Välja upphandlingsförfarande
En upphandlande organisation som ska genomföra en offentlig upphandling ska välja ett förfarande för upphandlingen. Vid upphandling över tröskelvärdena styr valet av förfarande bland annat i vilka steg som upphandlingen ska genomföras, vilka tidsfrister som gäller och om organisationen får förhandla med anbudsgivarna eller inte. Vid upphandling under tröskelvärdena, och av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, finns inga bestämda förfaranden utan den upphandlande organisationen ska själv utforma förfarandet för upphandlingen.
Innehåll på denna sida
- Reglerna skiljer sig åt mellan olika lagar
- Val av förfarande enligt LOU och LUF
- Tabell över olika förfaranden över tröskelvärdena enligt LOU och LUF
- Förfaranden över tröskelvärdena
- Förfarande för upphandling under tröskelvärdena och av sociala tjänster och andra särskilda tjänster
- Annonsering av förfaranden
- Metoder för kontraktstilldelning
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling enligt försörjningssektorerna (LUF).
Reglerna skiljer sig åt mellan olika lagar
Det finns ett flertal lagar som reglerar offentlig upphandling. Här beskriver vi övergripande skillnader mellan dessa lagar när det gäller regler om upphandlingsförfaranden. Notera dock att resten av informationen på denna sida utgår från LOU och LUF.
Lagen om offentlig upphandling (LOU) har det bredaste tillämpningsområdet av alla upphandlingslagarna och är den lag som i praktiken tillämpas oftast i svenska upphandlingar.
Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) gäller för upphandlingar för verksamheter som omfattas av områdena vatten, energi, transporter eller posttjänster. Om LUF tillämpas gäller generellt mer flexibla bestämmelser än i LOU.
Lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) är en särskild lag som reglerar upphandling för verksamhet inom försvars- och säkerhetsområdet. De enda upphandlingsförfarandena enligt LUFS som går att använda vid upphandlingar över tröskelvärdena är selektivt förfarande, förhandlat förfarande och konkurrenspräglad dialog.
Upphandling av bygg- och tjänstekoncessioner regleras i lagen om upphandling av koncessioner (LUK). Vid upphandling enligt LUK är den upphandlande myndigheten eller enheten inte begränsad att tillämpa något särskilt förfarande. Det finns inte heller några definierade förfaranden i lagen.
Val av förfarande enligt LOU och LUF
När en upphandlande myndighet eller enhet (upphandlande organisation) har beslutat om att en upphandling ska genomföras, och gjort ett gediget förarbete, ska den upphandlande organisationen välja ett upphandlingsförfarande. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande som väljs.
Vilka förfaranden som den upphandlande organisationen får välja mellan beror på
- upphandlingens totala värde
- om det är fråga om en tjänst, vilken typ av tjänst som ska upphandlas.
Vid valet av förfarande bör ni överväga vilket av de möjliga förfarandena som ger bästa resultat med hänsyn till verksamhetens behov och vad som ska upphandlas.
Det kan exempelvis handla om att ni:
- har behov av nya lösningar eller förbättringar
- har behov av forskning och utveckling för att ta fram en ny lösning
- vill förhandla för att uppnå ökad kvalitet
- vill förhandla om pris.
Tröskelvärdet är det beloppsvärde som avgör vilka regler en upphandling som utgångspunkt ska följa. För att kunna fastställa vilka regler en upphandling ska följa behöver en uppskattning av upphandlingens ekonomiska värde göras.
Om upphandlingen överstiger tröskelvärdet gäller de direktivstyrda förfarandena. Om upphandlingen understiger tröskelvärdet finns inga särskilda fastställda förfaranden i lagtexten, utan den upphandlande organisationen är fri att utforma upphandlingen utifrån det som ska upphandlas. Värdet på det som ska upphandlas styr därmed hur förfarandet kommer att gå till.
Tröskelvärdena är fastställda till nivåer där företag inom EU och EES typiskt sett förväntas vara intresserade av att lägga anbud över nationsgränserna. Tröskelvärdena är vanligtvis giltiga i tvåårsperioder.
Ni ska som huvudregel uppskatta upphandlingens värde till det totala belopp som ska betalas enligt de avtal som ingår i upphandlingen. Vid beräkningen ska ni beakta options- och förlängningsklausuler som om de har utnyttjats. I värdet ska ni också räkna in de premier och ersättningar som ni planerar att betala till anbudssökande eller anbudsgivare. Moms ska inte räknas med när värdet för upphandlingen beräknas.
