Beräkna värdet på upphandlingen
Genom att räkna ut upphandlingens värde kan du se till att upphandlingen ryms inom tilltänkt budget och ta reda på vilka regler som gäller för upphandlingen. Värdet kan exempelvis påverka om du kan direktupphandla.
Innehåll på denna sida
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).
Tröskelvärden påverkar vilka regler som gäller
Ett tröskelvärde är det beloppsvärde som avgör om en upphandling ska genomföras enligt de direktivstyrda reglerna eller de nationella reglerna enligt 19 och 19 a kapitlen i lagen om offentlig upphandling (LOU).
Avgör vilka förfaranden som kan användas
Det är främst tröskelvärdena som avgör vilka upphandlingsförfaranden den upphandlande myndigheten kan använda för att genomföra upphandlingen.
Så beräknar du värdet
Det är samma regler som gäller för upphandlingar över och under tröskelvärdena när det gäller hur värdet av en upphandling ska beräknas.
Det förväntade värdet kan vara en lätt uppgift att ta fram om det är ett återkommande avtal där du har inköpsstatistik. Om det däremot är ett nytt behov som har uppkommit får du bland annat utgå från den budget som finns för utförandet av det upphandlande avtalet.
Tänk på att om det som ska upphandlas inte ryms inom budget behöver ni sannolikt ändra kraven eller de ekonomiska förutsättningarna.
Enligt huvudregeln ska värdet av en upphandling uppskattas till det totala belopp som ska betalas enligt de avtal som ingår i upphandlingen. Vid beräkningen ska du beakta options- och förlängningsklausuler som om de har utnyttjats. I värdet ska du också räkna in de premier och ersättningar som ni planerar att betala till anbudssökande eller anbudsgivare. Moms ska inte räknas med när värdet för upphandlingen beräknas.
Beräkningen av upphandlingens värde ska ske utifrån tidpunkten då upphandlingen annonseras. Om upphandlingen inte behöver annonseras ska beräkningen i stället ske vid den tidpunkt då ni påbörjar upphandlingsförfarandet.
Det är inte alltid tillräckligt att endast använda sig av huvudregeln vid beräkningen av upphandlingens värde. Därför måste ni alltid kontrollera om det finns några särskilda bestämmelser som är tillämpliga på den aktuella upphandlingen.
Det finns särskilda bestämmelser om beräkning av upphandlingens värde i lagen för offentlig upphandling (LOU) för exempelvis:
- byggentreprenader
- delkontrakt
- ramavtal
- varu- eller tjänstekontrakt som regelbundet återkommer eller som ska förnyas inom en viss tid.
En fråga som kan uppstå i praktiken är hur värdet av en upphandling ska beräknas när flera upphandlande myndigheter gör en samordnad upphandling, exempelvis vid det som heter tillfällig gemensam upphandling i LOU-direktivet. Det kan till exempel vara en upphandling där avtalet för respektive myndighet beräknas understiga direktupphandlingsgränsen eller tröskelvärdet.
Högsta förvaltningsdomstolen har i en dom kommit fram till att det är samtliga avtals samlade värde som ska användas vid beräkningen om upphandlingen överstiger direktupphandlingsgränsen eller tröskelvärdet. Detta gäller om upphandlingen är en samordnad upphandling enligt LOU-direktivets bestämmelser. I det aktuella målet understeg varje upphandlande myndighets avtal direktupphandlingsgränsen.
En annan fråga är hur upphandlingens värde ska beräknas om delar av ersättningen kommer från tredje man som inte omfattas av upphandlingsskyldighet enligt LOU. Det är det totala värdet av ett kontrakt sett ur leverantörens ögon som ska beaktas. Det innebär att det inte endast är den ersättning som kommer att betalas av den upphandlande myndigheten som utgör upphandlingens värde. Även ersättning som kommer från tredje man ska beaktas. Det framgår av både domstolsavgöranden från EU-domstolen och beaktandesatserna i LOU-direktivet.
Utgångspunkten är att värdet ska beräknas utifrån hela den upphandlande myndigheten, även om olika organisatoriska delar, såsom avdelningar eller kontor, ingår avtalen. Värdet får dock uppskattas särskilt för sådana separata operativa enheter, inom en och samma upphandlande myndighet, som ansvarar självständigt för sin upphandling eller för vissa kategorier av upphandlingar.
Den upphandlande myndigheten kan antas bestå av sådana självständiga enheter när den
- självständigt genomför upphandlingar och beslutar om inköp
- förfogar över en egen budgetpost för de berörda upphandlingarna, och
- ingår kontraktet självständigt och finansierar det ur en budget som den förfogar över.
Läs mer om separata operativa enheter i Konkurrensverkets forskningsrapport: Characteristics of Separate Operational Units – A Study on Aggregation Rules under Public Procurement Law
Du får inte dela upp en upphandling för att värdet på inköpet ska understiga tröskelvärdena. En upphandling får bara delas upp så att bestämmelserna om upphandling över tröskelvärdena inte blir tillämpliga om en sådan uppdelning är berättigad av objektiva skäl.
Du får inte heller välja beräkningsmetod för att värdet på inköpet ska understiga tröskelvärdena. Uppskattningen av upphandlingens värde ska göras lojalt med upphandlingsdirektiven och upphandlingslagarna.
- 5 kap. lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – tröskelvärden, regler för beräkning av upphandlingens värde (över tröskelvärdena)
- 19 kap. 1 § LOU – tröskelvärden, regler för beräkning av upphandlingens värde (under tröskelvärdena och sociala tjänster och andra särskilda tjänster)
- 19 a kap. 1 § LOU – tröskelvärden, regler för beräkning av upphandlingens värde (direktupphandling)
- HFD 2015 ref. 65 – beräkning av upphandlingens värde vid samordnad upphandling genom en tillfällig gemensam upphandling
- EU-domstolens dom i mål C-220/05 Jean Auroux m.fl. p. 57 – värdet av en upphandling ska beräknas sett ur en potentiell anbudsgivares synvinkel
- beaktandesats 19 Europaparlamentets och rådet direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) – vilka ersättningar som ska ingå i beräkningen av upphandlingens värde
- beaktandesats 20 LOU-direktivet – kriterier för vad som kan indikera att en del av en upphandlande myndighet är en separat operativ enhet
Frågor och svar om att beräkna värdet
Här är ett urval av frågor vi har besvarat om beräkning av värdet på en upphandling. Du hittar fler frågor och svar i vår Frågeportal.