Om du vann upphandlingen
Om du som anbudsgivare har vunnit en upphandling och fått tilldelningsbeslutet från den upphandlande organisationen bör du känna till att det finns en avtalsspärr på tio dagar. Innan dess får inget avtal ingås. När avtalsspärren har utgått är det dags för uppstart av avtalet.
Innehåll på denna sida
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Avtalsspärr
En avtalsspärr gäller i minst 10 dagar från det att underrättelsen om tilldelningsbeslutet har skickats. Under den tiden får den upphandlande organisationen inte ingå avtal. Om beslutet meddelas på ett annat sätt, exempelvis via vanligt brev, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar.
Myndigheten kan tillämpa en längre avtalsspärr men aldrig kortare än minst 10 eller 15 dagar från att tilldelningsbeslut skickats.
Avtalsspärren gäller inte vid direktupphandling.
Avtalsperioden
Under hela avtalsperioden är det viktigt att föra en dialog med den upphandlande organisationen för att det ska bli ett bra samarbete.
Efter att ha vunnit upphandlingen och fått tilldelningsbeslutet behöver du som leverantör vara aktiv och ha en dialog med den upphandlande organisationen, för att på bästa sätt implementera avtalet i era respektive verksamheter. Föreslå gärna ett uppstartsmöte där ni till exempel diskuterar
- skyldigheter och rättigheter hos bägge parter
- hur ska avrop eller beställning av produkten eller tjänsten ske
- hur ska avtalet implementeras hos den upphandlande organisationen
- vilka är beställarna hos den upphandlande organisationen
- vilka är kontaktpersonerna hos leverantören.
Lagen om e-faktura
Sedan 2019 finns det en lag ”Lagen om e-faktura”. För dig som leverantör innebär det att när du levererar till offentlig sektor så ska fakturan skickas som en e-faktura.
Obligatorisk e-faktura för dig som leverantör (DIGG:s webbplats)
Skrift för företagare: Göra affärer med offentlig sektor – Lämna anbud och fakturera elektroniskt (Svenskt Näringslivs webbplats)
Du som leverantör behöver även hålla koll på viktiga datum under avtalsperioden som till exempel
- indexjustering
- avtalsförlängning.
Uppföljning av avtalet
Uppföljning av avtalet kan ske på den upphandlade organisationens initiativ för att se att du som leverantör till exempel har uppfyllt alla krav och fakturerar enligt avtal. Detta kan ske genom
- löpande uppföljning
- interna och externa revisorer.
Uppföljning kan även ske på ditt initiativ för att du som leverantör vill utveckla er verksamhet eller använda det här avtalet som referens i kommande uppdrag. Då kan det vara bra att känna till utmaningar och problem för att rätta till fel och brister.
Ändring av kontrakt och ramavtal
Offentliga kontrakt får man inte ändra hur som helst. Ett kontrakt eller ramavtal får inte ändras väsentligt. Det kan vara bra att tänka på att om det sker en ändring som inte är tillåten så kan det vara en otillåten direktupphandling och kontraktet eller avtalet kan ogiltigförklaras.
Möjlighet finns att ändra följande
- ändringar av mindre värde
- ändrings- eller optionsklausul
- kompletterande beställningar
- oförutsebara omständigheter
- byte av leverantör
- ändringar som inte är väsentliga.
Eventuella ändringar måste godkännas av upphandlande organisation.
Fem tips under avtalsperioden
- Ha en god affärsrelation – undvik gåvor och middagsbjudningar. Ha en dialog med upphandlande organisation under hela avtalsperioden.
- Var noga med att följa samtliga avtalsvillkor.
- Eventuella ändringar ska godkännas av upphandlande organisation.
- Planera för avtalets upphörande.
Relaterat innehåll
Avtalsspärr och ingå avtal
En avtalsspärr gäller i minst 10 dagar från det att upphandlande myndighet eller enhet har skickat tilldelningsbeslut. Avtal kan tecknas när beslut om tilldelning har fattats och avtalsspärren har löpt ut. Under den tiden får den upphandlande organisationen inte ingå avtal.
Tilldelningsbeslut fattas
Den upphandlande organisationen fattar ett beslut om vilken eller vilka leverantörer som organisationen ska teckna kontrakt eller ingå ramavtal med. Samtliga anbudsgivare ska sedan underrättas om tilldelningsbeslutet.