Beräkningen av värdet ska ske utifrån tidpunkten då upphandlingen annonseras. Om upphandlingen inte behöver annonseras ska beräkningen i stället ske vid den tidpunkt då upphandlingsförfarandet påbörjas.
De tjänster som omfattas av upphandlingsreglerna kan delas upp i
- tjänster som fullt ut omfattas av EU-direktivens förfaranderegler
- sociala tjänster och andra särskilda tjänster som omfattas av ett enklare system och regleras i 19 kap. LOU/LUF.
Upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster regleras i 19 kapitlet i LOU och LUF oavsett värde. För dessa upphandlingar finns inga särskilda fastställda förfaranden i lagtexten, utan den upphandlande organisationen är fri att utforma upphandlingen utifrån det som ska upphandlas.
Det kan uppstå situationer då det inte finns några lösningar på marknaden som svarar mot era behov. Det kan också vara så att ni behöver en förbättring av en lösning eller inte vet exakt hur lösningen ser ut. Då finns det goda möjligheter att utveckla en lösning tillsammans med en leverantör. En upphandlande organisation kan då fungera som referenskund eller första kund av lösningar.
Samtliga upphandlingsförfaranden kan då vara aktuella men förhandlat förfarande med föregående annonsering och konkurrenspräglad dialog kan vara särskilt användbara.
Om det inte finns en vara eller tjänst som svarar upp mot era behov så finns det möjlighet att efterfråga forskning och utveckling för att driva fram nya lösningar.
Då kan innovationspartnerskap vara ett lämpligt förfarande. Ytterligare ett alternativ är att genomföra en förkommersiell upphandling.
Förhandling är ett bra och många gånger viktigt verktyg för att parterna i en affärsuppgörelse ska nå en överenskommelse. Det finns ett antal olika bestämmelser som reglerar förhandling i samband med offentlig upphandling, exempelvis när man får förhandla, processen kring förhandlingen samt vad man får förhandla om.
Tabell över olika förfaranden över tröskelvärdena enligt LOU och LUF
Nedan ges en överblick med kortfattade beskrivningar och sammanställning av upphandlingsförfaranden som kan användas över tröskelvärdena. Längre ner på sidan kan du fördjupa dig och läsa mer om varje förfarande.
| Förfarande | När får det användas? | Ger möjlighet att begränsa antalet anbuds-sökande? | Ger möjlighet att förhandla? |
|---|---|---|---|
| Öppet förfarande | Förfarandet får alltid användas och lämpar sig där beställaren vet vad som ska upphandlas. | Nej | Nej |
| Selektivt förfarande | Förfarandet får alltid användas och lämpar sig om många anbudsgivare förväntas lämna anbud. | Ja | Nej |
| Förhandlat förfarande med föregående annonsering | Får alltid användas i LUF. I LOU får förfarandet användas under särskilda förutsättningar. | Ja | Ja |
| Konkurrenspräglad dialog | Får alltid användas i LUF. Får användas i LOU under särskilda förutsättningar. | Ja | Ja, tillåter dialog |
| Förhandlat förfarande utan föregående annonsering | Får användas vid särskilda situationer. Förfarandet får bara tillämpas vid vissa undantagssituationer. | Ja | Ja |
| Inrättande av innovations-partnerskap | Under särskilda förutsättningar när den upphandlande organisationen behov inte kan tillgodoses genom befintliga lösningar som finns på marknaden. | Ja | Ja |
| Projekttävling | Eget förfarande och lämpar sig exempelvis när beställaren önskar förvärva en ritning eller projektbeskrivning. | Ja | Dialog med juryn får förekomma. |
Förfaranden över tröskelvärdena
För upphandlingar över tröskelvärdena kan den upphandlande organisationen välja mellan de förfaranden som följer av EU-direktiven. Detta medför att de olika förfarandena ser ungefär likadana ut mellan medlemsstaterna i EU.
Förfaranden som alltid kan användas
Det finns två huvudförfaranden för upphandlingar som överstiger de så kallade tröskelvärdena:
- öppet förfarande
- selektivt förfarande.
Ni kan alltid välja att använda dessa förfaranden.
