Underlätta för små och medelstora företag att lämna anbud

Begreppet SME ("small and medium sized enterprises", små och medelstora företag) används ofta utan att det närmare preciseras hur stort företaget är.

I Sverige tillämpas Europeiska kommissionens definition av små företag och medelstora företag. Klassificeringen baseras på antal anställda samt antingen nettoomsättning eller balansomslutning. 

Källa: Europeiska kommissionen (2003)

När SME-frågor blir aktuella vid offentliga upphandlingar är det ofta gruppen mikroföretag som det handlar om. Vi använder här begreppet mindre företag vilket omfattar både mikroföretag och små företag, men utesluter de medelstora företagen. 

De grundläggande principerna för offentlig upphandling innebär bland annat att en upphandlande organisation varken får gynna eller missgynna ett företag på grund av dess storlek. Du får vid upphandling alltså inte heller särbehandla de mindre företagen, så att dessa kan komma att gynnas i förhållande till andra aktörer på marknaden. Alla leverantörer oavsett storlek ska få lika goda förutsättningar att delta i offentliga upphandlingar.

Stora företag har oftast tillgång till fler resurser och därmed större administrativa möjligheter att lägga ned kraft och energi på att lämna anbud i offentliga upphandlingar. Detta kan leda till ett svagare utgångsläge för mindre företag. Mindre företag kan på olika sätt missgynnas, exempelvis genom att upphandlande organisationer efterfrågar stora volymer. Det är därför viktigt att i samband med offentlig upphandling ta hänsyn till de förutsättningar som gäller för alla företag, oavsett storlek.

Den största möjligheten att förbättra möjligheterna för mindre företag att delta i offentliga upphandlingar är i förberedelsefasen och när du utformar upphandlingsdokumenten.

För att du ska kunna skapa förutsättningar som ökar deltagandet bland mindre företag i offentliga upphandlingar är det viktigt att ta hänsyn till olika moment i förberedelsefasen.

Tänk på det här i förberedelsefasen:

• Identifiera och analysera det egna behovet och anpassa krav och villkor efter det. Det är viktigt att det finns en tydlig dialog mellan upphandlare och de som ska använda det som upphandlas, så att behoven blir tillgodosedda i upphandlingen.
  Behovsanalys
  
  
• Inta ett leverantörsperspektiv för att undvika otydliga krav i upphandlingsprocessen. Otydliga krav kan bland annat vara problematiska för leverantörer att leva upp till och göra att vissa företag kanske inte kan lämna anbud i upphandlingen.
  
  
• Gör en noggrann marknadsanalys för att skaffa dig kunskap om vad marknaden har att erbjuda och vilka leverantörer som finns på den. Det ger goda förutsättningar för att kunna utforma ändamålsenliga och relevanta krav och villkor i upphandlingsdokumenten. 
  Gör en marknadsanalys
  
  
• Ha gärna dialog med potentiella leverantörer som en del av marknadsanalysen. I kontakten med tänkbara leverantörer är det viktigt att uppge att upphandlingen inte har påbörjats och att det framgår att diskussionen inte är en förhandling med leverantören utan just en diskussion inför en upphandling i konkurrens. Principerna om likabehandling och icke-diskriminering innebär bland annat att en leverantör inte får gynnas i förhållande till andra leverantörer.
  Tidig dialog
  
  
• Planera för upphandlingarna och annonsera dessa i god tid för att informera tänkbara leverantörer om upphandlingen och för att på så sätt få in fler och väl utarbetade anbud. Tänk på att se till att dessa annonser är tillräckligt detaljerade för att leverantörerna ska kunna utforma sina anbud. Även om förhandsannonsering är obligatorisk endast vid förkortade tidsfrister kan du ändå annonsera inför kommande upphandlingar för att informera marknaden om dessa.
  Förhandsannonsera 
  
  
• Upphandlingsannonser som sätts in i en registrerad databas bör även tillkännages väl synligt på den egna webbplatsen. Även uppgifter och information om tidpunkt när ett avtal löper ut är värdefullt för leverantörer.
  Annonsera
  
  
• Undvik för stora och omfattande avtal. Ofta efterfrågar upphandlande organisationer mycket stora volymer och att leverantören ska kunna leverera över hela landet. Ibland ställs krav på att en leverantör ska klara hela kontraktet. Ingenting hindrar dock att upphandlingsdokumenten utformas så att det är möjligt att ge anbud på delar och/eller på helheten. Genom att anbudsgivare ges frihet i dessa avseenden kan konkurrensen öka och priserna pressas neråt.
  
