Förberedelser och inrättande av ett dynamiskt inköpssystem

Innan den upphandlande myndigheten eller enheten (den upphandlande organisationen) beslutar att inrätta ett dynamiskt inköpssystem är det bra att se över den interna inköpsprocessen. Ett dynamiskt inköpssystem kan periodvis locka många leverantörer. Det är därför viktigt att ha interna arbetsrutiner och resurser avsatta för kvalificering.

Leverantörer ansöker löpande om att få delta i systemet. Arbetsrutiner samt resurser bör därför anpassas efter bland annat den tidsfrist som gäller för att utvärdera anbudsansökningar.

Alla varor och tjänster passar inte för ett dynamiskt inköpssystem och det är därför viktigt att den upphandlande organisationen genomför en ordentlig förstudie innan beslut tas om att inrätta ett system. Starta gärna med ett enklare område, där till exempel leveranserna inte är så omfattande, för att sedan inrätta ett nytt dynamiskt inköpssystem för mer komplexa inköp.

Det finns inga hinder mot att upphandlande organisationer både kan ha ett dynamiskt inköpssystem och ett ramavtal inom samma område. Om ett ramavtal kombineras med ett dynamiskt inköpssystem så bör detta framgå av ramavtalet, i enlighet med den grundläggande upphandlingsprincipen om transparens. En ramavtalsleverantör har möjlighet att på samma sätt som alla andra leverantörer ansöka om att få delta i systemet. 

För att veta vilka bestämmelser som blir tillämpliga vid en upphandling av ett dynamiskt inköpssystem är det viktigt att beräkna det totala värdet av systemet och om detta värde över- eller understiger tröskelvärdet. Värdet av ett dynamiskt inköpssystem ska uppskattas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga kontrakt som planeras under systemets löptid.

Överstiger värdet det aktuella tröskelvärdet ska annonsen publiceras i en registrerad annonsdatabas samt skickas för publicering i EU:s gemensamma databas för upphandling; Tenders Electronic Daily (TED).

Tröskelvärden

Annonsdatabasregistret

TED:s startsida

Om värdet på ett dynamiskt inköpssystem överstiger tröskelvärdet när LOU tillämpas ska den upphandlande organisationen upprätta en individuell rapport, dels för systemet, dels för varje kontrakt som tilldelas i systemet. En individuell rapport ska ha upprättats senast 30 dagar efter att den upphandlande organisationen har ingått avtal eller fattat beslut om avbrytande av upphandlingen.

Av den individuella rapporten för systemet ska det framgå:

• skäl till att en leverantör inte har godkänts som deltagare i systemet
• beslut att godkänna en leverantör i systemet.

Av den individuella rapporten för tilldelning av kontrakt inom ramen för systemet ska det framgå:

• skäl till att ett anbud som har förkastats har ansetts vara onormalt lågt
• skäl till att ett kontrakt inte har tilldelats en leverantör
• intressekonflikter och åtgärder som vidtagits till följd av dem.

Den upphandlande organisationen ska dessutom löpande föra dokumentation av upphandlingen. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att den upphandlande organisationen ska kunna motivera sina beslut under upphandlingens samtliga skeden. Detta gäller även vid upphandling när LUF tillämpas. Dokumentationen ska vara slutförd senast 30 dagar efter att den upphandlande organisationen har ingått avtal eller fattat beslut om att avbryta upphandlingen.

Vid upphandling enligt LUF ska den upphandlande organisationen även spara lämplig information om varje kontrakt som tilldelas, ramavtal som ingås och dynamiskt inköpssystem som inrättas. 

Informationen som sparas ska vara tillräcklig för att kunna motivera beslut om: 

• att kvalificera, utesluta och urvalet av leverantörer samt att tilldela kontrakt 
• att använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering 
• att tillämpa bestämmelserna i 3 kap. LUF om att viss upphandling ska undantas från lagens tillämpningsområde 
• att godkänna inlämning av anbud med andra medel än elektroniska. 

En upphandlande organisation som inrättar ett dynamiskt inköpssystem ska publicera en anbudsinfordran genom en annons i en registrerad annonsdatabas. Anbudsinfordran ska finnas tillgänglig så länge systemet är i drift. I annonsen ska systemets giltighetstid anges.

Information om systemet, dess funktioner, den elektroniska utrustning som används samt tekniska arrangemang och specifikationer för anslutning ska finnas med i anbudsinfordran. Upphandlingsdokumenten ska kunna laddas ner direkt, fullständigt och kostnadsfritt. Den internetadress där dokumenten finns tillgängliga ska anges i annonsen och informationen om systemet ska vara tillgängligt under hela dess giltighetstid.

I anbudsinfordran ska den upphandlande organisationen beskriva tillräckligt tydligt i upphandlingsdokumenten vad som efterfrågas och vad leverantören förväntas leverera. Det ska tydligt framgå dels vilka krav som ställs på leverantören för att kvalificera sig, dels vilken typ av köp, kvantiteter och tilldelningskriterier som systemet avser.

Om en väsentlig ändring görs som innebär att ett dynamiskt inköpssystem övergripande karaktär ändras, ska systemet annonseras om, det vill säga avslutas och inrättas på nytt. Det kan till exempel vara ändringar i uppdelning av kategorier eller kraven för kvalificering. Om systemet överstiger tröskelvärdet så ska den upphandlande organisationen anmäla ändringar av systemets giltighetstid till Europeiska kommissionen via annonsen i EU:s gemensamma databas för upphandling: Tenders Electronic Daily (TED).

Om ett dynamiskt inköpssystem delas upp i olika kategorier ska det framgå i anbudsinfordran.

Det går bra att dela upp ett dynamiskt inköpssystem i olika kategorier av varor, tjänster och byggentreprenader. Om systemet är uppdelat i kategorier ska kvalificeringskraven specificeras för varje kategori. Tänk på att om kvalificeringskraven är lågt satta lär antalet leverantörer öka.

Exempel på indelning av kategorier i ett dynamiskt inköpssystem:

• kunskapsområden
• varugrupper
• specifika geografiska områden. 

Tilldelningskriterierna ska anges i annonsen och kan vid behov preciseras ytterligare i anbudsinbjudan i steg 2. Ett dynamiskt inköpssystem med generella tilldelningskriterier i anbudsinfordran och mer specificerade kriterier vid anbudsinbjudan i steg 2 när systemet är i drift, är ofta mer flexibelt.

Tidsfristen för leverantören att komma in med de initiala anbudsansökningarna att få delta i systemet ska vara minst 30 dagar från den dag då annonsen om upphandling skickades för publicering i LOU.

I LUF ska tidsfristen som huvudregel vara minst 30 dagar men får inte vara kortare än 15 dagar. Inga ytterligare tidsfrister ska gälla för anbudsansökningar efter det att inbjudan att lämna anbud för den första upphandlingen enligt det dynamiska inköpssystemet har skickats.

Den upphandlande organisationen ska som huvudregel utvärdera anbudsansökningarna inom 10 arbetsdagar från det att anbudsansökningarna mottagits. Vid inrättandet av systemet kan den upphandlande organisationen förlänga utvärderingsperioden. Den förlängda perioden ska anges i något av upphandlingsdokumenten. Ingen inbjudan får utfärdas under utvärderingsperiodens förlängning.

Efter utgången av den tillämpliga tidsfristen kan den upphandlande organisationen skicka en första anbudsinbjudan till alla godkända leverantörer i systemet.

Den upphandlande organisationen ska utvärdera nya anbudsansökningar inom 10 arbetsdagar från mottagandet. När det finns skäl får tidsfristen förlängas till 15 arbetsdagar.