Förfaranden som kan användas under vissa förutsättningar
Givet vissa förutsättningar finns möjligheter att även välja andra förfaranden. Dessa är:
- förhandlat förfarande med föregående annonsering,
- konkurrenspräglad dialog
- förhandlat förfarande utan föregående annonsering
- inrättande av ett innovationspartnerskap.
Vid upphandlingar över tröskelvärdena i LUF får ni alltid tillämpa öppet, selektivt eller förhandlat förfarande med föregående annonsering eller konkurrenspräglad dialog. I vissa fall får innovationspartnerskap tillämpas. Förhandlat förfarande utan föregående annonsering får tillämpas under vissa givna förutsättningar.
Det finns upphandlingsförfaranden över tröskelvärdena som är uppdelade i två eller flera steg. I det första steget bjuder den upphandlande organisationen in leverantörer att ansöka om att få lämna anbud. I det andra steget bjuds endast de leverantörer som har kvalificerat sig in att delta.
Upphandlingsförfaranden som sker i två eller flera steg:
- selektivt förfarande
- förhandlat förfarande med föregående annonsering
- konkurrenspräglad dialog
- förfarande för inrättande av innovationsparterskap.
Den upphandlande organisationen har även möjlighet att begränsa antalet leverantörer som får lämna anbud genom en urvalsprocess. Detta kan vara användbart om ni har anledning att tro att den kommer att få ett mycket stort antal anbudssökande som dessutom uppfyller kraven på leverantörerna.
I ett öppet förfarande har alla leverantörer rätt att lämna anbud. En upphandlande organisation får inte begränsa antalet leverantörer som vill lämna anbud. Inga förhandlingar får heller föras med leverantörer. Normalt sker både prövningen av kraven på leverantören och prövningen av anbudet i ett och samma steg. Ni har dock möjlighet att göra avsteg från den ordningsföljden som annars kan bli ganska tidskrävande och utvärdera anbuden först innan kvalificeringsfasen.
Ett selektivt förfarande är ett tvåstegsförfarande. Först kontrollerar den upphandlande organisationen att leverantören uppfyller de krav som ställs på den (uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav). Sedan bjuds de anbudssökande som bedöms uppfylla kraven in att lämna anbud. Ni kan välja att begränsa antalet kvalificerade anbudsansökanden som bjuds in att lämna anbud. Detta måste då anges redan i annonsen. Inga förhandlingar får föras med anbudsgivarna.
Förfarandet passar bra särskilt om ni vill ha möjlighet att förhandla med leverantörerna samt om det ni ska upphandla kräver specialanpassningar, formgivning, innovation eller annan teknisk komplexitet.
Kort om förhandlat förfarande med föregående annonsering:
- får enligt LOU användas i flertalet fall utom när mer standardiserade varor, tjänster eller byggentreprenader ska upphandlas
- får alltid användas vid upphandling enligt LUF
- är indelat i två steg
- alla leverantörer får ansöka om att delta
- antalet anbudsgivare kan begränsas i LOU
- förhandling är tillåtet.
Förfarandet passar bra i många situationer, exempelvis om ni vill ha dialog med leverantören för att gemensamt ta fram lösningar på era behov, behöver utvärdera mjuka parametrar, upphandlar komplexa projekt eller har behov av speciallösningar.
Kort om konkurrenspräglad dialog:
- får enligt LOU användas i flertalet fall utom när mer standardiserade varor, tjänster eller byggentreprenader ska upphandlas
- får alltid användas vid upphandling enligt LUF
- är indelat i två steg
- alla leverantörer får ansöka om att delta
- dialog sker innan anbuden lämnas in
- antalet anbudsgivare kan begränsas i LOU
- dialog är tillåtet.
Förfarandet får bara tillämpas vid vissa undantagssituationer:
- inga lämpliga anbud eller anbudsansökningar
- konstnärlig prestation, tekniska skäl eller skydd av ensamrätt
- synnerlig brådska
- ogiltiga eller oacceptabla anbud (enligt LOU)
- forsknings- experiment-, studie, eller utvecklingsändamål (enligt LUF)
- upphandling av varor i vissa fall
- upprepning av tjänster eller byggentreprenader
- upphandling av tjänst som följer på en projekttävling.