  Om det är lämpligt kan du dela upp en upphandling i mindre delar exempelvis beträffande livsmedel eller konsulttjänster. Det är dock viktigt att tröskelvärdesberäkningen ändå görs för hela projektet.
  Uppdelning av kontrakt
  Tröskelvärden och direktupphandlingsgränser
  
  
• Överväg om tecknandet av ett ramavtal som innebär att man knyter leverantörer till sig för lång tid och som kanske medför för stora volymer är den bästa lösningen. Kan det vara lämpligare att göra separata upphandlingar?
  
  
• Undvik för kort tid mellan upphandlingens avslutande och påbörjan av leverans. Särskilt mindre företag kan behöva viss tid på sig från besked om tilldelning av kontrakt och tidpunkt för leverans.
  
  
• Acceptera delbetalningar där det är möjligt i stället för att betala efter hela summan utfört arbete.

Förbered upphandlingen

Mindre företag har ofta ont om tid och begränsade resurser för att utforma sina anbud i enlighet med upphandlande organisations krav. Utforma därför upphandlingsdokumenten så tydligt och strukturerat som möjligt så att även dessa företag har möjlighet att lämna anbud. 

Du kan bland annat tänka på följande:

• Klargör tydligt vad som är ett krav, vad kravet innebär och att följden av att inte uppfylla samtliga krav leder till att anbudet förkastas.
• Ha inte för korta anbudstider och förläng dem med hänsyn till helgdagar så att leverantörerna får tillräcklig tid för att utforma ett väl utarbetat anbud. 
• Överväg noga vid varje enskild upphandling sambandet mellan krav på leverantören och krav på upphandlingsföremålet för att undvika att onödiga krav ställs. Viktigt är att kraven anpassas till den aktuella upphandlingen med hänsyn till vad upphandlingens karaktär och omfattning. 
  
  Ett alltför långtgående krav på soliditet, likviditet eller omsättning kan exempelvis leda till att nyetablerade företag och mindre företag utesluts från deltagande i upphandlingen. Samma sak gäller till exempel krav på att företaget ska ha tidigare erfarenhet av att leverera en viss tjänst. Ett krav om att personal på företaget har en viss erfarenhet eller kompetens har samma effekt. 
• Var flexibel och ge utrymme för leverantörerna att komma med idéer och var öppen för alternativ. De tekniska specifikationerna kan antingen utformas som detaljkrav, funktionskrav eller vara utformade genom hänvisning till olika standarder.
  
  Krav på föremålet för upphandlingen
• Undvik onödiga eller konkurrenshämmande krav i de kommersiella och administrativa avsnitten. När det gäller de administrativa kraven och krav på att inlämna olika dokument, bör utgångspunkten vara det som är nödvändigt och lämpligt för den aktuella upphandlingen. Exempelvis kan ett krav på att anbuden ska lämnas in i flera kopior medföra att leverantörer uppfattar beställaren som onödigt byråkratisk. Innan ett krav på till exempel en bankgaranti ställs bör du noga tänka igenom vilka effekter det får för konkurrensen och tänkbara anbudsgivare. Även innebörden av krav på betalningsvillkor slår olika beroende på vilka resurser ett företag har. För långa betalningstider kan skapa likviditetsproblem för mindre företag.
• Överväg att i större utsträckning ta eget ansvar för att inhämta nödvändig information om anbudsgivarnas lämplighet när det gäller ekonomisk ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet. 
• Checklistor som anpassas till den aktuella upphandlingen kan vara lämpliga att använda för krav på formell dokumentation. Om det är möjligt, bör dokument som en anbudsgivare lämnat till den upphandlande organisationen i en annan upphandling återanvändas. Förutsättningen är att dessa dokument fortfarande är giltiga och relevanta för den aktuella upphandlingen.
• Överväga att, när det anses lämpligt, använda tilldelningsgrunden bästa förhållandet mellan pris- och kvalitet snarare än pris. Detta kan göra det möjligt att ta hänsyn till aspekter såsom kvalitet och tekniska fördelar. Det kan innebära att inte enbart de direkta kostnaderna med ett anbud värderas, utan även kontraktsföremålets livscykelkostnad. För anbudsgivare kan detta ge incitament till att erbjuda innovativa och bättre produkter.
  
  Vid ett sådant upplägg är det särskilt angeläget att, tidigt i processen, dra nytta av den sakkunskap och branschkännedom som finns hos de medarbetare som kommer att arbeta med produkten eller tjänsten ifråga. Det är också viktigt att du preciserar de tilldelningskriterier som används så att leverantörerna förstår vad som avses. Vid utvärderingen får dock inte hänsyn tas till sådant som inte anges i upphandlingsdokumenten.
  Grund för utvärdering

För att underlätta har vi tagit fram stöd för hur du utformar upphandlingsdokumenten steg för steg.

Utforma upphandlingsdokumenten