Förbered upphandlingen
Genom att lägga tid på förberedelserna inför en upphandling skapar ni goda förutsättningar för att upphandla ett avtal som möter organisationens behov och mål. Det handlar om att planera arbetet samt kartlägga och analysera bland annat behovet och marknaden. I vilken ordning aktiviteterna genomförs kan variera och i många fall utförs de parallellt.
Innehåll på denna sida
Planera
Bra planering underlättar arbetet under hela upphandlingsprocessen. Se därför till att avsätta tid och resurser för att planera vilka som ska vara delaktiga i upphandlingen och när olika aktiviteter ska genomföras.
Innan upphandlingen påbörjas bör ni identifiera vilka kompetenser och resurser som behövs i upphandlingsarbetet. Det kan exempelvis handla om beställare i verksamheten, upphandlare, jurister, miljösamordnare, säkerhetsamordnare och ekonomer.
Det är viktigt att besluta om vilka interna och externa kompetenser som ska delta i arbetet och att dessa involveras redan i ett tidigt skede. Det gör att ni kan få in flera olika perspektiv och samtidigt minska risken för korruption som ensamarbete innebär.
Tänk på att
- tidigt involvera relevanta yrkesgrupper och de som ska använda det som upphandlas
- förankra roller, ansvar och tidsåtgång
- hantera risker för jäv och korruption
- informera sekretess vid upphandling.
Planen ska ge en överblick över vilka aktiviteter som ska genomföras före, under och efter upphandlingen. En realistisk plan skapar goda förutsättningar för en effektiv upphandling av hög kvalitet.
Ni kan bland annat behöva planera för
- arbetsgruppens möten
- kartläggning och analys
- upphandlingsprojektets start och slut
- när olika beslut ska fattas och av vem
- upphandlingsprocessens olika steg
- avtalsstart och driftstart
- avtalsuppföljning och avtalsförvaltning
Var beredd på att revidera tid- och aktivitetsplanen allteftersom ni kommer längre fram i arbetet och vet mer om hur ni kommer vilja paketera upphandlingen för att tillgodose verksamhetens behov.
Att samarbeta med andra kan vara värdefullt dels eftersom samverkan är ett bra sätt att utbyta erfarenheter, dels eftersom det kan finnas ekonomiska fördelar med att samordna resurserna.
Om ni ser möjligheter att samordna era behov med andra upphandlande organisationer är det viktigt att planera för det i ett tidigt skede. Formerna för en samordnad upphandling kan se ut på olika sätt. Det kan till exempel handla om
- tillfälliga samarbeten med andra som har ett tillfälligt likartat behov som ska tillgodoses genom en offentlig upphandling
- varaktiga samarbeten där ni exempelvis upphandlar från eller genom en inköpscentral.
Det går också att samordna genom så kallade beställarnätverk för att samla kompetens, resurser och köpkraft från flera organisationer för att driva på utveckling och innovation inom ett område.
Kartlägga och analysera
När den inledande planeringen är genomförd är det dags att kartlägga och analysera behov, marknad och risker. Detta för att få förståelse för vilka krav, villkor och kriterier som senare ska formuleras i upphandlingsdokumenten och vilket upphandlingsförfarande som kan vara lämpligt att använda.
För att upphandlingen ska motsvara organisationens behov är det viktigt att ni gör en noggrann behovsanalys. I behovsanalysen undersöker och preciserar ni de behov som ligger till grund för upphandlingen. Syftet är att identifiera vilket eller vilka behov som ska tillgodoses – inte att hitta lösningar på det som ska levereras.
I behovsanalysen kan ni bland annat titta närmare på
- nuläget – hur ni hittills löst behoven
- organisationens och slutanvändarnas behov
- mål och syfte med upphandlingen
- upphandlingens värde
- affärens totala kostnader.
För att kartlägga behovet kan ni till exempel använda intervjuer, fokusgrupper eller workshoppar. Oavsett hur ni går tillväga bör kartläggningen leda framtill ett tydligt uttryckt och avgränsat behov.
Nästa steg är att göra en marknadsanalys för att få kunskap om vad marknaden har att erbjuda och vilka leverantörer som finns på den. Tänk på att ha med er resultatet från behovsanalysen i detta arbete.
En viktig del av marknadsanalysen är att ha dialog med leverantörer. Exempel på frågor att föra marknadsdialog kring
- Hur kan ni lösa vårt behov?
- Är inköpet möjligt att genomföra?
- Har den här typen av inköp gjorts tidigare?
- Finns något som kan vara kostnadsdrivande?
- Är det möjligt att säkerställa behovet inom de angivna tidsramarna?
- Ser ni några risker med upplägget?
- Vad finns på marknaden i dag?
- Vad är nästa steg på marknaden?
En förutsättning för dialogen är att ni behandlar alla leverantörer lika. Ni får exempelvis inte inleda förhandlingar eller ge löften om framtida leveranser till någon leverantör. Dialogen får inte heller leda till att någon enskild leverantör för otillbörliga konkurrensfördelar vid utformningen av upphandlingsdokumenten.
En väl genomarbetad riskanalys hjälper er att göra en lyckad upphandling. Den går i grunden ut på att identifiera vilka risker som finns, vad det ger för konsekvenser och sannolikheten för att det inträffar. Detta så att ni kan göra medvetna val, ta fram handlingsplaner för att hantera riskerna samt prioritera arbetet med uppföljning av riskerna.
I riskanalysen kan ni exempelvis undersöka
- vilka faktorer som kan leda till att upphandlingen misslyckas
- finansiella risker, exempelvis oförutsedda kostnader eller minskade intäkter och anslag
- risker på marknaden, exempelvis att marknaden ändras eller har hög risk för oskäliga arbetsvillkor och korruption
- om hänsyn behöver tas till risker förknippade med ett förändrat klimat, så som mycket höga temperaturer, skyfall, översvämningar och andra oönskade effekter
- hur er verksamhet och eventuella samhällsviktiga verksamheter påverkas om det ni efterfrågar inte levereras.
Utifrån de tidigare analyserna kommer ni behöva bedöma vilka upphandlingsförfaranden som är lämpligast för den kommande upphandlingen.
Vilka förfarande ni får välja mellan beror på
- upphandlingens totala värde
- om det är fråga om en tjänst, vilken typ av tjänst som ska upphandlas
Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande som väljs. Valet styr bland annat i vilka steg som upphandlingen ska genomföras, vilka tidsfrister som gäller och om ni får förhandla med anbudsgivaren eller inte. Beroende på vilket förfarande ni väljer kan ni också behöva justera tidsplanen då olika förfaranden kan ta olika lång tid.