Ett innovationspartnerskap ska syfta till både utveckling och anskaffning av den vara, tjänst eller byggentreprenad som den upphandlande organisationen har behov av. Det som är utmärkande för innovationspartnerskap är möjligheten att tilldela ett enda upphandlingskontrakt som omfattar både utvecklingen av produkten och själva köpet av den. Något nytt kontrakt ingås alltså inte, i upphandlingsrättslig mening, när organisationen senare köper den färdigutvecklade produkten.
En projekttävling är en tävling som är öppen för alla. En projekttävling påminner om ett upphandlingsförfarande men reglerna är mindre detaljerade. En upphandlande organisation kan genom projekttävling ordna en tävling i syfte att förvärva en ritning eller projektbeskrivning eller liknande som en jury har utsett till vinnande bidrag.
Två sorters projekttävlingar omfattas av upphandlingsreglerna. Det är projekttävlingar som:
- ingår i en upphandling av en tjänst, eller
- innefattar ersättningar till deltagarna eller tävlingspriser.
Annonsering av förfaranden
Grundregeln är att upphandlingar över tröskelvärdena ska annonseras i EU:s gemensamma annonsdatabas Tenders Electronic Daily – ”TED” samt i en registrerad annonsdatabas.
Annonspliktiga upphandlingar under tröskelvärdena ska annonseras i en registrerad annonsdatabas.
Hur länge ska upphandlingen annonseras?
Det finns olika tidsfrister som anger den kortast tillåtna tid enligt lagen som leverantörer ska ha på sig att komma in med anbudsansökningar och anbud. Dessa minimifrister påverkar annonseringstiden och skiljer sig åt mellan olika förfaranden i de olika upphandlingslagarna.
Vid upphandling under tröskelvärdena och av sociala tjänster och andra särskilda tjänster gäller att leverantörer ska ges skälig tid att komma in med anbudsansökningar eller anbud.
Efterannonsering av upphandling
Upphandlingar över tröskelvärdena, inklusive upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster över tröskelvärdena, måste efterannonseras i TED. Efterannonsen ska som huvudregel skickas senast 30 dagar efter att kontraktet eller ramavtalet har ingåtts.
Vid upphandling under tröskelvärdena gäller att upphandlingar vars värde uppgår till minst direktupphandlingsgränserna ska efterannonseras. Beloppsgränsen för efterannonsering är därmed 700 000 kronor enligt LOU och 1 200 000 kronor enligt LUF.
Metoder för kontraktstilldelning
Det finns olika metoder för kontraktstilldelning som en upphandlande organisation får använda. Dessa metoder är inte förfaranden i sig utan kan i stället ingå som en del i andra förfaranden. Ramavtal, elektroniska auktioner och dynamiska inköpssystem är exempel på sådana metoder.
Ramavtal
Ramavtal tar inte sikte på ett specifikt köp, utan fastställer villkoren för eventuella framtida köp under en given tidsperiod.
Elektroniska auktioner
Elektroniska auktioner kan tillämpas som en avslutande del i en upphandling.
Dynamiskt inköpssystem
Dynamiskt inköpssystem (DIS) är en helt elektronisk process för köp av återkommande varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden. Vid upphandling med DIS ska ett selektivt förfarande användas.
- 6 kap. lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)/ lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)/ 4 kap. lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS)/ 6 kap. lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) – Upphandlingsförfarandena
- 4 kap. 6–7 §§ LOU/4 kap. 6 § LUF – Begränsning av antalet anbudssökande som får lämna anbud
- 7 kap. LOU/LUF – Ramavtal
- 8 kap. LOU/LUF – Elektroniska metoder för upphandling
- 18 kap. 1–6 § LOU/17 kap. 1–6 § LUF – Projekttävlingar
- 19 kap. 26 § LOU/LUF – Bestämmelser för projekttävlingar under tröskelvärdena
- 19 kap. 7 § LOU/LUF – Bestämmelser om efterannonsering av upphandling under tröskelvärdena och sociala tjänster och andra särskilda tjänster
- 19 a kap. 13 § LOU/19 a kap. 12 § LUF - Bestämmelser om efterannonsering av direktupphandling
- 19 kap. 11 § LOU/LUF – Anbudssökande och anbudsgivare ska ges skälig tid att komma in med anbudsansökningar eller anbud vid upphandling under tröskelvärdena och av sociala tjänster och andra särskilda tjänster
- 19 kap. 9 § LOU/LUF – Uppgifter som ska anges i upphandlingsdokumenten vid upphandling under tröskelvärdena och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster