Tidig dialog när ortopediska implantat upphandlades
- Tidig dialog
En upphandling avseende höft-, knä-, axel- och armbågsproteser till Stockholms regioners (SLL) förvaltningar, bolag och stiftelser skulle genomföras. Den här typen av upphandling handlar om stora belopp och sker relativt sällan. Det stora beloppet gör det även överprövningsbenäget. Detta gjorde att en dialog med potentiella leverantörer var nödvändig för att förstå vilka lösningar som fanns på marknaden och vilka krav som var rimliga att ställa.
Innehåll på denna sida
Dialog och den extern remiss var ett sätt att få fram tydliga, proportionerliga och likabehandlande krav, och därmed minska risken för överprövning. I denna korta film delar upphandlaren Lisa Borgh med sig av sina erfarenheter från en dialog när SLL genomförde flera upphandlingar av ortopediska implantat, som resulterade i fem avtal med 92 000 artiklar. I filmen berättar upphandlaren om skälen till att de valde tidig dialog och vilka fördelar och nackdelar som finns med tidig dialog. Nackdelarna med många enskilda dialoger är att det tar tid, men fördelarna överväger. Det är bra att träffas fysiskt och prata med de som kan och säljer artiklarna. I slutändan leder det till mycket bättre avtal.
Tydliga krav tack vare dialog och extern remiss
Inledningsvis förde upphandlingsansvarig dialog med branschorganisationen för medicinteknik, Swedish Medtech. De ledde till att de tog framtypmallar för olika operationer för proteser (typoperationer). Utifrån typoperationerna sattes preliminära kravspecifikationer upp. De bestod av förslag till olika typer av artiklar i form av funktionskrav för varje typoperation. De olika artiklarna gavs ett positionsnummer för att skilja dem åt. Kravspecifikationerna skickades sedan ut till leverantörerna med extern remiss. Intresserade leverantörer kallades därefter till individuella möten där de fick lämna sina synpunkter på kravspecifikationerna.
Underlaget låg ute för extern remiss i två veckor och fyra timmar avsattes för ett uppföljande möte med varje leverantör som så önskade. Dialogen skedde både muntligt och skriftligt.
Stora belopp i upphandlingar kan ibland leda till att de blir överprövningar. Det var också en av anledningarna till att SLL valde att organisera upphandlingen med dialog och funktionskrav. Dialogen och den externa remissen var ett sätt att få fram tydliga, proportionerliga och likabehandlande krav, och därmed minska risken för överprövning. Under annonseringstiden fick SLL in betydligt färre frågor från leverantörerna än de brukar få.
Utvärdering per typoperation
Utvärderingen skedde per typoperation och minst tre leverantörer skulle antas per typoperation.
- Inkomna anbud för varje typoperation sorterades från lägsta till högsta pris.
- Priset beräknades genom att SLL summerade priset för angivna artiklar i typoperationen.
- Utvärderingen började med att anbudet med lägst pris kontrollerades att det uppfyllde de ställda ska-kraven.
- Om anbudet inte uppfyllde ska-kraven kontrollerades nästa anbud i prisordningen.
- Tillbehör, övriga implantat samt förbrukningsmaterial antogs per position, minst tre leverantörer skulle komma att antas.
- SLL gjorde en behovsanalys för artiklar offererade under dessa positioner, vilken låg till grund för om offererade artiklar antogs eller inte.
Bra sortiment och tydlig kostnadsbild
Både den skriftliga och muntliga dialogen med leverantörerna resulterade i att de ursprungliga funktionskraven på typoperationer kom att förändras och justeras.
Målet med upphandlingen var att bibehålla ett bra sortiment, erhålla varor till lägre pris och att undvika överprövning. Upphandlingen ledde inte till överprövning. Beställaren tycker att de har fått ett bra sortiment och upplever att det nu är tydligare vad en typoperation kostar och hur en leverantör ligger till prismässigt.
Funktionskrav en styrka i komplexa upphandlingar
Upphandlingsansvarig tycker att funktionskrav är bra för upphandlingar av komplexa system, som i detta fall med många olika typoperationer. Styrkan med att ha en dialog med leverantörerna som en del av marknadsanalysen är att det är ett bra sätt att ta fram rätt kunskap. Dialogen hjälper upphandlingsansvarig och beställaren att få en uppfattning om vad leverantörerna har att erbjuda och varför.
Det som lyfts fram som en utmaning med den här typen av upphandlingar är att få beställargruppen med sig. Även att verkligen tänka igenom vad som behövs innan dialogen förs eller ett förfrågningsunderlag skickas ut till leverantörer. En sådan här upphandling planeras i god tid, och gott om tid behöver avsättas för möten med leverantörerna. När SLL hade skickat ut inbjudningarna i den aktuella upphandlingen var det tolv leverantörer som inkom med synpunkter, men det kunde lika gärna ha varit 60. Det är alltså av vikt att ha beredskap och sätta av tillräckligt med tid, så att alla intresserade leverantörer kan hinna komma på individuella möten.
Lärdomar och rekommendationer för tidig dialog
Innan en dialog med potentiella leverantörer påbörjas är det viktigt att fundera igenom vad man vill ha ut av upphandlingen. Man ska också vara beredd på att alla leverantörer inte har tid att svara på en RFI eller extern remiss och att svarsfrekvensen kan variera mellan olika affärsområden.
Det är även viktigt att tidigt formulera färdiga frågor till leverantörerna och fundera på om man ska välja att föra dialogen genom RFI, extern remiss eller möten eller en kombination av dessa.
Det är viktigt att ställa sig frågan om funktionskrav verkligen är det mest ändamålsenliga för den aktuella upphandlingen. Det är även viktigt att tänka på att det tar längre tid för leverantörerna att inkomma med anbud i en upphandling med funktionskrav än i en upphandling med detaljkrav. Slutligen behöver man vara noga med att inga leverantörer utesluts på grund av att man ställt för komplicerade funktionskrav.
Generellt menar upphandlingsansvarig på SLL att det är viktigt att våga föra en dialog med leverantörer i upphandlingsprocessen. Är det något man undrar över eller är osäker på avseende de synpunkter som inkommit är det bättre att ringa upp leverantörerna och fråga än att riskera att kraven inte blir rätt ställda.
Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig på SLL.