Skärpta miljökrav när kollektivtrafik upphandlades

Leverantörsdialog valdes då man ansåg det ett bra sätt att minska de kostnadsdrivande delarna i kollektivtrafiken. Dialogen gjorde att de kunde sätta upp krav på miljö- och resandeincitament som troligtvis inte gjorts annars. De valde att både genomföra enskilda dialoger och gemensamma möten med samtliga leverantörer.  

I vissa delar av upphandlingen ställdes funktionskrav, bland annat då det gällde målen och miljöprogrammet. Tidigare har de ställt många specifika krav på till exempel exakt vilka bussar som skulle användas och hur stoppknapparna skulle vara placerade. 

Arbetet inleddes med en dialog med trafikföretagen för att få ett underlag kring hur branschen ser på denna typ av trafik i länet. I upphandlingen utgick de från den branschgemensamma standard som finns framtagen av Svensk kollektivtrafik. Under arbetets gång arrangerades möten med kommunerna och landstinget för att inhämta synpunkter. Det var en prövande och resurskrävande process och de arbetade sig successivt igenom avtalsmallen. 

Upphandlingen påbörjades tre år innan avtalet undertecknades. Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrland är nöjd med upphandlingen och de nådde upp till miljömålet innan utsatt tid. Kollektivtrafikmyndigheten arbetar idag mer aktivt än tidigare med att upprätthålla avtalen, exempelvis genom att döma ut viten, vilket de inte gjort tidigare. 

Kollektivtrafikmyndigheten organiserade arbetet internt med representanter från olika delar av organisationen, som tillsammans utgjorde en projektgrupp. De tog även in konsultstöd inom upphandling, juridik och miljöområdet. De har ett samverkansorgan med medlemmarna i kommunalförbundet för att hämta in synpunkter, men medlemmarna var aldrig med i själva upphandlingen. Istället ordnades gemensamma och separata möten med landstinget och kommunerna. 

Styrkorna med dialog är att det ger förslag till alternativ och olika typer av lösningar i ett uppdrag, vilket gör att beställaren får en bättre produkt i slutändan. Styrkorna med funktionskrav är enligt ansvarig upphandlare att de ger en flexibilitet: ”Är det en funktion man vill lösa behöver man inte uppfinna lösningen”. 

Begränsade kunskaper inom ett område kan leda till att man ställer för specifika krav och använder sig av säkra kort. I det aktuella avtalet fick leverantören själv möjligheten att välja vilken bussflotta de vill använda och de har kunnat omfördela bussflottan i hela länet efter behov. Möjligheten att omfördela flottan har redan visat sig användbar i kommunen. Exempelvis då ett antal nystartade asylboende förändrat resmönstret på den annars relativt statiska landsbygden. 

Leverantören som vann upphandlingen menar att dialog är bra, eftersom det ger en möjlighet att ta upp saker innan förfrågningsunderlaget formuleras. Enligt den upphandlande organisationen bidrar dialog med värdefulla kunskaper inom området och gör det lättare att upphandla på det bästa och mest effektiva sättet. I det aktuella fallet tog man in leverantörernas synpunkter kring hur funktionskravet kunde utformas på bästa sätt, vilket ledde till mer ändamålsenliga och rimliga funktionskrav. 

Den största utmaningen var enligt den ansvariga upphandlaren att hantera kommunförbundets åtta olika medlemmar och lika många politiska församlingar. Det är medlemmarna i kommunförbundet som finansierar resultatet, men de fick inte besluta om upphandlingen och det var en utmaning. Att få varje medlem att bli hörd  har varit viktigt och det fungerade  väl eftersom resultatet blev positivt. 

Det är lätt att bli specifik i en upphandling där man tror sig ha svaren, enligt den ansvariga upphandlaren. Då är det viktigt med dialog med leverantörer för att få en bättre produkt. Förutsättningen för att få en bra dialog är att leverantörerna är konstruktiva och bidrar till dialogen och så var fallet i denna upphandling där trafikföretagen bidrog mycket. 

Leverantören menar att det finns många utvecklingsmöjligheter generellt då det gäller upphandling av trafik. Myndigheterna är nybörjare varje gång, eftersom upphandlingarna görs så sällan.

Kommunalförbundet Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län genomförde en upphandling av linjelagd kollektivtrafik på väg samt skolskjutsar i Västernorrlands län. Upphandlingen handlade om 15 trafikuppdrag för linjelagd kollektivtrafik med buss och 40 trafikuppdrag för skolskjuts. Kollektivtrafikupphandlingen är en omfattande och resurskrävande upphandling som sällan genomförs. 

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrland och från den leverantör som vann upphandlingen.