RFI och dialog per telefon för att upphandla Rökdykarradioutrustning

UpphandlingsCenter genomförde både skriftlig och muntlig dialog med potentiella leverantörer. Detta för att förstå marknaden samt att få hjälp att ställa krav på rätt teknisk nivå i förhållande till var marknaden befann sig.  

Med hjälp av sakkunniga i en referensgrupp utformades preliminära kravställningar inför en RFI med ett antal frågeställningar. Det handlade till exempel om drifttid, batterityper, fästanordningar, displayutförande och möjligheten att använda redan befintlig utrustning. Det ställdes även frågor kring vad leverantörerna ansåg var relevant att testa i det produkttest som skulle genomföras som en del av utvärderingen. RFI:n annonserades ut och ett relativt stort antal svar kom från potentiella leverantörer. Svaren från RFI:n samlades in, sammanställdes och jämfördes med hjälp av referensgruppen. Som komplement till den information som inkom genom RFI:n samlades det in produktblad med tillhörande bilder. Därefter genomfördes även muntlig dialog per telefon med de leverantörer som inte inkommit med svar på utannonserad RFI. 

Den information som kom från leverantörsdialogerna användes både som underlag till förfrågningsunderlaget samt till utformning av det produkttest som skulle genomföras. Svaren i RFI:erna ledde till att de preliminära krav som ställts upp kunde höjas på flera punkter. På någon punkt ändrade man helt det ursprungliga kravet. 

När upphandlingen hade annonserats kom inga frågor kring de tekniska detaljerna i upphandlingen. Det sågs som ett gott betyg på arbetet som lagts ner i marknadsanalysen och dialogen. 

En referensgrupp med sakkunniga från räddningstjänsten kopplades tidigt in i upphandlingsprocessen. Upphandlingen krävde omfattande teknisk kompetens och god insikt i vilka lösningar som fanns tillgängliga på marknaden. Då upphandlingar av den här typen av utrustning sker relativt sällan hade mycket hunnit ske inom teknisk utveckling sedan tidigare genomförda upphandling. 

I utvärderingen ingick ett fysiskt test av utrustningens användarvänlighet. Testet genomfördes av brandmän från Räddningstjänsten Dala Mitt. Upphandlingsansvarig och sakkunniga i referensgruppen deltog vid testerna. 

Utvärderingen resulterade i att det anbud som rankats högst i förhållande till kravspecifikationerna blev förkastat i det fysiska testet, då de fick nedslag på manövreringen. Det näst bästa anbudet fungerade tillfredställande i testerna och avtal tecknades med leverantör. Räddningstjänsten blev mycket nöjd med den produkt som avtalades. 

Information som kom via dialoger med potentiella leverantörer bidrog till hur testen utformades och genomfördes. 

Det UpphandlingsCenter främst lyfter upp som styrkor med att använda sig av leverantörsdialoger är: 

• Att man kan ställa rätt krav från början. 
• Att man får kunskap om vad som finns på marknaden. 
• Att man får kunskap kring om det finns konkurrens på marknaden. 
• Att man inte frågar efter lösningar som är inaktuella. 
• Att man kan begränsa antalet frågor under annonseringstiden. 
• Att leverantörerna känner att kommunen är intresserad av deras åsikter och kunskap. 
• Att det ökar möjligheten att få in fler anbud. 

En framgångsfaktor i den aktuella upphandlingen var att kommunen använde sig av sakkunniga med rätt typ av teknisk kompetens som kunde bidra i bedömningen av information som kom genom dialog med leverantörerna. 

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos upphandlingsCenter. UpphandlingsCenter är en upphandlingssamverkan där Falun, Borlänge, Ludvika, Gagnef, Säter och Hedemora kommuner medverkar. UpphandlingsCenter har huvudkontor i Ludvika och leds politiskt av en gemensam nämnd för upphandlingssamverkan.