Tidig dialog

I den tidiga dialogen finns det möjligheter för den upphandlande organisationen att presentera behov och önskade resultat. Genom dialogen får köparen insikt i de olika lösningar som leverantörer kan erbjuda. För leverantörer innebär dialogen bättre förutsättningar att komma med förslag på lösningar inför en kommande upphandling eftersom de förstår målbilden för den aktuella upphandlingen bättre.

Den tidiga dialogen är en del av marknadsanalysen. Om ni inte har så bra kunskaper om en marknad eller om marknaden har en hög utvecklingstakt, är det extra viktigt att planera in tid och avsätta resurser för tidig dialog. Den tidiga dialogen kan även göra att ni ser nya möjligheter, som exempelvis att skifta från att upphandla en vara till att upphandla en tjänst. 

Dialogen kan både förebygga problem under upphandlingen och under avtalstiden. En bättre ömsesidig förståelse kan även skapa en smidigare inköpsprocess; fler frågor kan hanteras före annonseringen och onödiga missförstånd kan undvikas. Det kan i sin tur leda till färre överprövningar samt effektivare och bättre leveranser. 

Dialog är en viktig del i hela inköpsprocessen, oavsett om det är inför en upphandling, under annonsering eller när ni följer upp tecknade avtal. I bästa fall har ni påbörjat den tidiga dialogen redan under den föregående avtalsperioden och haft kontinuerlig bevakning av marknaden.

Det finns olika sätt att ha dialog inför en upphandling. Oavsett vilken metod ni väljer är det viktigt att ni tydligt kommunicerar syftet med dialogen. Därmed bygger ni förtroende och skapar förståelse hos potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer som har ett intresse att delta i en upphandling. Det förbättrar också förutsättningarna för att få den information som behövs inför den kommande upphandlingen. 

I dialogen kan ni använda er av skriftlig kommunikation med potentiella leverantörer eller muntlig kommunikation i form av möten eller besök: 

• skriftlig kommunikation som Request for information (RFI) eller extern remiss 
• dialogmöten med flera leverantörer eller enskilda dialogmöten 
• studiebesök eller tester.

RFI kan användas både på ett tidigt informationsinhämtande steg när ni inte känner till vilka lösningar som finns på marknaden. Det innebär att ni skickar ut frågeställningar till många potentiella leverantörer syfte att inhämta information kopplat till ert behov. 

Extern remiss innebär att ni publicerar hela eller delar av era preliminära upphandlingsdokument och låter leverantörer inom en begränsad tid komma med synpunkter på specifika krav och avtalsvillkor. Av naturliga skäl är detta en metod som används ganska sent i det förberedande arbetet eftersom ni bör ha påbörjat arbetet och utformningen av upphandlingsdokumenten. 

Mer om RFI och extern remiss

Dialogmöten används vanligen för att samla in eller ge information på en mer övergripande nivå. Ni kan antingen bjuda in brett till ett möte med flera leverantörer eller till ett möte med en enskild leverantör.

Syftet med ett möte med flera leverantörer kan exempelvis vara att informera om en kommande upphandling, ta in generell information om hur marknaden fungerar i en viss upphandling eller att skapa ett forum för diskussion om branschspecifika frågor.

Enskilda dialogmöten kan användas när ni vill ha mer specifik information om lösningar som kan tillgodose era behov. Vissa leverantörer kan ha utvecklat metoder och system som de är ensamma om på marknaden och kan ge värdefull information om förutsättningar och utvecklingsmöjligheter för den kommande upphandlingen. 

Mer om dialogmöten

Det är möjligt att göra studiebesök som en del av den tidiga dialogen för att få mer information om hur en vara eller tjänst kommer till användning i en organisation.

Du kan även testa leverantörernas förslag till lösningar i en verklig eller virtuell miljö i din egen organisation. Genom att använda en testplats erbjuder du leverantörer möjlighet att visa att deras produkt eller tjänst fungerar i den miljö som den är avsedd för. Praktiska tester kan även vara ett sätt för en leverantör att visa upp sina innovativa lösningar för en upphandlande organisation 

Testerna kan ske på olika sätt. Exempel på detta är en interaktiv utställning där leverantörer får vara i verklig miljö, en konstruerad miljö i form av en datatestplats, ett vårdflöde, upplåtande av öppna data och ytor eller icketekniska testbäddar som exempelvis klassrum.

Olika former av praktiska tester kan användas i flera faser i inköpsprocessen. Tester av en produkt eller tjänst kan göras i en fysisk eller i en virtuell miljö som antingen kan vara verklig eller simulerad. Testerna kan omfatta produkter, tjänster, processer eller organisatoriska lösningar i den verksamhet där de ska användas.

Genom att använda en testplats erbjuder du leverantörer möjlighet att bevisa att deras produkt eller tjänst fungerar i den miljö som den är avsedd för. Praktiska tester kan även vara ett sätt för en leverantör att visa upp sina innovativa lösningar för en upphandlande organisation. Tester i verklig miljö kan även minska risken för den upphandlande organisationen att få en felaktig bild av produkten eller tjänsten, eftersom sakkunniga kan värdera nyttan utifrån det egna behovet. Därmed bidrar testet till ökad kvalitet, effektivitet och nytta för brukarna eller medborgarna.

Mer om tester i upphandling

All dialog måste vara förenlig med de grundläggande rättsprinciperna för upphandling. För tidig dialog är det i första hand principerna om likabehandling och transparens som är aktuella. 

I det praktiska arbetet handlar det bland annat om: 

• hur ni bjuder in till dialogmöte 
• vilken information ni ger 
• hur ni säkerställer att alla leverantörer får samma information. 

Ni måste vara tydliga med varför dialogen förs och vad för resultat som förväntas. Ni bör ha tydliga agendor, tydliga uttalade syften och även tänkt igenom på hur ni dokumenterar och sprider information. Det som kommer fram i dialogerna bör också dokumenteras. 

När dialogerna är genomförda kan ni sammanfatta vad som framkommit och dela med er genom att exempelvis publicera på er webbplats. Precis som vid utlämning av allmänna handlingar behöver ni säkerställa att ni inte avslöjar företagshemligheter eller andra sekretessbelagda uppgifter genom publiceringen. 

Dialogen får aldrig leda till att ni ger någon leverantör en otillbörlig konkurrensfördel. En sådan kan exempelvis bestå i att en leverantör har fått mer information än de övriga och därför har bättre chanser att vinna upphandlingen. Det kan också handla om att en leverantör har fått för stort inflytande över utformningen av upphandlingsdokumentet och på så sätt blir gynnad. För att undvika detta bör ni bjuda in brett till dialog så att många leverantörer får komma till tals, dokumentera det som kommit fram i dialogen för att säkerställa transparens och beakta alla synpunkter som leverantörer har lämnat. Förutsättningarna måste alltså bli lika för alla som vill lämna anbud i upphandlingen. 

Om en leverantör genom dialogen har fått en otillbörlig konkurrensfördel, exempelvis att en leverantör fått mer än andra, eller påverkat upphandlingen, kan ni utesluta den leverantören. Det kan ni göra om det inte räcker att avhjälpa den snedvridning av konkurrensen som har uppstått, med andra mindre åtgärder. Men en leverantör som har deltagit i förberedelserna av upphandlingen får endast uteslutas om det inte finns något annat sätt att säkerställa att myndigheten följer principen om likabehandling. 

Innan uteslutningen ska leverantören få möjlighet att ge sin syn på saken. Om leverantören anser att deras deltagande i förberedelserna inte kan leda till en snedvridning av konkurrensen ska de få möjlighet att lägga fram en utredning som visar det. 

Upphandlingsmyndigheten vill öka dialogen mellan upphandlande myndigheter och leverantörer, och har identifierat fem vanliga myter om dialog i samband med inköp och upphandling.

Myter om dialog i offentlig upphandling

Här hittar du lärande exempel som visar hur tidig dialog med leverantörer och andra marknadsaktörer kan se ut i praktiken.

• Enskilda dialoger inför upphandling av en kabinettdiskmaskin
• Livsmedel från många små producenter
• Skärpta miljökrav när kollektivtrafik upphandlades
• Dialog för arbetsrättsliga villkor i taxitjänster
• Tidig dialog när ortopediska implantat upphandlades
• RFI och dialog per telefon för att upphandla rökdykarradioutrustning