Tester i upphandling

Olika former av praktiska tester kan användas i flera faser i inköpsprocessen. Tester av en produkt eller tjänst kan göras i en fysisk eller i en virtuell miljö som antingen kan vara verklig eller simulerad. Testerna kan omfatta produkter, tjänster, processer eller organisatoriska lösningar i den verksamhet där de ska användas.

Genom att använda en testplats erbjuder du leverantörer möjlighet att bevisa att deras produkt eller tjänst fungerar i den miljö som den är avsedd för. Praktiska tester kan även vara ett sätt för en leverantör att visa upp sina innovativa lösningar för en upphandlande organisation. Tester i verklig miljö kan även minska risken för den upphandlande organisationen att få en felaktig bild av produkten eller tjänsten, eftersom sakkunniga kan värdera nyttan utifrån det egna behovet. Därmed bidra testet till ökad kvalitet, effektivitet och nytta för brukarna eller medborgarna.

Det finns goda möjligheter att genomföra tester i samband med upphandling. I en konkurrenspräglad dialog kan tester ingå som en del av upphandlingen, så att lösningen anpassas att fungera för det tilltänkta behovet. Ett annat exempel är projekttävlingar där anbudsgivare lämnar en ritning eller projektbeskrivning. Det är även möjligt att använda sig av olika tester som en del av anbudsprövningen och utvärderingen.

I en förkommersiell upphandling sker ett forsknings- och utvecklingsarbete för att ett koncept, en idé eller en prototyp som sedan testas i ett eller flera steg.

I förberedelsen av ditt inköp kan det vara bra att du funderar igenom i vilken utsträckning du vill testa det du har tänkt anskaffa och när det ska ske. Det finns flera aspekter som är bra att tänka på tidigt, exempelvis hur mycket ett test kan kosta och vem som ska stå för kostnaden. Det finns även olika juridiska aspekter som är viktiga att ta hänsyn till som behöver regleras i ett avtal inför testningen. Det kan exempelvis vara immateriella rättigheter, försäkringar eller säkerhet.

I det förberedande arbetet finns det stora möjligheter att använda sig av tester som en del av den tidiga dialogen. Detta kan exempelvis ske i 

• ett vårdflöde
• en konstruerad miljö i form av en datatestplats
• en interaktiv utställning där leverantören får vara i verklig miljö
• upplåtande av öppna data och ytor 
• idéslussar
• icke tekniska testbäddar som exempelvis klassrum eller om öppna data används för att simulera inför inrättande av ett utfallskontrakt. 

När du inleder själva upphandlingen är det möjligt att ställa krav på att få exempel på olika former av material, design eller koncept som sedan utvärderas i upphandlingen. Detta kan omfatta allt från varuprover och arbetsprover till provuppställningar. Det är viktigt att ange hur testet kommer gå till och när leverantören ska inkomma med materialet för test i upphandlingsdokumenten så att de kan planera.

När du har fått in anbuden är det möjligt att testa leverantörernas förslag i verklig miljö för att se hur de lever upp till de krav som ställts. I metodbladet utvärdera funktionskrav finns det olika förslag på hur det är möjligt att utvärdera och bedöma en leverantörs förslag till lösningar. Det kan exempelvis göras genom användartester eller tester av produkter i den egna verksamheten, hos leverantören eller med stöd av ett testinstitut. Anbudspresentationer kan också vara ett sätt för leverantörer att praktiskt visa upp sina lösningar. Här är det väldigt viktigt att tänka på att det råder anbudssekretess. Det innebär att uppgifter som rör anbuden inte får delges till andra anbudsgivare. Vid fysiska presentationer där anbudsgivaren närvarar är det därför viktigt att de olika anbudsgivarna inte råkar träffa varandra.

När själva upphandlingen är avslutad och en lösning ska implementeras i verksamheten kan du genomföra tester beroende på hur avtalet är utformat. Ett sätt att testa delar av en leverans är att genomföra kund- eller brukarundersökningar. Det är bra om detta framgår av avtalet att viss del av volymen under avtalsperioden kommer att testas.

Kom ihåg att dokumentera och sammanställa testerna. Det kan du göra genom att använda protokoll och standardiserade bedömningar som underlättar likabehandling och öppenhet, vilket är extra viktigt om testerna genomförs inför eller under en upphandling. 

Det kan finnas skäl att fundera på följande när du ska genomföra tester inför en upphandling:

• Fundera igenom om testplatsen ska vara öppen för alla. Här är det viktigt att ta hänsyn till principerna om öppenhet, likabehandling och icke-diskriminering. Läs mer om rättsliga förutsättningar för tidig dialog. 
• Gör upp om vem som ska stå för kostnaderna av testet. Det kan ibland vara dyrt att genomföra tester och det kan uppstå mindre kostnader för energiförbrukning eller förbrukningsmaterial under testets genomförande. Det kan även finnas fall där potentiella leverantörer bör få ersättning för mer omfattande testverksamhet.
• Det kan behövas regler så att känsliga uppgifter inte sprids. Det kan även behövas olika former av tillstånd för att använda en testplats.
• Tänk igenom hur du ska hantera sekretess mellan olika leverantörer.
• Fundera igenom om immateriella rättigheter behöver regleras i ett avtal innan testerna inleds.
• Det bör förtydligas vem som ansvarar för säkerheten och står för försäkringar.
• Det kan även finnas andra rättigheter och skyldigheter som behöver regleras innan testerna inleds.

Tester kan genomföras i alla utvecklingsfaser:

• nya lösningar som ska utvecklas
• prototyper
• demonstrationsmodeller
• ännu ej godkända produkter
• godkända produkter före marknadsintroduktion
• produkter som redan finns på marknaden.

Du kan läsa mer om testbäddarna på Vinnovas webbplats. Här finns en sammanställning av testbäddar, det vill säga test- och demonstrationsmiljöer, som kan användas av såväl offentlig sektor som näringslivet.