Livsmedel från många små producenter
- Tidig dialog
När avtal för livsmedel till skolor och äldreboenden skulle upphandlas var en av strategierna att öka konkurrensen och inte utesluta mindre producenter och leverantörer. En viktig del för den upphandlande kommunen var att lyckas möjliggöra för lokala leverantörer att lämna anbud och vinna delar av upphandlingen utan att rättssäkerheten sattes åt sidan. Upphandlingen delades upp i flera olika produktgrupper och kommunen genomförde många dialoger med potentiella leverantörer.
Innehåll på denna sida
Härnösands kommun skulle upphandla avtal för livsmedel till skolor och äldreboenden. Olika produktgrupper delades in i olika upphandlingar, såsom en för frukt, en för kött och en för grönsaker och så vidare.
Det som skilde denna upphandling från andra var att anbudsgivare hade möjlighet att lämna anbud på artikelnivå. Det innebar exempelvis att lokala potatisodlare kunde vara med och lämna anbud. Avtalet ersatte ett tidigare avtal som landstinget Västernorrland hade upphandlat, men det tidigare avtalet var inte väl lämpat för Härnösands kommuns verksamhet.
I en kort film beskriver upphandlingscontroller Sofia Elmeholt och nämndsordförande Sara Nylund hur de arbetade med dialog för att få med små leverantörer. Synnöve Häggdin från Häggby gård, som är en av leverantörerna, berättar om sina erfarenheter av dialogen.
Dialog för att nå politiska mål och lokala leverantörer
Kommunen valde att ha en leverantörsdialog i form av möten. De hade både stormöten och individuella möten där både lokala och nationella aktörer var inbjudna. Mötena annonserades i upphandlingssystemet och de fick hjälp av Lantbrukarnas Riksförbund (LRF) att bjuda in till mötena.
Skälet till att dialog valdes var att skapa sig en uppfattning om vad producenter och grossister hade för synpunkter på inköp av livsmedel. Det var självklart att använda tidig dialog i detta fall, eftersom man inte hade kunskap om producenterna och leverantörernas insikter.
I Härnösands kommun har den politiska ledningen ett tydligt mål och intresse för strategiska upphandlingar. De hade satt upp en politisk prioriteringsordning för livsmedelsupphandlingen:
- Lokalproducerat och ekologiskt
- Lokalproducerat
- Svenskt och ekologiskt
- Svenskt
- Utländskt och ekologiskt
Utvärderingskriterierna för en del av produktgrupperna var lägst pris. Därutöver användes kvalitetstester som skulle godkännas för att anbudet skulle vara giltigt. I anbuden skulle leverantörerna lämna förslag på artikelnivå. Mervärden i upphandlingen var till exempel sparsam körning, fria leveranser, GMO-fria livsmedel och ett hälsoredovisningssystem för mjölkkor. Ett krav var att kommunen skulle kunna ha stående ordrar via webb.
Kommunen är nöjd med resultatet av upphandlingen. Den uppfyllde de politiska viljeyttringarna och de politiska målen. Dock hade man önskat sig något fler lokalt producerade varor än det i slutändan blev.
Stöd från flera externa organisationer
En projektgrupp tillsattes där den ansvariga upphandlaren var projektledare. De hade ett samarbete med LRF och Hushållningssällskapet, som har en knutpunkt, Västernorrlandsgården, för mindre producenter. Dit kan små producenter leverera sina varor och där kan man sedan beställa varor. Projektgruppen tog även stöd av SKL och SKL Kommentus inköpscentral liksom E-avrops konsulter samt dåvarande Miljöstyrningsrådet. Den ansvariga upphandlaren hade även stöd av en politisk referensgrupp.
Projektgruppen hade även stöd av representanter från det produktionskök som levererar ut till verksamheterna och som utgör en sambandscentral till leverantörerna. Att få ner antalet leveransställen var helt avgörande för att lokala producenter skulle kunna lämna anbud, vilket bland annat framkom under dialogmötet och informationsträffarna.
Upphandlarna i Härnösands kommun upplever att det bara finns fördelar med att använda sig av dialog. Utan dialogen hade de inte fått med producenter från det lokala näringslivet, utan troligtvis bara fått med de stora grossisterna. Dialogen ledde till ett bra förfrågningsunderlag och dessutom fick kommunen få frågor under anbudstiden.
Framgångsfaktorer och utmaningar
Tidigt i processen definieras utmaningar för små och medelstora företag att lämna anbud i stora upphandlingar som exempelvis livsmedel:
- Information eller dialog
- Uppdelning av volymen i geografiska områden
- Uppdelning av varugrupper
- Smarta logistiklösningar
- Förenklade förfrågningsunderlag
- Lämpliga avtalstider och lämpliga annonseringstider och -perioder.
Att ta ett helhetsgrepp om de utmaningar som fanns var avgörande och blev en framgångsfaktor i upphandlingen. Att bara fokusera på att dela upp varuområden eller bara fokusera på logistiken hjälper inte de små leverantörerna.
En av utmaningarna var att få de mycket små odlarna, som exempelvis potatisodlare eller biodlare, intresserade av att lämna anbud. Det var viktigt att ingen del av upphandlingen skulle ligga ”på gränsen” – den skulle skötas enligt regelboken, men ändå med gott resultat och ge möjligheter för lokala leverantörer att lämna anbud, och vinna delar av upphandlingen. SKL Kommentus och dåvarande Miljöstyrningsrådet bidrog med en del råd i denna fråga.
Ansvarig upphandlare om lärdomar och rekommendationer
Det finns i enbart vinster med leverantörsdialog, enligt upphandlarna. Det kan förstås alltid finnas obekväma dialoger, men på det stora hela är det bara positivt med dialog. Dialog leder till att man får en helt annan förståelse för marknaden och leverantörerna har en chans att få en förståelse för lagen om offentlig upphandling, vilket de små företagen ofta inledningsvis kan ha en negativ inställning till.
Det som kan vara ett problem är ha tillräckligt mycket tid att skicka ut en RFI eller att genomföra en muntlig dialog. Det är också viktigt att verkligen beakta de synpunkter som kommer in. Det kan ibland vara svårt att veta hur man startar upp arbetet när man ska genomföra en dialog.
Upphandlarna i Härnösand understryker att det i deras fall var viktigt att ha ett bra samarbete med den egna näringslivsenheten i kommunen. Ett tips är också att kontakta branschorganisationer när man ska gå ut med en RFI. Dialog behöver inte alltid vara formell i form av inbokade stormöten eller liknande. De små företagen uppskattar oftast om man ringer dem eller besöker dem (om tid finns).
Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvariga i Härnösands kommun.