Lämna anbud
När du har bestämt dig för att den offentliga affären är intressant för ditt företag och att du vill delta i upphandlingen, är det dags att börja sammanställa anbudet. Du behöver säkerställa att anbudet uppfyller samtliga krav och villkor som den upphandlande organisationen har angett. För att anbudet överhuvudtaget ska prövas av den upphandlande organisationen är det avgörande att det lämnas in i tid.
Innehåll på denna sida
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Besvara noggrant alla frågor i upphandlingsdokumenten, så att det tydligt framgår att ditt anbud uppfyller samtliga krav. Beskriv även noggrant hur du uppfyller tilldelningskriterierna, så kallade ”bör-krav” om sådana finns, så att anbudet får bästa möjliga resultat i utvärderingen.
Fyll i upphandlingsdokumentens alla delar
Var noga med att fylla i all relevant information så att ditt anbud matchar det som efterfrågas i den aktuella upphandlingen. Upphandlingsdokumenten består av följande delar:
Bara en chans att lämna bästa anbud
Utgångspunkten vid offentlig upphandling är att anbudsgivaren bara har en chans att lämna sitt bästa anbud.
Lämna ett korrekt och fullständigt anbud
Lämna korrekta och kompletta upplysningar från början. Den upphandlande organisationen är inte skyldig att tillåta någon form av förtydligande eller komplettering. Det är därmed begränsade möjligheter för leverantören att komplettera sitt anbud efter sista anbudsdag. Ofullständigt ifyllda anbud är tyvärr vanligt och följden blir att dessa anbud förkastas.
Det är också viktigt för dig som leverantör att noga kontrollera så att alla krav i upphandlingsdokumenten är tydliga.
Om anbudet är otydligt formulerat kan det medföra att det bedöms felaktigt. Den upphandlande organisationen ska endast ta hänsyn till sådant som uttryckligen framgår i anbudet och inget annat. Var gärna uppmärksam på så att den upphandlande organisationen har ställt proportionerliga krav som ska uppnå syftet i upphandlingen. Och att kravställningen är tydligt formulerat så att du som leverantör förstår vad som förväntas levereras under hela avtalsperioden.
Ta god tid på dig att kontrollera att du har svarat på allt och följt de administrativa föreskrifterna innan du lämnar in anbudet. Ansträng dig för att skriva ett tydligt anbud som är lätt att förstå. Utgå inte från att den upphandlande organisationen känner till alla förkortningar och termer, om de inte är helt vedertagna inom den aktuella branschen.
Följ strukturen i upphandlingsdokumenten för att undvika ett ofullständigt anbud. Använd eventuella anbudsformulär. Om du anger svar i ett fristående dokument så var noga med att ange vilken fråga som besvaras.
Den upphandlande organisationen ska pröva och utvärdera flera anbud från olika anbudsgivare. Det kan vara tidskrävande att gå igenom ett otydligt anbud.
Att tänka på vid anbud
- Ställ frågor och förtydliganden så tidigt som möjligt i processen
- Var noggrann när du besvarar anbudet och följ de administrativa föreskrifterna
- Se till att anbudet är skrivet på det eller de språk som efterfrågas i upphandlingsdokumenten.
- Se till att det tydligt framgår i anbudet att alla krav i upphandlingsdokumenten uppfylls.
- Svara på det som efterfrågas, varken mer eller mindre.
- Hänvisa inte till webbplatser eller andra källor som den upphandlande organisationen måste hämta in utan skicka med efterfrågad information vid anbudslämnandet.
- Kontrollera att du har bifogat samtliga efterfrågade dokument och att de är aktuella.
- Säkerställ att kontaktinformationen till eventuella referenser är uppdaterad.
- Håll kontaktuppgifterna i upphandlingsverktyget uppdaterade.
- Säkerställ att det är rätt person som undertecknar anbudet.
Vad innebär upphandlingssekretessen?
Där offentlighetsprincipen råder aktualiseras även reglerna om sekretess. Reglerna framgår inte av upphandlingslagarna utan av offentlighets- och sekretesslagen. Denna lag gäller endast de upphandlande organisationer som omfattas av begreppet ”myndigheter” enligt nämnd lag. Det finns alltså upphandlande organisationer vars inköp omfattas av upphandlingslagstiftningen men inte av offentlighetsprincipen och reglerna om sekretess.
Vid offentlig upphandling gäller olika regler om till exempel utlämnande av handlingar för upphandlande organisationer som lyder under offentlighetsprincipen och för upphandlande organisationer som inte lyder under principen.
Absolut sekretess
Absolut sekretess gäller som huvudregel fram till dess att den upphandlande organisationen har fattat beslut om att tilldela kontraktet till en leverantör eller avbryta upphandlingen. Det betyder att den upphandlande organisationen inte får lämna ut några uppgifter om anbuden under själva upphandlingen till någon annan än den som lämnat uppgiften.
När tilldelningsbeslutet har fattats är huvudregeln att samtliga dokument i upphandlingen det vill säga anbud, protokoll och beslut i upphandlingen blir offentliga. Bara i de särskilda situationer som framgår av offentlighets- och sekretesslagen får den upphandlande organisation fortsätta att sekretessbelägga uppgifterna.
Två exempel på sekretessbelagda uppgifter:
- Uppgifter om drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör som trätt i affärsförbindelse med en myndighet omfattas av sekretess om man tror att leverantören kan lida skada om uppgifterna röjs.
- Om det allmänna kan lida skada om uppgifterna röjs.
Du kan i anbudet ange vilken information som du anser bör sekretessbeläggas för att underlätta den upphandlande organisationens sekretessprövning. Men oavsett det gör myndigheten en självständig prövning i varje enskilt fall.
Lämna in anbudet i tid
För sent inlämnade anbud får inte prövas av den upphandlande organisationen. Det är ditt ansvar som anbudsgivare att anbudet kommer in till sista anbudsdag.
I en upphandling över tröskelvärdena ska en upphandlande organisation och en leverantör kommunicera elektroniskt med varandra. Det är därmed ett krav att anbud ska lämnas in elektroniskt, förutsatt att det inte är frågan om vissa undantagssituationer.
Det är till exempel möjligt att frångå kravet om det är frågan om inlämning av arbetsprover som av naturliga skäl inte kan lämnas in elektroniskt.
När den upphandlande organisationen kräver att anbudsansökningar eller anbud ska lämnas in elektroniskt, och en anbudsgivare trots detta lämnar in det i någon annan form, får myndigheten inte beakta handlingen.
I en upphandling under tröskelvärdena och vid upphandling av sociala och andra särskilda tjänster finns inget krav i lagstiftningen på att kommunikationen ska ske elektroniskt. Kommunikationen ska som huvudregel vara skriftlig. Flertalet upphandlingar genomförs dock elektroniskt.