

"Common Procurement Vocabulary" (CPV) är ett klassificeringssystem för offentlig upphandling med koder för branscher, varor och tjänster för att beskriva vad som ska upphandlas. Det är ett viktigt stöd för att leverantörer och upphandlande organisationer ska kunna hitta rätt upphandlingar.

CPV-koder

Många upphandlande organisationer informerar även om vilka upphandlingar som ska genomföras på sin egen webbplats och i lokala tidningar.

Vid en direktupphandling kräver inte lagen att den upphandlande organisationen ska annonsera. Myndigheten får vända sig direkt till en eller flera leverantörer och begära in anbud. I sådana fall är det viktigt att myndigheten redan känner till ditt företags produkter och tjänster. Vi har tillsammans med Konkurrensverket tagit fram tydliga riktlinjer om direktupphandling.

Direktupphandling

Upphandlande organisationers samordnade ramavtal står för en stor del av den offentliga sektorns inköp och löper vanligtvis över fyra år. Ta reda på vilka samordnade ramavtal som är relevanta för ditt verksamhetsområde och bevaka dessa. 

Samordnad upphandling